วิธีการทำงานกับ KPI อย่างถูกต้อง

2024 ผู้เขียน: Malcolm Clapton | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 04:12

การใช้ KPI จะทำให้ชีวิตง่ายขึ้นสำหรับหัวหน้าองค์กร เจ้าของธุรกิจ หรือแม้แต่พนักงานทั่วไป

KPI. คืออะไร

KPIs เป็นตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก ตัวบ่งชี้จะแตกต่างกัน สิ่งสำคัญคือสิ่งที่ส่งผลต่อบรรทัดล่าง ตัวบ่งชี้อาจเปลี่ยนแปลงได้เล็กน้อย แต่ผลกำไรนั้นสามารถสังเกตได้

ตัวอย่างเช่น เจ้าของร้านตัดผมคำนวณว่าหากเขาเพิ่มค่าตัดผมโดยเฉลี่ย 100 รูเบิล รายได้ต่อปีจะเพิ่มขึ้น 300,000 รูเบิล ถ้าต้นทุนเท่าเดิม กำไรจะเพิ่มขึ้น ค่าตัดผมโดยเฉลี่ยสำหรับร้านตัดผมเป็นตัวบ่งชี้สำคัญ

เหตุใดจึงต้องมี KPI

หน้าที่ของ KPI คือทำให้ชีวิตง่ายขึ้นสำหรับหัวหน้าองค์กร เจ้าของธุรกิจ และพนักงานทั่วไป ฉันแนะนำระบบ KPI เมื่อทีมของเราเติบโตจากสองคนเป็น 22 คน เริ่มใช้เวลามากเกินไปในการแก้ปัญหาด้านการปฏิบัติงาน ซึ่งไม่เพียงพอสำหรับหน้าที่การกำกับโดยตรง ต้องขอบคุณ KPI ที่ทำให้ฉันได้มอบอำนาจและความรับผิดชอบให้กับระดับหัวหน้าแผนกและพนักงานทั่วไป แต่ฉันก็ยังควบคุมทุกอย่างได้

เมื่อ KPI ไม่มีประโยชน์ ประเด็นก็คือบริษัททำงานไม่ถูกต้อง นี่คือสิ่งที่เกิดขึ้นกับเจ้าของร่วมของคลินิกเสริมความงาม พวกเขาทำงานกับช่องทางการขาย รวบรวมตัวบ่งชี้ แต่ไม่รู้ว่าจะทำอย่างไรกับพวกเขาต่อไป และเมื่อเราพบว่าตัวชี้วัดใดส่งผลต่อผลกำไรและใครควรรับผิดชอบในแต่ละตัวบ่งชี้ ในสามเดือนพวกเขาทำให้ธุรกิจมีกำไรจากการขาดทุน

วิธีการทำงานกับ KPIs

การนำ KPI ไปปฏิบัติ

ผู้เขียนหนังสือเกี่ยวกับการจัดการแสดงให้เห็นถึงการนำ KPI ไปปฏิบัติเป็นขั้นตอนหลายขั้นตอน: อธิบายโครงสร้างองค์กรของบริษัท โครงสร้างทางการเงิน และกระบวนการทางธุรกิจ ด้วยวิธีการนี้ กระบวนการนี้จึงขู่ว่าจะยืดเยื้อไปอีกอย่างน้อยหกเดือน ธุรกิจใหญ่ก็ทำได้ แต่ธุรกิจขนาดเล็กไม่สามารถทำเครื่องหมายได้นานนัก

แต่มีวิธีที่ง่ายกว่าและเร็วกว่า คุณจะต้องพิจารณาว่าตัวชี้วัดใดมีผลกระทบต่อผลกำไรมากที่สุด และใครในบริษัทที่มีอิทธิพลต่อตัวชี้วัดเหล่านั้น ไม่มีชุดตัวบ่งชี้ที่เป็นสากล เป็นรายบุคคลสำหรับแต่ละธุรกิจ สำหรับการขายออนไลน์ ตัวชี้วัดหลักคือต้นทุนต่อคลิกและการแปลงไซต์ สำหรับคอลเซ็นเตอร์ ระยะเวลาของการโทรของตัวแทน

เราระบุตัวบ่งชี้ที่ส่งผลต่อผลกำไร เข้าใจว่าขึ้นอยู่กับใคร และแต่งตั้งผู้รับผิดชอบ

เราจูงใจพนักงาน

ขั้นตอนต่อไปคือการสร้างระบบจูงใจพนักงาน ตัวเลือกยอดนิยม เมื่อโบนัสของพนักงานเชื่อมโยงกับผลลัพธ์โดยรวมของบริษัทหรือแผนก ทำงานได้ไม่ดี พนักงานต้องรับผิดชอบต่อผลงานของตนเอง แต่จะส่งผลต่อผลงานของเพื่อนร่วมงานอย่างไร? ดังนั้น คุณต้องรู้ว่าผู้ใต้บังคับบัญชาคนใดคนหนึ่งส่งผลกระทบอะไรและรับผิดชอบอะไร และผูกโบนัสของแต่ละคนเข้ากับผลลัพธ์ส่วนตัวของเขา

ควรคำนึงถึงว่าพนักงานมีผลกระทบโดยตรงหรือโดยอ้อมต่อผลลัพธ์ทางการเงิน ทีมงานของเราประกอบด้วยเจ้าหน้าที่กองบรรณาธิการที่ผลิตเนื้อหาสำหรับไซต์ เนื้อหาทำงานเพื่อเพิ่มความต้องการแต่โดยอ้อม กองบรรณาธิการคือศูนย์ต้นทุน ดังนั้นจึงไม่สมเหตุสมผลที่จะผูกแรงจูงใจของหัวหน้าบรรณาธิการกับผลกำไร แต่ฝ่ายขายมีแผนสำหรับจำนวนการโทรและการแปลงคำขอเป็นการขาย ส่งผลโดยตรงต่อรายได้

สัญญาณของระบบแรงจูงใจ KPI ที่ดีคือเมื่อพนักงานเห็นว่ากลางเดือนเขามีรายได้เท่าไรและต้องทำอะไรเพื่อให้ได้มากเท่าที่ต้องการ

การสรุปผลตาม KPI

พนักงานไม่ตรงตามเป้าหมายเสมอไป และไม่ใช่ความผิดของตนเองเสมอไป เมื่อคุณเห็นว่ามีบางอย่างผิดปกติอย่ารีบยิงบุคลากรในทางเดิน อันดับแรก ให้หาสาเหตุว่าอะไรคือสาเหตุ หากพนักงานไม่มีความผิด คุณต้องช่วยเขาและสร้างเงื่อนไขที่เขาสามารถบรรลุตัวบ่งชี้เป้าหมายได้

หากพนักงานไม่ปฏิบัติตามแผนทุกเดือนและอยู่ในตัวเขานั่นคือประเด็นทั้งหมดที่เหลืออยู่คือการแทนที่เขาด้วยผู้ที่จะรับมือ ทั้งเสน่ห์และทัศนคติที่ดีของผู้บริหารจะไม่รอดที่นี่ ปัจจัยเหล่านี้ไม่มีอำนาจต่อตัวชี้วัด

เราดำเนินการตรวจสอบระบบ KPI

การดำเนินการและการปรับระบบ KPI นั้นไม่ใช่ทั้งหมด คุณต้องเข้าใจ: ระบบที่คุณใช้งานไม่ใช่ครั้งเดียวและสำหรับทั้งหมด ในธุรกิจมีบางสิ่งเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ ในการเปลี่ยนแปลงแต่ละครั้ง ระบบ KPI อาจจำเป็นต้องปรับเปลี่ยน คุณต้องพร้อมสำหรับสิ่งนี้

เมื่อคุณต้องการปรับระบบ KPI ให้ค้นหาว่าตัวชี้วัดใดที่ไม่เกี่ยวข้องอีกต่อไป ตัวใดที่จำเป็นต้องเปลี่ยน และใครควรรับผิดชอบสำหรับตัวชี้วัดใหม่ การปรับแต่งระบบทำได้ง่ายกว่าการสร้างตั้งแต่เริ่มต้น

ต้องปรับระบบแรงจูงใจด้วย วิธีนี้ทำได้ดีที่สุดด้วยการมีส่วนร่วมของพนักงาน พนักงานแต่ละคนมีเป้าหมายส่วนตัว และเหนือสิ่งอื่นใด ระบบแรงจูงใจจะทำงานเมื่อคุณและพนักงานเข้าใจสิ่งที่เขาต้องการและสิ่งที่เขาต้องทำเพื่อบริษัทเพื่อให้บรรลุเป้าหมายส่วนตัวของเขา หากพนักงานต้องการหารายได้ 150,000 ต่อเดือน ให้เงินเดือนของเขาเป็น 75 ส่วนที่เหลือเป็นโบนัส ดังนั้นเขาจะเข้าใจว่ามันมีค่า 75,000 แต่สามารถหารายได้ 150 ถ้าเขาเป็นมืออาชีพที่ประสบความสำเร็จ

จดจำ

• ทำความเข้าใจว่าตัวชี้วัดใดส่งผลต่อผลกำไรและใครในบริษัทที่มีอิทธิพลต่อพวกเขา
• เลือกตัวชี้วัดหลักที่มีผลกระทบมากที่สุดต่อผลกำไรและกำหนดความรับผิดชอบให้กับพวกเขา กำหนด KPI ที่ชัดเจน 2-3 สำหรับแต่ละแผนก
• จูงใจพนักงานสำหรับตัวชี้วัดที่สำคัญของพวกเขา
• ติดตามว่าพนักงานบรรลุเป้าหมายหรือไม่
• เมื่อไม่บรรลุตัวชี้วัด ให้หาสาเหตุว่าอะไรคือสาเหตุ หากพนักงานต้องการความช่วยเหลือ ให้ช่วย หากเป็นกรณีนี้ ให้แทนที่ด้วยอันอื่น
• ทบทวน KPI และระบบแรงจูงใจอย่างต่อเนื่อง ทำการปรับเปลี่ยนเมื่อคุณรู้ว่าระบบต้องการ