"0 ขาเข้า" - ระบบที่ชัดเจนสำหรับการรักษาศูนย์กล่องจดหมาย

2024 ผู้เขียน: Malcolm Clapton | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 04:12

โดยการอ่านบทความนี้ คุณจะกลายเป็นราชาแห่งอีเมล อย่างจริงใจ.

สำหรับหลายๆ คน อีเมลยังคงเป็นเครื่องมือทำงานที่ไม่มีใครโต้แย้งและเป็นความทุกข์ทรมานในแต่ละวัน ใครบางคนมีจดหมายเข้ามาเจ็ดฉบับ และเขาจะรีบจัดการเดี๋ยวนี้ มีคนเข้ามา 46 คน แต่เขาก็จะคราดพวกเขาในหนึ่งวันเพราะเขาคุ้นเคยกับมัน สำหรับแต่ละคน มีเกณฑ์ที่แน่นอนสำหรับจำนวนอีเมลขาเข้าต่อวัน ซึ่งเขาสามารถรับมือได้โดยไม่ล่าช้าในการประมวลผลในวันถัดไป และด้วยเหตุนี้ จึงไม่สร้างการปิดกั้นในกล่องอีเมล คุณสามารถเรียกเกณฑ์นี้ว่า "ธรรมชาติ"

หากมีอีเมลมากกว่าที่บุคคลจะประมวลผลได้ คุณจะต้องเปลี่ยนแนวทางในการจัดการอีเมล สิ่งนี้จะเพิ่มขีดจำกัดให้เป็นค่าที่จำเป็นในบางกรณี ต้องการจัดการ 100 อีเมลต่อวัน? ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถทำได้ 100 เพียงใช้วิธีการที่ถูกต้องเมื่อทำงานกับเมล อันไหน? มาบอกคุณตอนนี้

ตัวบ่งชี้เดียวที่บุคคลสามารถจัดการอีเมลได้คือศูนย์อีเมลขาเข้าเมื่อสิ้นสุดวันทำการ หลักการสำคัญของการประมวลผลข้อความขาเข้าอย่างมีประสิทธิภาพคือการทำความเข้าใจว่าจดหมายประเภทใดที่อยู่ตรงหน้าคุณ ก่อนอื่นคุณต้องเรียนรู้วิธีจำแนกตัวอักษรอย่างชัดเจนและรู้ว่าต้องทำอย่างไรกับแต่ละประเภท

อีเมลขาเข้าทั้งหมดสามารถแบ่งออกเป็นเจ็ดประเภท:

1. ไม่ต้องตอบ ไม่ต้องอ่าน มีสองวิธีสำหรับจดหมายดังกล่าว: เก็บถาวรหรือลบ หากคุณได้รับจดหมายข่าวอีกฉบับที่คุณไม่เคยอ่านมาก่อน โปรดทำประโยชน์ให้ตัวเองด้วย - ยกเลิกการสมัครรับข่าวสาร การดำเนินการเดียวเพื่อแลกกับการกำจัดอีเมลดังกล่าวจำนวนมากในอนาคต เราต้องการที่จะเรียนรู้วิธีการรับมือกับการไหลของตัวอักษรในหนึ่งวัน? ไหลน้อยลงจะง่ายต่อการจัดการ อย่ากลัวที่จะพลาดสิ่งสำคัญ ข้อมูลที่จำเป็นจริงๆ จะมาถึงคุณในรูปแบบที่แตกต่างออกไป และจะปรากฏขึ้นต่อหน้าคุณอย่างน้อยหนึ่งครั้ง
2. พร้อมไฟล์แนบ. สิ่งเหล่านี้อาจเป็นการแจ้งเตือนเกี่ยวกับความจำเป็นในการจ่ายเงินหรือข้อมูลสำหรับงานปัจจุบันหรืออนาคต เป็นประโยชน์ในการสร้างโฟลเดอร์แยกต่างหากสำหรับจดหมายดังกล่าว แต่ไม่มีความคลั่งไคล้ โฟลเดอร์มากเกินไป? ลดความซับซ้อน ในการค้นหาสิ่งที่คุณต้องการในภายหลัง คุณไม่จำเป็นต้องมีโฟลเดอร์นับพัน แต่สามารถใช้ฟังก์ชันการค้นหาของจดหมายได้
3. ตอบได้ตามใจ คำตอบดูเหมือนจะเป็นทางเลือก แต่บางครั้งความสุภาพก็มีประโยชน์ ที่นี่ดำเนินการเฉพาะตามสถานการณ์
4. กับช่วงเวลาสำหรับความคุ้นเคย น่าอ่านแต่ไม่จำเป็น พยายามจัดหมวดหมู่อีเมลให้ได้มากที่สุดในหมวดนี้และหมวดหมู่ก่อนหน้า นี่คือกุญแจสำคัญในการจัดการจดหมายอย่างมีประสิทธิภาพ
5. ฉันต้องตอบวันนี้ ทุกอย่างเป็นเรื่องง่าย: รับและตอบตอนนี้หากมีเรื่องเร่งด่วนมากหรือเมื่อสิ้นสุดวันทำการ
6. ฉันต้องตอบ แต่ไม่ใช่วันนี้ ความงามของอีเมลคือไม่ใช่การแชทหรือโทรศัพท์ ไม่มีใครคาดหวังและไม่ควรคาดหวังการตอบกลับโดยทันทีทางอีเมล หากไม่มีระบุไว้ในส่วนหัวของจดหมาย หากวันใดวันหนึ่งถูกกำหนดเป็นกำหนดเวลาสำหรับการตอบกลับ หรือคุณเองทราบและเข้าใจว่าคุณจำเป็นต้องให้คำตอบนานแค่ไหน ให้วางจดหมายดังกล่าวลงในโฟลเดอร์ที่เหมาะสม ตัวอย่างเช่น "ตอบวันจันทร์" "ตอบวันอังคาร" เป็นต้น ตอนนี้สร้างรายการตรวจสอบที่มีรายการ "ในตอนเช้า ดำเนินการจดหมายเลื่อนออกไปสำหรับวันนี้" นอกจากนี้ยังมีเครื่องมืออัตโนมัติเฉพาะสำหรับวัตถุประสงค์ดังกล่าว: สำหรับ Gmail และ
7. จดหมายที่เข้าใจยาก มีตัวอักษรที่จัดหมวดหมู่ยาก อย่าทรมานตัวเองด้วยการไตร่ตรองและเห็นด้วยกับตัวเองที่จะจัดประเภทจดหมายดังกล่าวในประเภทใดประเภทหนึ่งที่ระบุไว้ข้างต้น

จากการจัดหมวดหมู่นี้ เราจำเป็นต้องมีโฟลเดอร์สำหรับหมวดหมู่ 2, 3, 4 และ 6

กฎสำหรับการประมวลผลอีเมลอย่างมีประสิทธิภาพ

• จัดสรรเวลา 30 นาทีเมื่อสิ้นสุดวันทำงานของคุณเพื่อทำให้กล่องจดหมายเข้าเป็นศูนย์ วิธีนี้มีประสิทธิภาพมากกว่าการพยายามตอบกลับอีเมลทุกฉบับในทันที คนไม่ได้ทำงานหลายอย่าง การรบกวนและการสับเปลี่ยนน้อยลง มีประสิทธิภาพมากขึ้น
• จะทำอย่างไรกับอีเมลด่วน กำหนดช่วงเวลาที่จะตรวจสอบกล่องจดหมายของคุณตลอดทั้งวัน ตัวอย่างเช่น หนึ่งครั้งต่อชั่วโมง ตรวจสอบกล่องจดหมายของคุณเพื่อหาอีเมลสำคัญเร่งด่วน และหากไม่มี ให้กลับไปทำงาน จำข้อดีของจดหมาย: ไม่ใช่วิธีการสื่อสารแบบทันที เป็นไปได้ว่าปัญหาที่กล่าวถึงในอีเมลที่ไม่เร่งด่วนฉบับใดฉบับหนึ่งจะได้รับการแก้ไขโดยที่คุณไม่ต้องเข้าร่วมภายในสิ้นวันหรือภายในสิ้นวันคุณจะได้รับข้อมูลเพิ่มเติมซึ่งจะช่วยให้คุณแก้ปัญหาได้รวดเร็วยิ่งขึ้น และมีประสิทธิภาพมากขึ้น
• เมื่อใดก็ตามที่คุณไม่ได้ตรวจสอบจดหมาย ให้ปิดจดหมายไว้ ปิดการแจ้งเตือน ช่วยตัวเองให้เสียสมาธิเกี่ยวกับจำนวนตัวอักษรที่เข้ามา ตอนนี้คุณมีงานอื่นแล้ว และยังไม่ถึงเวลาส่งจดหมาย ในช่วงเวลาที่สงสัยเกี่ยวกับความถูกต้องของแนวทางนี้ จำไว้ว่า: คุณไม่ได้อยู่ที่โรงไฟฟ้านิวเคลียร์ แต่ถึงแม้ว่าคุณจะอยู่ที่นั่นก็ตาม คุณจะไม่ได้รับแจ้งเกี่ยวกับเครื่องปฏิกรณ์ที่ร้อนเกินไปทางอีเมล
• ใช้ความปรารถนาของคุณที่จะทำงานให้เสร็จตรงเวลาเพื่อเพิ่มความเร็วในการประมวลผลจดหมาย นั่นคือเหตุผลที่แนะนำให้แยกส่วนกล่องจดหมายเข้าเป็นศูนย์เมื่อสิ้นสุดวัน คุณมีเวลา 30 นาทีและต้องการทำให้เสร็จอย่างรวดเร็ว โดยพื้นฐานแล้วมันกลายเป็นเกมประเภทหนึ่ง แต่คุณสามารถตั้งใจเล่นเกมการประมวลผลอีเมลได้
• สั้นและตรงประเด็น
• คิดบวกและเป็นมิตร อีเมลสามารถสร้างและทำลายความสัมพันธ์ได้ แทนที่จะแก้ปัญหาที่สำคัญจริงๆ บางครั้งผู้คนมักจะพยายามเรียกฝ่ายตรงข้ามว่าคนงี่เง่าอย่างละเอียดอ่อนและซ่อนเร้นที่สุดเท่าที่จะทำได้ และข้อความทั้งหมดก็อิงจากสิ่งนี้ ไม่มีอะไรแปลกในการแสดงทัศนคติเชิงบวกของคุณต่อผู้รับด้วยวลีที่ถูกใจเล็กน้อยในเนื้อหาของจดหมาย ความเป็นมิตรของคุณจะกลับมาหาคุณ และการติดต่อของคุณจะมีความหมายและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
• คุณต้องคราดตัวอักษรในลำดับที่กลับกัน และเพียงเท่านั้น ดูเหมือนว่ามีเหตุผลมากกว่าที่จะเริ่มต้นด้วยตัวอักษรที่เก่ากว่า แต่เป้าหมายของเราคือศูนย์กล่องจดหมาย ซึ่งหมายความว่าเมื่อสิ้นสุดวันทำการ เราจะได้รับจดหมายฉบับแรกด้วยซ้ำ หากคุณตามใจตัวเองและเริ่มทิ้งจดหมายฉบับสุดท้ายที่คุณได้รับในวันนี้สำหรับวันพรุ่งนี้ เทคนิคทั้งหมดจะหยุดทำงาน ทำไมคุณถึงต้องการเรียนรู้การส่งจดหมายที่ดีถ้าคุณไม่ทำตามกฎพื้นฐาน ทำงานเหมือนเดิมและทนทุกข์ทรมาน
• เปิดเฉพาะตัวอักษรที่คุณต้องการ ส่งส่วนที่เหลือไปยังที่เก็บถาวรหรือเพื่อลบ เราใช้การสมัครรับข้อมูลที่ไม่จำเป็นมากเกินไป (การสมัครสมาชิก Lifehacker เป็นสิ่งที่จำเป็นมาก) และด้วยเหตุนี้เราจึงได้รับข้อมูลมากกว่าที่เราจะอ่านได้ วิธีแยกแยะตัวอักษรที่คุณต้องการ? มีกฎง่ายๆ แต่ได้ผลมาก: เปิดเฉพาะจดหมายที่ส่งถึงบุคคลใดบุคคลหนึ่งเป็นการส่วนตัวถึงคุณ ส่วนที่เหลือ - ในหมวดหมู่ใดหมวดหมู่หนึ่งที่อธิบายไว้ในตอนต้นของบทความตามสถานการณ์
• สร้างเทมเพลต บ่อยครั้งที่การตอบกลับอีเมลนั้นค่อนข้างมาตรฐาน นั่นคือคุณเขียนสิ่งเดียวกัน คุณสังเกตไหมว่าคุณเขียนวลีนี้บ่อย? สร้างเทมเพลตสำหรับการคัดลอกและวางอย่างรวดเร็วหรือสร้างในบริการอีเมลเอง
• หากอีเมลได้รับการประมวลผลแล้ว แต่ยังมีเวลาอยู่ คุณจำเป็นต้องใช้มันอย่างมีเหตุผล เราไปที่หมวดหมู่ของตัวอักษรหมายเลข 3, 4 และ 6 และจัดเรียงสิ่งต่าง ๆ ที่นั่น

บทช่วยสอนนี้อิงจากการจัดเรียงที่ถูกต้องอย่างที่คุณเห็น เป็นส่วนเสริมที่ยอดเยี่ยมสำหรับเคล็ดลับอีเมลทั่วไปจาก Jeff Weiner CEO ของ LinkedIn นอกจากนี้ อย่าพลาดเคล็ดลับอีเมล 10 ข้อของ Leo Babauta ที่จริงแล้ว มีหลายวิธีเพิ่มเติมในการใช้ประโยชน์สูงสุดจากอีเมลของคุณลองใช้เทคนิคที่ใช้กับคุณวิเคราะห์ผลลัพธ์และอย่าลืมแสดงความคิดเห็นเคล็ดลับของคุณเองในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานกับอีเมล