วิธีทำให้การประชุมมีประสิทธิผลมากขึ้น

2024 ผู้เขียน: Malcolm Clapton | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 04:12

ผู้ประกอบการและนักลงทุน Ray Dalio แบ่งปันเคล็ดลับของการประชุมที่ประสบความสำเร็จ

1. กำหนดว่าใครเป็นผู้นำการประชุมและจัดเพื่อใคร

การประชุมใด ๆ จะต้องบรรลุเป้าหมายของใครบางคน นี่คือบุคคลที่ควรกำกับการสนทนา เขาระบุวัตถุประสงค์ของการประชุมและวิธีแก้ปัญหา มิฉะนั้น ทุกคนจะสุ่มพูดออกมา และจะไม่มีการพูดคุยอย่างมีประสิทธิผล

2. ตัดสินใจว่าการสื่อสารประเภทใดจะมีผลเหนือกว่า

รูปแบบของการประชุมขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของการประชุม ตัวอย่างเช่น การอภิปรายและการบรรยายการสอนจะดำเนินการในรูปแบบต่างๆ การสนทนาใช้เวลานาน ยิ่งมีผู้เข้าร่วมมากเท่าไร พวกเขาก็ยิ่งลากไปมากเท่านั้น ดังนั้นจงเลือกผู้เข้าร่วมประชุมของคุณอย่างระมัดระวัง

อย่าเชิญเฉพาะผู้ที่เห็นด้วยกับความคิดเห็นของคุณเท่านั้น หลีกเลี่ยงทั้งการคิดแบบกลุ่ม เมื่อผู้เข้าร่วมไม่แสดงความคิดเห็นของตนเอง และตัดสินใจเป็นเอกเทศ

3. อดทนและเปิดกว้าง

คุณจะต้องจัดการความขัดแย้ง ออกจากการชะงักงัน และจัดการเวลาของคุณอย่างชาญฉลาด ปัญหามักเกิดขึ้นเมื่อพนักงานที่ไม่มีประสบการณ์พูด ชั่งน้ำหนักสิ่งที่สำคัญสำหรับคุณ: ประหยัดเวลาโดยไม่ต้องพูดถึงความคิดเห็นของเขา หรือทำความเข้าใจว่าเขาคิดอย่างไร ตัวเลือกที่สองจะช่วยกำหนดว่าบุคคลจะรับมือกับความรับผิดชอบบางอย่างได้อย่างไร หากคุณมีเวลา ปรึกษากับเขาว่าเขาผิดตรงไหน แต่ยอมรับผิดเองเสมอ

4. อย่าข้ามจากหัวข้อหนึ่งไปอีกหัวข้อหนึ่ง

ดังนั้นในที่ประชุมจะไม่มีการแก้ไขปัญหาแม้แต่ประเด็นเดียว เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ ให้ทำเครื่องหมายการสนทนาบนกระดาน

5. ทำตามตรรกะของการสนทนา

ในระหว่างการโต้เถียง อารมณ์จะพุ่งสูงขึ้นและทำให้ยากต่อการรับรู้ความเป็นจริงอย่างเป็นกลาง อยู่ในความสงบและมีเหตุผล ตัวอย่างเช่น บางครั้งผู้คนพูดว่า “ฉันคิดว่ามันเป็นเรื่องจริง” แล้วทำเหมือนว่ามันเป็นเรื่องจริง แม้ว่าคู่สนทนาของพวกเขาจะมองเห็นสถานการณ์ในวิธีที่แตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิง ดังนั้นตรรกะนั้นจึงเหนือกว่าในการสนทนา ไม่ใช่อารมณ์ ให้ถามบุคคลนั้นว่า: "จริงหรือ"

6. กระจายความรับผิดชอบของผู้เข้าร่วมแต่ละคน

เมื่อตัดสินใจโดยกลุ่ม มักลืมมอบหมายหน้าที่ แล้วก็ไม่ชัดเจนว่าใครควรทำอะไรใครรับผิดชอบ ต้องแน่ใจว่าได้กำหนดความรับผิดชอบของสมาชิกแต่ละคนในการตัดสินใจของกลุ่มอย่างชัดเจน

7. ป้อนกฎสองนาที

ให้เวลาทุกคนสองนาทีในการแสดงความคิดเห็นอย่างใจเย็น จากนั้นหารือเกี่ยวกับข้อเสนอของเขาเท่านั้น ด้วยวิธีนี้ ผู้เข้าร่วมทุกคนจะแสดงความคิดเห็นโดยไม่ต้องกลัวว่าจะถูกขัดจังหวะหรือเข้าใจผิด

8. หยุดคนที่พูดเร็วเกินไป

การพูดเร็วเข้าใจยากกว่า บางคนใช้ประโยชน์จากสิ่งนี้ คนเราไม่อยากดูโง่และไม่ถามอีก แม้จะไม่เข้าใจอะไรก็ตาม อย่าตกหลุมรักเหยื่อรายนี้ เป็นความรับผิดชอบของคุณในการชี้แจงความคลุมเครือและแก้ไขข้อพิพาท ดังนั้นอย่ากลัวที่จะพูดว่า “ขออภัย ฉันไม่เข้าใจ คุณช่วยพูดช้าลงหน่อยได้ไหม แล้วถามคำถามที่ค้างอยู่

9. สรุปบทสนทนา

ถ้าทุกคนแลกเปลี่ยนความคิดเห็น ให้สรุป หากคุณตกลงในที่ประชุม ให้พูดออกมาดังๆ ถ้าไม่ก็พูดอย่างนั้นด้วย หากคุณระบุงานสำหรับอนาคต แจกจ่ายให้กับผู้เข้าร่วมและระบุกำหนดเวลา

เขียนข้อสรุป ทฤษฎีการทำงาน และปัญหาเพื่อให้ทุกคนเข้าถึงได้ ซึ่งจะทำให้ง่ายต่อการติดตามความคืบหน้า