เคล็ดลับการเพิ่มผลผลิตจากผู้สร้างบริการจัดการงาน Todoist ยอดนิยม

2024 ผู้เขียน: Malcolm Clapton | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 04:12

ผู้เขียน Todoist Amir Salihefendic ได้พัฒนาระบบการผลิตของตนเองที่ช่วยให้เขาบรรลุเป้าหมายโดยไม่เครียดเป็นเวลา 9 ปี วันนี้ Amir จะพูดถึงระบบของเขาและการรวมเข้ากับ Todoist

คนส่วนใหญ่ไม่พยายามทำให้ขั้นตอนการทำงานคล่องตัว ปล่อยวางสิ่งต่างๆ ด้วยตัวเอง และหวังว่าจะดีที่สุด แต่ถ้าคุณมีระบบ คุณสามารถสลับไปมาระหว่างงานหลายๆ อย่าง จัดลำดับความสำคัญและไม่รู้สึกหนักใจ

ฉันตั้งชื่อระบบผลิตภาพของฉันว่า Systemist ฉันคิดค้นมัน - และ Todoist ขึ้นอยู่กับมัน - ในปี 2550 ตอนนั้นฉันอาศัยอยู่ในหอพักใน Aarhus (เดนมาร์ก) และกำลังศึกษาวิทยาการคอมพิวเตอร์ ฉันมีงานนอกเวลาสองงานและโครงการส่วนตัวมากมาย ฉันรู้สึกท่วมท้นและไม่เป็นระเบียบ ทั้งหมดนี้เปลี่ยนไปเมื่อแนวคิด Systemist ผุดขึ้น

ระบบนี้ช่วยให้ฉันบรรลุอะไรได้บ้าง

1. ก่อตั้ง Doist Ltd. และพัฒนาผลิตภัณฑ์ที่ช่วยให้ผู้คนบรรลุผลลัพธ์ที่น่าอัศจรรย์
2. เพื่อรวมหน้าที่ของผู้ก่อตั้งและ CEO ให้สำเร็จ ฉันมีเวลาสำหรับทุกสิ่งและไม่รู้สึกหนักเกินไป บริษัทมีพนักงาน 50 คน และแทบไม่มีใครเห็นฉันหมดแรง
3. ระบุประเด็นสำคัญของเวิร์กโฟลว์ทุกวัน และจดจำอีเมล การนัดหมาย และโครงการที่สำคัญเสมอ
4. สนุกกับชีวิตนอกเวลางาน: ใช้เวลากับภรรยา ท่องเที่ยว ศึกษาด้วยตนเอง และเล่นกีฬา ดูแลสุขภาพ

ความสมดุลระหว่างงานและชีวิตส่วนตัวคือกุญแจสู่ประสิทธิภาพส่วนบุคคล

Systemist ทำงานได้ดีที่สุดเมื่อใช้ร่วมกับ Todoist แต่คุณสามารถใช้โปรแกรมและบริการจัดการงานอื่นๆ ได้ หลักการพื้นฐานของระบบมีความสำคัญมากกว่าเครื่องมือเฉพาะ

6 หลักการของระบบ

1.สมัครได้ทุกที่

ระบบคือระบบที่จะใช้ได้ทุกที่และทุกที่ คุณต้องมีสิทธิ์เข้าถึงตัวกำหนดเวลาจากอุปกรณ์ใดก็ได้ ทุกที่

เราได้ทำงานอย่างเต็มที่เพื่อให้ Todoist ใช้งานได้ทั่วโลก ฉันแนะนำให้ติดตั้ง (หรือแอปพลิเคชันอื่นที่คล้ายคลึงกัน) ทันทีบนอุปกรณ์และแพลตฟอร์มทั้งหมดที่คุณมี: โทรศัพท์ แท็บเล็ต แล็ปท็อป เบราว์เซอร์ และอื่นๆ

2.สมัครได้ทุกอย่าง

ระบบทำงานได้หากครอบคลุมทุกด้านของชีวิตส่วนตัวและอาชีพ สิ่งนี้จะให้อิสระแก่คุณ คุณจะควบคุมทุกอย่างที่สำคัญและคุณจะไม่ลืมสิ่งต่างๆ เช่น การพบปะกับลูกค้าหรือซื้อของขวัญให้คนที่คุณรักอีกต่อไป

กิจกรรมของฉันเกือบทั้งหมดมีความคล่องตัว โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ฉันได้จัดระบบ:

1. เหตุการณ์ที่จะเกิดขึ้น (การประชุมภายในและภายนอกบริษัท)
2. โครงการที่ซับซ้อน กระจัดกระจายออกเป็นขั้นตอนเล็กๆ จำนวนมาก
3. งานซ้ำ ๆ เพื่อควบคุมโครงการระยะยาว
4. อีเมล (หากฉันตอบจดหมายไม่ทัน ฉันจะแปลเป็นงานด้วยความช่วยเหลือ)
5. รายงานบั๊ก ถ้าจะแก้ไขมันผูกติดอยู่กับฉัน
6. รายการเผยแพร่ (แชร์กับเพื่อนร่วมงาน)
7. รายการช้อปปิ้ง (แชร์กับภรรยาของฉัน)
8. หน้าเว็บที่ฉันไม่สามารถดำเนินการได้ทันที ตัวอย่างเช่น หน้าผลิตภัณฑ์จาก Amazon.com (ยังไม่ได้ตัดสินใจว่าจะซื้อหรือไม่) หน้าภาพยนตร์ใน IMDb ที่ฉันต้องการดู หรือบทความที่ฉันต้องการอ่านในภายหลัง ทั้งหมดนี้ฉันใช้
9. งานด้านสุขภาพ (ยิมประจำสัปดาห์และการวิ่งออกกำลังกาย)

3. แบ่งงานใหญ่ออกเป็นงานเล็ก ๆ ที่เป็นไปได้

งานเล็ก ๆ ทำได้ง่ายกว่า ดังนั้น ให้แบ่งโปรเจ็กต์ขนาดใหญ่ออกเป็นงานย่อยเล็กๆ ที่สามารถทำได้ภายในหนึ่งชั่วโมง (หรือน้อยกว่านั้น) เสมอ อันดับแรก มันจะช่วยให้คุณเข้าใจว่าคุณต้องใช้เวลานานแค่ไหนในการทำสิ่งนี้ และประการที่สอง คุณจะเห็นความคืบหน้า

มันเป็นสิ่งสำคัญที่งานจะเป็นไปได้ คุณต้องสามารถใช้สิ่งที่คุณใส่ในรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณ

4. จัดลำดับความสำคัญ

ฉันทำงาน 15 ถึง 25 งานทุกวัน พวกเขามีความสำคัญที่สุดในขณะนี้

การจัดลำดับความสำคัญใน Todoist เป็นเรื่องง่าย นี่คือวิธีที่ฉันทำ:

1. อย่าลืมกำหนดเส้นตายโดยที่คดีจะต้องแล้วเสร็จ ฉันตั้งงานที่สำคัญสำหรับวันนี้หรือพรุ่งนี้ ฉันเขียนงานที่ไม่สำคัญสำหรับอนาคต
2. ฉันระบุระดับของการจัดลำดับความสำคัญ มีสี่คนใน Todoist บริการจะจัดเรียงงานตามความสำคัญโดยอัตโนมัติ
3. เพื่อเน้นย้ำถึงความสำคัญของงาน ฉันใช้แท็กเช่น @high_impact สะดวกในการติดตามจำนวนงานที่สำคัญที่ทำเสร็จในหนึ่งวัน

5. ล้างรายการสิ่งที่ต้องทำทุกวัน

ก่อนที่ฉันจะเริ่มใช้กฎกล่องจดหมาย 0 อีเมลของฉันก็วุ่นวาย ฉันรู้สึกแย่ทุกครั้งที่ต้องล้างเศษหินหรืออิฐ

ในการจัดการงาน ฉันใช้กฎที่คล้ายกัน - "0 งานในรายการที่ต้องทำ"

หากคุณไม่มีเวลาทำทุกอย่างที่วางแผนไว้สำหรับวันนั้น อย่าเลื่อนงานที่เหลือไปเป็นวันถัดไป ให้รีเซ็ตรายการสิ่งที่ต้องทำและสร้างแผนใหม่แทน วิธีนี้จะช่วยให้คุณสต็อกสินค้า เข้าใจว่าคุณอยู่ที่ไหน และจัดลำดับความสำคัญใหม่

6. รับข้อเสนอแนะเสมอ

ระบบการจัดการเวลาส่วนใหญ่มุ่งเน้นไปที่สิ่งที่ต้องทำมากกว่าสิ่งที่ได้ทำไปแล้ว แต่จะมีประโยชน์อะไรหากคุณไม่เห็นความก้าวหน้าและไม่เข้าใจว่าคุณมีประสิทธิผลเพียงใด

ดังนั้นเราจึงสร้าง ช่วยให้คุณติดตาม แสดงภาพ และปรับปรุงประสิทธิภาพส่วนบุคคล

Todoist Karma เป็นเหมือนมินิเกม: คุณทำงานเสร็จ ทำคะแนน และดูแผนภูมิสีที่เติบโตขึ้น มันน่าตื่นเต้นมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับมือใหม่ในการจัดการเวลา เพื่อให้น่าสนใจยิ่งขึ้น คุณสามารถตั้งค่าไม่เพียงแค่รายวัน แต่ยังกำหนดเป้าหมายรายสัปดาห์ ตลอดจนแชร์ผลลัพธ์บนโซเชียลเน็ตเวิร์ก ซึ่งจะเป็นการเพิ่มระดับความรับผิดชอบ

คำแนะนำเพิ่มเติม

การทำงานกับอีเมล

1. ตรวจสอบอีเมลของคุณวันละสองครั้ง เช่น ในช่วงเช้าและช่วงบ่าย
2. ตั้งเป้าไปที่กล่องจดหมายที่ว่างเปล่า
3. ถ้าเป็นไปได้ให้ตอบจดหมายทันที ถ้าไม่เช่นนั้น ให้แปลเป็นงาน อย่าลืมระบุวันที่ครบกำหนดและลำดับความสำคัญ
4. ปิดการแจ้งเตือนในทุกอุปกรณ์ วิธีนี้จะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงสิ่งรบกวนสมาธิได้

ทำงานกับร่อซู้ล

ผู้ส่งสารคือผู้ทำลายประสิทธิภาพการทำงาน พวกเขากระตุกและทำให้เสียสมาธิ การวิจัยแสดงให้เห็นว่าพนักงานออฟฟิศโดยเฉลี่ยใช้เวลาโดยเฉลี่ยมากกว่าสองชั่วโมงต่อวันกับสิ่งรบกวนสมาธิและช่วงพักเบรก ซึ่งหมายความว่าสัปดาห์ทำงานเพิ่มขึ้นมากกว่า 10 ชั่วโมงเนื่องจากปริมาณงานไม่ลดลง

1. รวมการติดต่อในผู้ส่งสารด้วยการท่องอินเทอร์เน็ต เมื่อคุณจำเป็นต้องทำงาน (เขียนรายงาน วาดเค้าโครง และอื่นๆ) ให้ปิดแอปพลิเคชันแชท
2. ประมวลผลข้อความเป็นชุด: เปิดผู้ส่งสาร อ่านทุกอย่าง ตอบทุกคน แล้วปิดอีกครั้ง
3. ปิดใช้งานการแจ้งเตือนผู้ส่งสารบนโทรศัพท์มือถือของคุณ

จากข้อมูลของ Salihefendik ระบบนี้ช่วยให้เขามีสมาธิ มีสติสัมปชัญญะ และมีสุขภาพดี

เขียนความคิดเห็นว่าคุณคิดอย่างไรเกี่ยวกับ Systemist และแบ่งปันความลับด้านประสิทธิภาพการทำงานของคุณ