7 วิธีวางแผนที่มีประสิทธิภาพเพื่อช่วยให้คุณอยู่ในแผน

2024 ผู้เขียน: Malcolm Clapton | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 04:12

รายการพลังงาน, GTD, Bullet Journal และตัวเลือกอื่น ๆ ซึ่งแน่นอนว่ามีตัวเลือกที่เหมาะสำหรับคุณ

1. วิธีไพ่

วิธีการวางแผนนี้เสนอโดย Gleb Arkhangelsky ผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารเวลาที่มีชื่อเสียงของรัสเซีย เขาให้การฝึกสอนธุรกิจ เขียนหนังสือ และแม้กระทั่งบริหารบริษัทที่ปรึกษาด้านการบริหารเวลาของตัวเอง นอกจากหลักการบางอย่างแล้ว Gleb ยังพัฒนาวิธีการวางแผนอย่างรวดเร็วโดยใช้การ์ด

มันทำงานอย่างไร

คุณไม่จำเป็นต้องมีไดอารี่เล่มหนาในกรณีนี้ กระดาษเพียงไม่กี่แผ่นก็เพียงพอแล้ว รับไพ่สามใบสำหรับวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกัน พวกเขาสามารถหลายสีด้วยโน้ตหรือสติกเกอร์ สิ่งสำคัญคือพวกเขาแตกต่างกันและแน่นอนคุณชอบพวกเขา

ไพ่ใบแรกเป็นกลยุทธ์ มันจะมีเป้าหมายหลักของคุณ เพื่อให้บรรลุซึ่งคุณต้องพยายามทุกวิถีทางที่เป็นไปได้ ในข้อที่สอง ซึ่งเน้นไปที่เป้าหมายระยะยาว คุณต้องจดกิจกรรมและแผนทั้งหมดสำหรับปีหรือล่วงหน้าหลายปี ไพ่ใบที่สามจะมีเหตุการณ์ที่สำคัญที่สุดของวันที่จะมาถึง และแน่นอนว่าจะเปลี่ยนบ่อยที่สุด

• ระดับ: มือใหม่
• เป็นบวก: ไม่จำเป็นต้องเข้าใจศิลปะการวางแผน ทุกอย่างเป็นไปอย่างรวดเร็วและเรียบง่ายที่สุด
• ลบ: สิ่งที่สำคัญน้อยกว่ายังคงไม่ได้วางแผนไว้ เพื่อให้คุณสามารถลืมเกี่ยวกับพวกเขาได้อย่างสมบูรณ์

2. วิธีการของไอวี่ ลี

ความงามของวิธีการของ Ivy Lee นักข่าวชาวอเมริกันคือความเรียบง่ายและสม่ำเสมอ ความพยายามส่วนใหญ่ในการเริ่มต้นล้มเหลวเนื่องจากขาดแผน ขาดสมาธิ และจัดลำดับความสำคัญที่ไม่ถูกต้อง เพื่อแก้ปัญหาเหล่านี้ ลีแนะนำให้จำกัดตัวเองไว้ที่หกงานต่อวันและทำทีละอย่าง

มันทำงานอย่างไร

ในตอนท้าย ให้ระบุหกสิ่งสำคัญที่ต้องทำและจัดลำดับความสำคัญ โดยเริ่มจากสิ่งที่สำคัญที่สุด วันรุ่งขึ้น ในตอนเช้า เริ่มงานแรกในรายการทันที และเมื่อคุณทำเสร็จ ให้ทำภารกิจต่อไป และต่อๆ ไปจนได้รับชัยชนะ

• ระดับ: มือใหม่
• เป็นบวก: มันทำให้การวางแผนง่ายขึ้นมาก ทำให้ง่ายต่อการเริ่มต้น และคงความสม่ำเสมอในขณะที่ยึดมั่นในเป้าหมายของคุณ
• ลบ: วิธีนี้ใช้ไม่ได้ผลหากคุณมักมีกิจกรรมโดยไม่ได้วางแผนในระหว่างวัน

3. วิธีการประมาณค่า

บ่อยครั้งในกระบวนการวางแผน งานสำคัญจะหายไปท่ามกลางงานย่อย นี่เป็นเพราะเราไม่ได้ทำเครื่องหมายลำดับความสำคัญของพวกเขา แม้ว่าคุณจะเข้าใจถึงความจำเป็นในการทำงานให้เสร็จ สิ่งสำคัญคือต้องระบุเป็นลายลักษณ์อักษร แท้จริงแล้วในระหว่างวันทำงานนั้นไม่มีเวลาเพียงพอในการประเมินความสำคัญของแต่ละกรณีอย่างเพียงพอ

มันทำงานอย่างไร

ให้คะแนนงานที่วางแผนไว้จากศูนย์ถึงสอง ขึ้นอยู่กับระดับความสำคัญ ลำดับความสำคัญหลักคือสองจุด งานจุดเดียวสามารถทำได้ในภายหลัง และความรับผิดชอบเล็กน้อยและงานประจำวันจะได้รับคะแนนเป็นศูนย์

อย่าลืมให้คะแนนงานเมื่อสิ้นสุดวัน เช่น ในระดับห้าคะแนน กรณีที่ไม่สำเร็จซึ่งได้รับ 1 หรือ 2 จะส่งผลกระทบต่องานที่จะเกิดขึ้นและทำให้เกิดความไม่สะดวก เหมือนเกรดไม่ดีในโรงเรียน นี่เป็นสิ่งสำคัญสำหรับการทำความเข้าใจประสิทธิภาพของคุณเองและจัดการตารางเวลาของคุณ

• ระดับ: มือใหม่
• เป็นบวก: วิธีการนี้จะสอนให้คุณประเมินความสำคัญของงานและจัดการประสิทธิภาพของคุณ
• ลบ: ไม่เหมาะสำหรับทุกคน การมอบหมายงานสามารถจัดลำดับความสำคัญได้และตัวเลขอาจสร้างความสับสนเมื่อคุณไปทำงาน

4. รายการพลังงาน

งานแต่ละงานต้องใช้ความพยายามทางร่างกายหรือจิตใจที่แตกต่างกัน ในขณะเดียวกัน กิจกรรมระยะสั้นอาจใช้พลังงานมากกว่ากิจกรรมที่ใช้เวลานานสาระสำคัญของวิธีนี้คือการกระจายงานทั้งหมดตามความพยายามที่จำเป็นและดำเนินการตามความรู้สึกของคุณ

มันทำงานอย่างไร

เมื่อสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำ ให้แบ่งงานทั้งหมดออกเป็นสามประเภท: ยาก กลาง และเบา อย่างแรกคือทุกอย่างที่ต้องการสมาธิและความเครียดสูงสุด อย่างที่สองคือธุรกิจทั่วไป ส่วนสุดท้ายคือกิจวัตรง่ายๆ ที่ดำเนินการเกือบอัตโนมัติ ก่อนเริ่มงาน ประเมินระดับความแรงและเลือกงานที่เหมาะสม

• ระดับ: มือสมัครเล่น
• เป็นบวก: ข้อแก้ตัวไม่ได้ผล เพราะไม่ว่าเวลาและพลังงานจะมากน้อยเพียงใด ก็ยังมีสิ่งที่ต้องทำอยู่เสมอ
• ลบ: ต้องมีวินัยในตนเอง เมื่อคุณมีพลังงานเต็มเปี่ยม คุณต้องรับมือกับเรื่องยากๆ และอย่าทิ้งมันไปเพื่อทำกิจวัตรง่ายๆ

5. วิธีที่ 1-3-5

มีหลายกรณีที่กีดกันความปรารถนาที่จะดำเนินการกับพวกเขา ดังนั้น ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการเวลาหลายคนจึงแนะนำให้แยกงานออกถึงเก้างานและดำเนินการตามระดับความสำคัญ

ดังนั้น เป้าหมายย่อยสามารถโอนไปยังวันอื่นได้ ในขณะที่ทำภารกิจที่สำคัญที่สุดที่วางแผนไว้ให้สำเร็จ วิธีที่ 1–3–5 ค่อนข้างใช้งานง่าย แม้ว่าจะต้องใช้เวลาและความพยายามในการแยกแยะงาน

มันทำงานอย่างไร

วางแผนเก้าอย่างสำหรับตัวคุณเองทุกวัน: 1 - งานที่สำคัญที่สุด จะเป็นลำดับความสำคัญเสมอ; 3 - กรณีที่ต้องมีการแก้ไขในระหว่างวันทำการ 5 - งานเล็ก ๆ ที่ดำเนินการทุกครั้งที่ทำได้

อย่าลืมว่าคุณต้องรักษาจำนวนเคสและไม่เกินนั้น มิฉะนั้นวิธีการนี้จะไม่ได้ผล

• ระดับ: มือสมัครเล่น
• เป็นบวก: ในกระบวนการวางแผนอยู่แล้ว งานที่ไม่จำเป็นจะถูกละทิ้งและมีเพียงงานที่จำเป็นจริงๆ เท่านั้นที่ยังคงอยู่ในรายการ
• ลบ: เทคนิคนี้ใช้ไม่ได้ในวันที่มีงานสำคัญเกินจำนวนที่แนะนำ

6. GTD - ทำสิ่งต่างๆ ให้สำเร็จ

ในภาษารัสเซีย ชื่อของเทคนิคนี้ฟังดูเหมือน "ทำให้สิ่งต่าง ๆ สำเร็จ" หรือ "วิธีจัดของให้เป็นระเบียบ" ได้รับการพัฒนาโดย David Allen ผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารเวลาชาวอเมริกัน

ในหนังสือชื่อเดียวกัน เขาแนะนำว่าเป็นสิ่งสำคัญสำหรับคนที่ยุ่งมากที่จะปลดปล่อยสมองจากงานปัจจุบัน นี่เป็นวิธีเดียวที่จะมุ่งเน้นที่การดำเนินการที่มีคุณภาพ วิธีนี้เป็นวิธีที่ดีในการวางแผนโต๊ะทำงาน

มันทำงานอย่างไร

หากต้องการใช้วิธี GTD อย่างมั่นใจ คุณต้องชินกับมัน การประเมินงานมีทั้งระบบ และไม่ง่ายที่จะรับมือในทันที เขียนสิ่งต่าง ๆ และทำเครื่องหมายด้วยสัญลักษณ์พิเศษ:

1. วงกลมว่างเปล่าเป็นงานที่ต้องทำให้เสร็จ
2. วงกลมที่มีแถบขีดฆ่าคืองานที่กำลังดำเนินการอยู่
3. วงกลมครึ่งวงกลม - งานยังไม่เสร็จสมบูรณ์
4. วงกลมเต็ม - งานเสร็จสมบูรณ์
5. วงกลมที่มีกากบาท - งานถูกยกเลิก
6. วงกลมที่เต็มไปด้วยลูกศร - คนอื่นกำลังทำงานอยู่
7. เครื่องหมายอัศเจรีย์เป็นงานที่มีลำดับความสำคัญสูงสุด
8. วงกลมที่มีจุด - คุณต้องคำนึงถึงงานนี้อยู่เสมอ

• ระดับ: มือสมัครเล่น
• เป็นบวก: ตัวเลือกขั้นสูงของการวางแผนทันที คุณไม่จำเป็นต้องติดตามลำดับความสำคัญของงาน หากคุณมีงานทำ
• ลบ: วิธีการนี้ไม่เหมาะสมสำหรับการวางแผนระยะยาว ค่อนข้างเหมาะที่จะเป็นส่วนเสริมของตัวหลัก

7. บุลเล็ต จอร์นลิง

ตัวเลือกการวางแผนที่ยืดหยุ่นที่สุดคือตัววางแผนและไดอารี่ส่วนตัวในเวลาเดียวกัน มันถูกคิดค้นโดยนักออกแบบชาวอเมริกัน Ryder Carroll และอธิบายไว้ในวิดีโอสอนด้านบน

วิธีนี้ช่วยให้คุณจดความคิดแบบสุ่มในไดอารี่ของคุณ รวมถึงงานหรือแผนธุรกิจที่สำคัญได้เป็นเวลานาน มันไม่ง่ายเลยที่จะรับมือ แต่เมื่อคุณชินกับมันแล้ว อย่าเลิกวางแผน

มันทำงานอย่างไร

ในหน้าแรก ให้สร้างสารบัญที่มีชื่อส่วนและกรอกตามที่คุณดำเนินการ ต่อไปคือการกลับรายการประจำปีที่มีเป้าหมายใหญ่และวันสำคัญ ช่วยให้คุณประเมินแผนของคุณโดยรวม การกลับรายการรายเดือนอยู่ในหน้าต่อไปนี้ ทางด้านซ้าย ให้เขียนวันของเดือนและวันในสัปดาห์ ตรงข้ามพวกเขาทำเครื่องหมายเหตุการณ์วันที่จะไม่เปลี่ยนแปลงอย่างแน่นอน ด้านขวาเป็นงานทั่วไปสำหรับเดือน

คุณสามารถเพิ่มงานในแต่ละสัปดาห์หรือกำหนดเวลาวันรายชั่วโมงได้ ใช้อักขระพิเศษเพื่อเน้นงานต่างๆ ในตอนแรก จะเป็นการดีกว่าถ้าจะเขียนบันทึกเหล่านี้ลงในกระดาษอีกแผ่นหนึ่ง จนกว่าคุณจะคุ้นเคยกับการใช้ สิ่งสำคัญที่สุดคืออย่าลืมรวมไว้ในสารบัญหน้าเดือนหรือรายการ

• ระดับ: มืออาชีพ.
• ข้อดี: ไดอารี่นี้สามารถเริ่มต้นจากวันที่ใดก็ได้และแม้แต่ในสมุดบันทึกปกติต่างจากตัวเลือกทั่วไป นอกจากนี้ยังสะดวกที่จะทำรายการตรวจสอบและรายการที่นี่
• ข้อเสีย: จะใช้เวลาในการแยกแยะรายละเอียดทั้งหมดและทำความคุ้นเคยกับวิธีนี้