สารบัญ:
- ตั้งเป้าหมายให้ชัดเจน
- ห้ามชุมนุมใหญ่
- เวลาก่อนจากนั้นจึงจับเวลา
- เก้าอี้ต้องถูก
- ถอดแล็ปท็อปและโทรศัพท์
- วาระไม่ได้จัดทำขึ้นเพื่อ "แสดง"
2024 ผู้เขียน: Malcolm Clapton | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 04:12
คุณจำเป็นต้องรู้วิธีจัดการประชุมให้ดีและมีประสิทธิภาพ มันไม่ง่ายอย่างที่คิดในแวบแรก แต่ถ้าคุณเรียนรู้วิธีตั้งเวลาที่เหมาะสม ใช้สภาพแวดล้อม และกำหนดเป้าหมายให้ชัดเจน คุณก็จะสามารถจัดการประชุมได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
ตั้งเป้าหมายให้ชัดเจน
แทนที่จะพูดว่า "เรามาทั้งออฟฟิศตอน 11 โมงเช้ากันเถอะ" ให้ถามตัวเองว่า "เราต้องการบรรลุอะไร"
คุณจำเป็นต้องรู้จริงๆ ว่าทำไมคุณจึงจัดการประชุมนี้:
- เพื่อสร้างความคิด
- ตัดสินใจ;
- เพื่อทำข้อตกลง;
- เพื่อตอบคำถามเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้น
บางทีคุณอาจเหมาะกับมัน:
- เพื่อรับฟังข้อร้องเรียนจากพนักงาน (ควรทำในรูปแบบการประชุมกลุ่มหรือไม่)
- เพื่อหารืออีกครั้งถึงสิ่งที่ได้ตัดสินใจไปแล้ว
- เพื่อทำบางสิ่งที่สามารถพูดคุยหรือแก้ไขทางโทรศัพท์หรืออีเมล
ห้ามชุมนุมใหญ่
ใช้ "กฎพิซซ่าสองข้อ" ที่ยอดเยี่ยมและอย่าเชิญคนมาที่การประชุมมากเกินไป คุณต้องสร้างทีม แต่ละคนที่อยู่ในสถานที่ของเขา ดังนั้น ควรมีผู้เข้าร่วมการประชุมมากเท่าที่คุณสามารถป้อนพิซซ่าได้สองถาด
ประเด็นไม่ใช่เพียงเพื่อเลี้ยงทุกคนที่มาประชุมเท่านั้น คนกลุ่มใหญ่ไม่สามารถตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพ มีแม้กระทั่งแนวคิด มันเกิดขึ้นในคนกลุ่มใหญ่เมื่อบุคคลไม่สามารถแสดงความคิดเห็นของตนเองได้เนื่องจากกลัวว่าจะถูกประณามจากเพื่อนร่วมงานและผู้นำ กลุ่มเล็กสะดวกกว่าจากมุมมองนี้ ดังนั้นจึงมีประสิทธิภาพมากขึ้น
เวลาก่อนจากนั้นจึงจับเวลา
ผู้มาสายเป็นสิ่งที่น่ารำคาญและเสียสมาธิมาก สอนให้มาตรงเวลา
หากพวกเขาไม่เห็นคุณค่าของเวลา พวกเขาก็จะไม่ให้ความสำคัญกับเวลาของคนอื่นเช่นกัน
ให้ทำดังนี้
กำหนดเวลาประชุมสำหรับ พูด 08:48 น่าแปลกที่การย้ายครั้งนี้จะได้ผล และผู้คนจะเริ่มมาถึงตรงเวลา ส่วนคนที่มาสายต้องสอนให้ชดใช้ และไม่ใช่เงิน ให้ตัวอย่างเช่นร้องเพลง บทลงโทษเช่นนี้ได้ผลดีกว่าบทลงโทษทางการเงินมาก ภายในหนึ่งเดือน คุณจะลืมว่าเสียงร้องของผู้ใต้บังคับบัญชาของคุณฟังเป็นอย่างไร
และแน่นอน ฝึกตัวเองให้ตั้งเวลา สำหรับผู้พูดแต่ละคน ถ้ามี และสำหรับการประชุมทั้งหมดโดยทั่วไป วิธีนี้จะทำให้การประชุมไม่ยืดเยื้อ และคุณจะรู้ว่าคุณใช้เวลาไปกี่นาที
เก้าอี้ต้องถูก
วิธีที่ผู้คนนั่งในห้องโถงก็มีความสำคัญเช่นกัน:
- การนั่งเป็นวงกลมเป็นประโยชน์ต่อความร่วมมือ การอภิปราย การตัดสินใจทั่วไป
- การนั่งเป็นแถวมีประโยชน์หากคุณต้องการกระตุ้นการแข่งขันและต้องการแข่งขันกับเพื่อนร่วมงาน
หากคุณต้องการการประชุมที่รวดเร็วและมีประสิทธิผลสูง ให้ย้ายเก้าอี้ทั้งหมดออกจากห้อง การศึกษาจำนวนมากแสดงให้เห็นว่ายิ่งเรายืนนานเท่าไร เราก็ยิ่งมีอาการกระตุกมากขึ้นเท่านั้น ฉันต้องการใช้ทันทีและตัดสินใจโดยเร็วที่สุด นอกจากนี้ การยืนนิ่งสักพักยังดีต่อสุขภาพของคุณอีกด้วย
ถอดแล็ปท็อปและโทรศัพท์
มิฉะนั้น คุณจะฟุ้งซ่านอยู่ตลอดเวลา ทั้งคุณและเพื่อนร่วมงานต้องทำทุกอย่างที่คุณวางแผนไว้และยุติการประชุมโดยเร็วที่สุด ดังนั้นหยุดจ้องที่หน้าจอสมาร์ทโฟนของคุณ ให้นำปากกาและกระดาษแผ่นหนึ่งออกมาแทน ข้อมูลจำง่ายกว่ามาก
วาระไม่ได้จัดทำขึ้นเพื่อ "แสดง"
คุณต้องทำงานกับมันจริงๆ การประชุมส่วนใหญ่ไม่เกิดผลเนื่องจากวาระการประชุมมีการหารือกันอย่างไม่รู้จบ พยายามกำหนดวาระในรูปแบบของคำถามแทนที่จะระบุปัญหา
ไม่ใช่ "อภิปรายเนื้อหาวิดีโอ" แต่ "เนื้อหาวิดีโอจะพร้อมเมื่อใด"
เมื่อถามคำถาม พวกเขาจะเริ่มค้นหาคำตอบโดยอัตโนมัติ นี่คือวิธีการทำงาน