"GTD ใช้งานได้ในอวกาศ" บทสัมภาษณ์ของ Lifehacker กับ David Allen บิดาแห่งการผลิต

2024 ผู้เขียน: Malcolm Clapton | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 04:12

David Allen ผู้เขียน How to Get Things Done: The Art of Stress-Free Productivity ซึ่งนิตยสาร Time ยกให้หนังสือธุรกิจยอดเยี่ยมแห่งทศวรรษบอก Lifehacker ว่า GTD คืออะไรและใครต้องการ จะเขียนหนังสืออย่างไรไม่ให้เมา และโครงสร้างงานที่ซับซ้อนจะทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้นได้อย่างไร

สามสิบสี่ปีที่แล้ว David Allen ตระหนักดีว่าคุณสามารถให้คำแนะนำแก่ผู้คนและทำเงินได้ดี - เขาเปิดบริษัทที่ปรึกษาของตัวเองและพัฒนาระบบ Getting Things Done ซึ่งช่วยให้คุณสามารถเลือกระหว่างกรณีต่างๆ และทำให้มีเวลามากขึ้นสำหรับสิ่งที่ คุณสนุกจริงๆ ตั้งแต่นั้นมา ลูกค้าของเขาก็รวมถึงนักบินอวกาศในสถานีอวกาศนานาชาติ นักดนตรีร็อค และซีอีโอของบริษัทใหญ่ๆ และฟอร์บส์ก็รวมเขาไว้ใน 5 อันดับแรกของโค้ชธุรกิจที่ดีที่สุดในสหรัฐอเมริกา

GTD เป็นเทคนิคที่ค่อนข้างง่ายในการเพิ่มประสิทธิภาพของคุณเอง ซึ่งต้องใช้วินัยที่จริงจังมากในระยะเริ่มแรก ตาม GTD ในการทำสิ่งหนึ่งให้ประสบความสำเร็จ คุณต้องปลดปล่อยหัวจากงานอื่นๆ ทั้งหมดและมุ่งความสนใจไปที่มัน กล่าวคือ แทนที่จะใช้จิตจดจ่อกับเหตุการณ์ที่กำลังจะเกิดขึ้น งานต่างๆ จะได้รับการแก้ไขตามระบบบางอย่าง

เดวิด บอกเราเกี่ยวกับผู้ชมของคุณ ใครควรทำตามคำแนะนำของคุณและใช้ชีวิตตามระบบ GTD?

- GTD มีความเกี่ยวข้องเท่าเทียมกันสำหรับทุกคน แต่ผู้ที่ใช้จริง ๆ นั้นไม่ได้มีความเป็นหนึ่งเดียวกันตามหลักการทางสังคม อายุ หรือภูมิศาสตร์ พวกเขาคือคนที่มีทัศนคติที่แน่นอน ใครก็ตามที่สนใจ GTD หลังจาก 18 เดือนสังเกตว่าชีวิตของพวกเขาเปลี่ยนไปในทางที่ดีขึ้น อันที่จริง ระบบสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพเท่าเทียมกันสำหรับทั้งวัยรุ่นและซีอีโอของบริษัทขนาดใหญ่ หรืออาจไร้ประโยชน์สำหรับพวกเขาเท่าๆ กัน

คุณใช้ทุกสิ่งที่คุณแนะนำหรือไม่?

- ใช่ ไม่อย่างนั้นฉันก็ไม่สามารถรับมือได้ ทุกอย่างจะควบคุมไม่ได้สำหรับฉัน นึกถึงภาพนักโต้คลื่นบนกระดานโต้คลื่นลูกใหญ่ คุณอาจสังเกตเห็นว่าพวกเขาผูกติดอยู่กับกระดานด้วยสายรัดพิเศษ เพื่ออะไร? เพื่อให้สามารถกลับคืนสู่บอร์ดได้อย่างรวดเร็วหลังจากล้ม สิ่งที่ GTD สอนคือการก้าวสู่กระแส ความคิดสร้างสรรค์และประสิทธิผล แต่แม้กระทั่งคนที่มีประสิทธิภาพที่สุดก็ยังปล่อยให้ตัวเองหลุดพ้นจากการควบคุม หากคุณไม่ล้มกระดานเป็นระยะ แสดงว่าคุณกำลังเลือกคลื่นที่ธรรมดาเกินไป GTD ช่วยให้คุณตระหนักว่าคุณได้ออกจากสถานะที่มีประสิทธิผลและกลับสู่สถานะนั้นอย่างรวดเร็ว

เมื่อคุณทำธุรกิจใหม่ สมัครรับงานที่ผิดปกติ - คุณสามารถล้างกระดานได้อย่างง่ายดาย ไม่มีอะไรผิดปกติ แต่ด้วยแนวทางที่มีโครงสร้าง คุณจะรู้ว่าต้องรับมืออย่างไรและจะออกจากน้ำได้อย่างไร

มีปัญหาอะไรมาบ่อยที่สุด บ่นเรื่องอะไร?

- คนส่วนใหญ่หันไปหาเพราะความเครียด สภาพทั่วไปของความวิตกกังวลเนื่องจากความแออัดของสมอง เวลาน้อยเกินไปและต้องทำมากเกินไป แต่ในความเป็นจริง ปัญหาไม่ได้มาทันท่วงที แต่ในความเป็นจริง ผู้คนต้องการพื้นที่ทางจิตมากขึ้น ต้องการมีความคิดสร้างสรรค์มากขึ้น และทำในสิ่งที่พวกเขาพอใจ

กรณีที่ผิดปกติมากที่สุด?

“เราได้ฝึกสอนนักบินอวกาศเมื่อพวกเขาอยู่บนสถานีอวกาศ ในหมู่พวกเขาคือ Catherine Coleman นักบินอวกาศหญิงคนแรก เซสชั่นเหล่านี้เป็นเซสชันที่น่าสนใจ เนื่องจากเราต้องขัดจังหวะเมื่อเธออยู่อีกฟากหนึ่งของโลก แล้วกลับมาที่การสนทนาเมื่อเธอติดต่อกลับมาอีกครั้ง

คุณภูมิใจอะไรมากที่สุด?

- การเขียนหนังสือเล่มแรกของฉัน Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity ใช้เวลาและความพยายามอย่างมากในส่วนของฉัน ฉันกลายเป็นคนติดเหล้าในขณะที่เขียนหนังสือเกี่ยวกับการใช้ชีวิตโดยปราศจากความเครียดแต่แล้วฉันก็ทำงานเต็มเวลาและไม่สามารถแบ่งเวลาเพื่อเตรียมหนังสือได้ ที่สำคัญ ผมไม่แน่ใจว่าจะสามารถถ่ายทอดความรู้ที่สั่งสมมาเป็นเวลากว่า 25 ปี ในลักษณะที่จะช่วยเหลือผู้คนได้จริงหรือไม่ เรายังคงได้รับจดหมายจากผู้อ่านที่มีความกตัญญูอยู่เป็นประจำ แต่มีปัญหาหนึ่งคือ หลังจากอ่านบางคนแล้ว พวกเขาพบว่าตัวเองเต็มไปด้วยข้อมูล เพราะฉันได้รวมทุกสิ่งที่มนุษยชาติต้องการไว้ในกรณีที่ฉันถูกรถบัสชน.

อะไรคือความแตกต่างระหว่าง GTD กับรายการสิ่งที่ต้องทำรายวันแบบมาตรฐาน? พวกเราเกือบทุกคนเขียนรายการดังกล่าวทุกวัน และบางครั้งการรวบรวมรายการก็ใช้เวลานานกว่าการลบออก

- บ่อยครั้ง ผู้คนบันทึกเฉพาะสิ่งสำคัญที่สุด และคดีหลายร้อยกรณีที่ไม่สำคัญจะไม่นำมาพิจารณาเลย ผู้คนเชื่อว่าถ้าเรื่องไม่สำคัญก็เป็นไปไม่ได้ที่จะไม่จด แต่เพียงแค่งานเล็ก ๆ เช่นการเลื่อนผ่านหัวใช้ทรัพยากรส่วนสำคัญของสมอง

เพื่อให้เป็นอิสระและสามารถจดจ่อกับประเด็นที่สำคัญที่สุดได้ คุณต้องกำจัดทุกสิ่งที่ไม่สำคัญออกไปเสียก่อน

ใช่ แต่สิ่งต่าง ๆ อาจไม่มีความสำคัญมากจนใช้เวลานานกว่าจะจดบันทึก

- แต่ถ้าคุณไม่ทำทันที พวกเขาจะรบกวนคุณ และคุณจะกลับไปหาพวกเขาซ้ำแล้วซ้ำเล่า คุณต้องการเตือนตัวเองให้ซื้ออาหารให้แมวกี่ครั้ง หรือว่าต้องโทรหาพี่สาว? ทุกครั้งที่คุณทำงานชิ้นที่เล็กที่สุด คุณต้องหยิบสมุดบันทึกออกมาแล้วจดไว้ เว้นแต่ว่าคุณวางแผนที่จะทำงานนี้ให้เสร็จทันที

คุณมีหมวดหมู่รายการดังกล่าวกี่หมวด?

- บอกตามตรง จำไม่ได้ - มาดูกัน มีทั้งหมดประมาณ 20 รายการ แต่มีการแจ้งเตือนโดยตรงสำหรับการดำเนินการประมาณแปดรายการ

ฉันมีหมวดหมู่ "โครงการ" "การสนทนา" - งานต่างๆ จะถูกเก็บไว้ที่นี่ ตามขั้นตอนต่อไปคือการอภิปรายหัวข้อกับบุคคลอื่น

จากนั้นก็มี "การโทร" ตามด้วย "สิ่งที่ฉันต้องทำบนคอมพิวเตอร์" และสิ่งที่ไม่ต้องการอินเทอร์เน็ต ฉันมีเที่ยวบินจำนวนมาก และไม่ใช่ทุกเครื่องบินที่จะมี Wi-Fi และด้วยเหตุนี้ นี่เป็นรายการเดียวที่ฉันสามารถทำงานได้

หมวดหมู่ถัดไปคือ "การทำงานบนคอมพิวเตอร์ที่เชื่อมต่อ" ทุกอย่างชัดเจน ฉันยังมีรายการ "การเขียนข้อความ" ซึ่งใช้ได้กับคอมพิวเตอร์ด้วย แต่ต้องใช้สถานะที่แตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิงในบางอารมณ์และบริบท

"การหมุนเวียน" - คำถามที่สามารถแก้ไขได้ในระหว่างเดินทาง "บ้าน" - การกระทำที่ฉันต้องทำเมื่ออยู่ที่บ้าน

ฉันยังมีรายการดังกล่าว ฉันเรียกมันว่า "ท่อง" เหล่านี้เป็นวิดีโอตลกหรือเพื่อการศึกษาทุกประเภท เช่น แมวเล่นเปียโน โดยทั่วไปแล้ว วิดีโอที่ส่งถึงฉันหรือที่ฉันเจอ ฉันแทบไม่เคยดูที่นั่นเลย แต่โดยหลักการแล้ว เมื่อฉันมีความสัมพันธ์ เวลา และความปรารถนา ฉันสามารถกลับไปหาพวกเขาได้

และนี่คือรายการ "คำถามที่ฉันกำลังรอข้อมูลหรือการกระทำของผู้อื่น" และแน่นอน ปฏิทินเป็นโครงกระดูกหลักหรือภูมิทัศน์ในชีวิตของฉัน ลองนึกภาพรวมสิ่งเหล่านี้ไว้ในรายการเดียว - จะเกิดความสับสนอย่างแท้จริง ดังนั้นฉันจึงสร้างโครงสร้างที่ซับซ้อนขึ้นเพื่อทำให้ง่ายขึ้น ถ้าวันนี้ฉันมีเวลาว่างเพียงไม่กี่นาที ฉันคงจะลืมเกี่ยวกับข้อความสร้างสรรค์ที่ฉันต้องเขียน ถ้าฉันไม่อยู่บ้าน ก็ไม่มีประโยชน์ที่จะดูรายการบ้าน ฉันจัดเรียงทุกอย่างเพื่อไม่ให้ลืมอะไรและไม่เสียพื้นที่สมองในการท่องจำในขณะที่สามารถหันไปทำงานที่ฉันมีเวลาได้อย่างรวดเร็ว

คุณชอบสื่อกระดาษหรือแอปพลิเคชั่นอิเล็กทรอนิกส์หรือไม่? คุณสามารถให้คำแนะนำอะไรได้บ้าง?

- เพื่อไม่ให้ลืมอะไรบางอย่าง ฉันพกสมุดโน้ตเล่มเล็กๆ ติดตัวไปด้วยเสมอ ซึ่งฉันบันทึกทุกอย่างไว้ หลังจากนั้นฉันป้อนงานทั้งหมดลงในคอมพิวเตอร์ โดยทั่วไป ตัวจัดการงานจะทำผู้คนพยายามใช้หัวของพวกเขาเป็นสำนักงาน และการแฮ็กชีวิตทั้งหมดเป็นรุ่นของสมองชั้นนอก ฉันจะทำการเตือนความจำที่เหมาะสมได้อย่างไรเพื่อดูว่าฉันต้องทำอะไรในขณะที่จำเป็นต้องทำ

ขึ้นอยู่กับคุณว่าจะตัดสินใจว่าไลฟ์สไตล์นี้เหมาะกับคุณหรือไม่ และ GTD ไม่ใช่ระบบของเทคนิค แต่เป็นไลฟ์สไตล์ที่ทุกอย่างมีการควบคุมอย่างชัดเจนและอีกด้านหนึ่งมีโอกาสที่จะ มุ่งไปที่สิ่งที่คุณชอบจริงๆ และอย่าไปยุ่งกับสิ่งที่กระดาษสามารถเก็บได้

คุณสามารถอ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ GTD ได้ใน Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity ฉบับล่าสุด ซึ่งมีกำหนดออกในรัสเซียในเดือนกันยายน 2015