David Allen: วิธีทำให้ชีวิตคุณเป็นระเบียบ

2024 ผู้เขียน: Malcolm Clapton | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 04:12

เดวิดพูดถึงการไหลของข้อมูลรอบตัวเราและวิธีจัดการกับข้อมูลที่ล้นเกิน หากมีอยู่จริง

ฉันเดาเอานะ เดวิด คนส่วนใหญ่ที่อ่านบทความนี้ตอนนี้รู้สึกอึดอัดในการทำธุรกิจ - อีเมล, ข้อความ, โทรศัพท์ - ตลอด 24 ชั่วโมง วันนี้มีความเครียดในรูปแบบอื่นหรือไม่?

ตอนนี้ผู้คนรู้สึกท่วมท้นเพราะพวกเขาไม่ได้สัมผัสกับความเครียดที่แท้จริงที่บรรพบุรุษของเราประสบมาเป็นเวลานานพอสมควรของประวัติศาสตร์ เป้าหมายหลักคือการอยู่รอด และสิ่งที่น่าสนใจก็คือ สถานการณ์วิกฤติที่ทำให้บุคคลมีความสงบมากขึ้น รวบรวมและประมวลผลข้อมูลอย่างรวดเร็ว ตัดสินใจอย่างรวดเร็ว และฟังสัญชาตญาณของพวกเขา พวกเขาจดจ่ออยู่กับสิ่งเดียวเท่านั้น - เพื่อความอยู่รอดในทุกวิถีทาง!

แต่เมื่อคุณปราศจากวิกฤตินี้ โลกรอบตัวคุณเริ่มครอบงำคุณด้วยเรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ คุณอยู่ในใจกลางของน้ำท่วม: ภาษีเพิ่มขึ้นความหนาวเย็นถูกทรมานเครื่องพิมพ์เคี้ยวกระดาษ … และขยะทั้งหมดนี้ จากอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ของเราตลอด 24 ชั่วโมง 7 วันต่อสัปดาห์!

เพื่อรับมือกับกระแสนี้ เราจำเป็นต้องฟื้นความสามารถในการตัดสินใจอย่างรวดเร็วและจัดสรรทรัพยากรที่จำกัด โดยทั่วไปแล้วไม่มีอะไรเปลี่ยนแปลงไปตั้งแต่สมัยโบราณ ข้อแตกต่างเพียงอย่างเดียวคือต้องตัดสินใจอีกกี่ครั้งในตอนนี้

หากคุณไม่สามารถจดจ่อกับบางสิ่งได้ คุณต้องเรียนรู้ที่จะแยกแยะว่าอะไรสำคัญสำหรับคุณในโลกของคุณในตอนนี้ เราจะจัดลำดับความสำคัญของขยะทั้งหมดที่อยู่รอบตัวเราอย่างไร คุณต้องมีแผนที่ความคิดเพื่อนำทางคุณ ควรมีแผนที่ที่บอกคุณว่าคุณควรจะทำอะไรในอีกสามปีข้างหน้าและอีกสามนาทีข้างหน้าจะทำอะไร และนี่คือการ์ดที่แตกต่างกัน โดยพื้นฐานแล้ว ปฏิทินของคุณสามารถทำงานได้ดีเช่นกัน สิ่งสำคัญคือเขาตอบคำถาม: ตอนนี้ฉันควรใส่ใจอะไร

คุณใช้เครื่องมืออะไรเพื่อให้เกิดประสิทธิผลมากขึ้นเป็นการส่วนตัว?

ฉันใช้ Lotus Notes เพราะเราใช้เป็นแอปพลิเคชันระดับองค์กร Eric Mack เพื่อนของฉันได้พัฒนาส่วนขยายที่ช่วยให้ฉันใช้ปฏิทิน อีเมล และรายการสิ่งที่ต้องทำที่นี่ได้อย่างสะดวก ทั้งหมดนี้ซิงโครไนซ์กับ BlackBerry ของฉัน เนื่องจากเรายังไม่ได้กำหนดค่าคุณลักษณะนี้สำหรับ iPhone แต่เรากำลังพยายามแก้ไขความเข้าใจผิดนี้โดยเร็วที่สุด

ฉันใช้ TheBrain และ MindManager พวกเขาต่างกันในการทำงานและใช้เพื่อแก้ปัญหาที่แตกต่างกันโดยพื้นฐาน

อะไรอีก? ฉันยังมีสมุดโน้ตเล็กๆ บางครั้งความคิดก็ไล่ตามทันในที่ที่คาดไม่ถึงที่สุด และคุณจำเป็นต้องจดไว้อย่างเร่งด่วน ดังนั้นกระดาษจึงยังคงอยู่ในชีวิตของฉันเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการแก้ไขบางสิ่งอย่างรวดเร็ว

แต่ฉันยังคงมองหาเครื่องมือใหม่ๆ เพื่อช่วยในการจัดการเวลาและทรัพยากรสมองของฉัน ตัวอย่างเช่น iPad ของฉันเริ่มค่อยๆ เปลี่ยนจากของเล่นเป็นอุปกรณ์ที่ใช้งานได้ดี แต่มันก็ยังงุ่มง่ามมาก ฉันชอบแอปพลิเคชั่นเดียวจาก Adobe ที่คุณสามารถวาดรูปร่างที่ง่ายที่สุดได้ คุณสามารถเล่นกับมันได้ แต่มันยังไม่สามารถแทนที่ไวท์บอร์ดปกติได้ ดังนั้นฉันจึงห่างไกลจากเทคโนโลยีชั้นสูงในเรื่องนี้ ฉันยังใช้ Microsoft Office ฉันทำงานบน Mac แต่ฉันมี Parallels

แล้วเครื่องดนตรีจริงที่ไม่ใช่อิเล็กทรอนิกส์ล่ะ?

โอ้ ฉันมีตะกร้าจริงๆ ที่ฉันใส่บันทึกย่อทั้งหมดของฉัน นี่คือผู้ช่วยให้รอดของฉัน นี่คือตะกร้าที่เรียกว่า "ฉันไม่อยากคิดถึงเรื่องทั้งหมดนี้แล้ว" สิ่งสำคัญคืออย่าลืมกลับไปที่ตะกร้านี้จนกว่าทุกอย่างจะขึ้นรา และถึงแม้ว่าฉันเพิ่งโยนโน้ต 80% ทิ้งไป แต่มันก็ทำให้หัวของฉันโล่งมาก: ฉันโยนมันลงในตะกร้าแล้วลืมไป จากนั้นฉันก็กลับมาและตัดสินใจว่ามันจำเป็นหรือไม่

คงจะดีถ้าทำทั้งหมดนี้ด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ แต่มีปัญหาที่สามารถจำแนกได้ดังนี้ นอกสายตา - นอกใจ! ตะกร้าสินค้าจริงจะปรากฏขึ้นต่อหน้าต่อตาคุณตลอดเวลา และง่ายที่จะลืมเกี่ยวกับขยะอิเล็กทรอนิกส์ ฉันรู้จักคนจำนวนมากที่คุ้นเคยกับเทคโนโลยีชั้นสูง แต่พวกเขาก็กลับไปอ่านบทความใหม่ เพราะมันชัดเจนกว่ามาก คุณต้องมีจิตตานุภาพและวินัยในตนเองที่เข้มแข็งเพื่อกลับไปสู่สิ่งที่วางอยู่แถวๆ หนึ่งในคอมพิวเตอร์

มีการพูดกันมากมายเกี่ยวกับข้อเท็จจริงที่ว่าเราอยู่ภายใต้ข้อมูลมากเกินไป คุณพูดอะไรเกี่ยวกับเรื่องนี้ได้บ้าง

ข้อมูลโอเวอร์โหลดคืออะไร? ถ้าใช่จริงๆ ก็เดินเข้าไปในห้องสมุดจนตายได้ หรือเข้าอินเตอร์เน็ตแล้วระเบิดกระจายเป็นชิ้นเล็กชิ้นน้อย

ที่จริงแล้วสถานที่ที่เต็มไปด้วยข้อมูลมากที่สุดก็เป็นสถานที่ที่ผ่อนคลายที่สุดในเวลาเดียวกัน - มันคือธรรมชาติ ภาพ เสียง และกลิ่นต่างๆ มากมายรอบตัวเรา อย่างไรก็ตาม คุณเคยได้ยินเรื่องการกีดกันทางประสาทสัมผัสหรือไม่? คุณอาจจะบ้าได้ถ้าคุณไม่รู้สึกทั้งหมดนี้เป็นเวลานาน

ประเด็นนี้แตกต่างออกไป มีหลายสิ่งหลายอย่างตามธรรมชาติที่นำข้อมูล แต่มีเพียงไม่กี่อย่างที่มีความหมายสำหรับเราอย่างแท้จริง เช่น สัตว์ ผลเบอร์รี่หรือตำแย ปัญหาเกี่ยวกับอีเมลไม่ใช่ว่ามีข้อมูลจำนวนมาก แต่ขึ้นอยู่กับข้อมูลนี้ เราต้องดำเนินการหรือตัดสินใจบางอย่าง และเมื่อคุณได้รับจดหมาย ไม่ว่าจากใคร ไม่ว่าจากลูกพี่ลูกน้องหรือจากเจ้านาย ก่อนเปิดจดหมาย คุณกำลังเตรียมรับความจริงที่ว่าคุณจะต้องดำเนินการ คุณกำลังเลื่อนดูตัวเลือกต่างๆ ของจดหมายฉบับนี้: “นี่อาจมีความสำคัญ สำคัญมาก มันจะทำให้ฉันต้องเปลี่ยนแผน …” ตอนนี้คูณความคิดเหล่านี้ด้วยจำนวนจดหมายที่คุณได้รับต่อวัน

นอกจากนี้ ความคิดที่กระจัดกระจายและการไม่มีสมาธิเป็นปัจจัยความเครียดและการเบรกที่มีประสิทธิภาพ ที่ทำงาน คิดถึงงานบ้าน และที่บ้าน คิดถึงงาน คุณอยู่ทุกที่และคุณไม่มีที่ไหนเลย และตลอดทั้งวัน ความรู้สึกวิตกกังวลที่น่าเบื่อจะมาพร้อมกับคุณ

อีกครั้งไม่มีอะไรเปลี่ยนแปลงมากนัก ยกเว้นความถี่ที่มันเกิดขึ้น ภายใน 72 ชั่วโมง คุณและฉันสามารถได้รับข้อมูลมากมายที่จะเปลี่ยนโฟกัสและลำดับความสำคัญของเรา ซึ่งพ่อแม่ของเราไม่ได้รับในหนึ่งเดือน ในปี 1912 มีคนพูดคุยเกี่ยวกับโทรศัพท์ในลักษณะเดียวกับที่พวกเขาพูดเกี่ยวกับอีเมล: "โอ้ มันจะทำลายคุณภาพชีวิต", "การสนทนาจะกลายเป็นเพียงผิวเผินและไม่มีนัยสำคัญ", "ทุกคนจะเสียสมาธิไปกับมันเท่านั้น"! ฟังดูคุ้นเคยใช่มั้ย

และในปี 1983 ชายคนหนึ่งที่มีไดอารี่เล่มเล็กๆ อยู่ในกระเป๋าก็ถูกมองว่าเป็นพวกชอบทำงาน

นิตยสารของเราได้ตีพิมพ์บทความมากมายเกี่ยวกับผลกระทบของเทคโนโลยีที่มีต่อความรู้ของมนุษย์และความสามารถในการคิด ตัวอย่างเช่น: "Google ทำให้เราโง่หรือไม่" คุณคิดว่าภูมิปัญญาของมนุษย์และความสามารถในการคิดเปลี่ยนแปลงไปในทางที่ดีขึ้นหรือแย่ลงได้อย่างไร?

คุณคงมีสารานุกรมในวัยเด็ก และคุณยังอ่านมันเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับโลก อะไรเปลี่ยนแปลงไป ยกเว้นการเข้าถึงความรู้นั้นง่ายขึ้นหลายเท่า? เราอยู่ในช่วงเวลาที่ดี ฉันคิดว่ามันเยี่ยมมากที่เราสามารถสื่อสารแบบนี้ได้อย่างง่ายดาย ในขณะที่อยู่ในส่วนต่างๆ ของโลก

แค่คิดถึงความสำเร็จที่บุคคลสามารถทำได้ด้วยหน่วยประมวลผลในหัว! โดยมีเงื่อนไขว่าเขาจะเป็นเพียงคนเดียวแน่นอน แต่ถ้าคุณยังคงเป็นคนสุดท้ายบนโลก คุณไม่จำเป็นต้องมีนักวางแผนหรือ GTD อีกต่อไป

โปรดตอบคำถามหลัก อะไรคือสิ่งสำคัญที่สุดที่บุคคลต้องจำเพื่อที่เขาจะได้รู้สึกควบคุมชีวิตได้อย่างสมบูรณ์

ทุกอย่างควรถูกอัพโหลดจากสมองของคุณไปยังสื่อภายนอก ฉันไม่รู้ว่าอะไรจะง่ายกว่านี้! บันทึกสิ่งที่สำคัญ (ถึงแม้จะเป็นไปได้) ชี้แจงว่าสิ่งเหล่านั้นมีความหมายต่อคุณอย่างไร และบันทึกผลลัพธ์เพื่อให้คุณสามารถย้อนกลับไปดูสิ่งต่าง ๆ ในวงกว้างได้เสมอ

โดยพื้นฐานแล้ว ทั้งหมดมาจากสิ่งเดียว: หยุดใช้สมองเป็นที่รวบรวมและจัดระเบียบข้อมูลทั้งหมดที่คุณสนใจ หากคุณพยายามเก็บสิ่งเหล่านี้ไว้ในหัว ในไม่ช้าคุณจะพบทรายดูด ซึ่งทุกอย่างจะจมลงในทันทีฉันฝันถึงอนาคตอันรุ่งโรจน์เมื่อเราสามารถปลดปล่อยหัวของเราจากขยะและอุทิศความคิดของเราให้กับความคิดที่ชาญฉลาดเท่านั้น