2024 ผู้เขียน: Malcolm Clapton | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 04:12
เรานำเสนอบทความโดย Artem Turovets เกี่ยวกับระบบการจัดการการติดต่อทางธุรกิจ นี่ไม่ใช่ชุดของ "เทคนิคการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานขั้นสูง" หรือการบรรยายเกี่ยวกับการตลาดผ่านอีเมล Artyom จะแบ่งปันประสบการณ์ของบริษัทของเขาที่พวกเขาพยายามตั้งค่าการทำงานด้วยอีเมลเพื่อให้ทุกคนสบายใจ
อีเมลคืออะไร ในโลกธุรกิจสมัยใหม่ สิ่งเหล่านี้คือ:
- ใบหน้าของคุณ. ด้วยความช่วยเหลือของอีเมลที่คุณสามารถสร้างภาพลักษณ์ที่ดีในสายตาของคู่สัญญาหรือทำลายความประทับใจแรก
- เครื่องมือในการทำงานของคุณ การสื่อสารกับโลกภายนอกมากมายเกิดขึ้นทางอีเมล ดังนั้น คุณสามารถใช้เครื่องมือนี้ได้ดี ทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้นอย่างมาก
- ความฟุ้งซ่านอันทรงพลัง โลกภายนอกกำลังพยายามดึงคุณ เบี่ยงเบนความสนใจ และทำให้คุณหลงทางผ่านอีเมล
จากมุมมองนี้เรามาดูการทำงานกับอีเมลกัน มาเริ่มกันง่ายๆ
การออกแบบตัวอักษร
ฉันใช้โปรแกรมรับส่งเมล Mozilla Thunderbird ดังนั้นฉันจะใช้เป็นตัวอย่าง มาสร้างจดหมายใหม่และไปจากบนลงล่างในรายการฟิลด์กัน
ถึงผู้ซึ่ง. สำเนา. สำเนาที่ซ่อนอยู่
บางคนอาจไม่รู้ แต่ "ถึง" ของ Mozilla เปลี่ยนเป็น "สำเนา" หรือ "สำเนาลับ" ได้
- ถึง: เราเขียนผู้รับหลักหรือผู้รับหลายคนโดยคั่นด้วยเครื่องหมายอัฒภาค
- Copy: เราเขียนถึงคนที่ควรอ่านจดหมาย แต่เราไม่คาดหวังคำตอบจากใคร
- สำเนาลับ: เราเขียนถึงผู้ที่ควรอ่านจดหมาย แต่ผู้รับจดหมายที่เหลือควรไม่รู้จัก เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการส่งจดหมายธุรกิจจำนวนมาก เช่น การแจ้งเตือน
ไม่ถูก ในการส่งไปรษณีย์จำนวนมาก ให้ระบุผู้รับในช่อง "สำเนา" หรือ "ถึง" ปีละหลายครั้ง ฉันได้รับจดหมายที่มีรายชื่อผู้รับ 50–90 รายอยู่ในช่อง "สำเนาถึง" มีการละเมิดความเป็นส่วนตัว ผู้รับบางคนไม่จำเป็นต้องรู้ว่าคุณกำลังทำงานร่วมกับใครในหัวข้อที่คล้ายคลึงกัน เป็นการดีถ้าคนเหล่านี้เป็นคนที่คุณรู้จักกัน จะเกิดอะไรขึ้นหากรายการดังกล่าวรวมถึงบริษัทที่แข่งขันกันซึ่งไม่รู้จักซึ่งกันและกัน? อย่างน้อยที่สุด คุณต้องพร้อมสำหรับคำอธิบายที่ไม่จำเป็น อย่างสูงสุด สำหรับการยุติความร่วมมือกับหนึ่งในนั้น อย่าทำแบบนี้
ถูกต้อง ส่งจดหมายจำนวนมากไปยังชื่อของคุณเอง และใส่ผู้รับทั้งหมดลงในช่อง "สำเนาลับ"
หัวเรื่องจดหมาย
ความสำคัญของหัวเรื่องมักถูกเขียน (บางครั้งสมเหตุสมผล) ในบล็อกของบริษัทโดยบริการส่งจดหมายอย่างมืออาชีพ แต่บ่อยครั้งที่เรากำลังพูดถึงจดหมายขายซึ่งหัวเรื่องช่วยแก้ปัญหา "ควรเปิดอีเมล"
เรากำลังพูดถึงการติดต่อทางธุรกิจรายวัน หัวข้อนี้ช่วยแก้ปัญหา "จดหมายและผู้แต่งควรระบุได้ง่ายแล้วจึงพบ" นอกจากนี้ ความขยันของคุณจะกลับมาในรูปของกรรมของจดหมายตอบกลับจำนวนมาก เฉพาะคำนำหน้า Re: หรือ Fwd ซึ่งคุณจะต้องมองหาจดหมายที่ต้องการในหัวข้อนี้
ยี่สิบตัวอักษรคือปริมาณจดหมายโต้ตอบหนึ่งวันของผู้จัดการระดับกลาง ฉันไม่ได้พูดถึงผู้ประกอบการและเจ้าของธุรกิจเลย บางครั้งจำนวนจดหมายของพวกเขาอาจลดลงถึง 200 ฉบับหรือมากกว่าต่อวัน ดังนั้นอีกครั้ง: อย่าส่งอีเมลที่มีหัวเรื่องว่างเปล่า
ดังนั้นวิธีการกำหนดหัวเรื่องของคุณอย่างถูกต้อง?
เราใน "Sky" ของเราแนะนำในจดหมายภายนอกเพื่อเขียนในเรื่อง: "Sky" ภายใน - เฉพาะเนื้อหาของหัวเรื่องในสามถึงห้าคำโดยไม่มีคำนำหน้า
ความผิดพลาด # 1: เฉพาะชื่อบริษัทในเรื่องเท่านั้น ตัวอย่างเช่น "ท้องฟ้า" และนั่นแหล่ะ ประการแรก แน่นอนว่าคุณไม่ใช่หนึ่งในบริษัทของคุณที่สื่อสารกับคู่สัญญารายนี้ ประการที่สอง หัวข้อดังกล่าวไม่มีความหมายใด ๆ เนื่องจากชื่อ บริษัท ของคุณสามารถมองเห็นได้จากที่อยู่ ประการที่สาม เดาว่ากล่องจดหมายของคุณจะมีลักษณะอย่างไรกับวิธีการโต้ตอบนี้ บางอย่างเช่นนี้
ค้นในหัวข้อแบบนี้สะดวกไหม?
ความผิดพลาด # 2: พาดหัวขายหน้าฉูดฉาด จะดีมากถ้าคุณรู้วิธีเขียนหัวข้อข่าวแบบนี้ แต่ควรใช้ทักษะเหล่านี้ในการติดต่อทางธุรกิจหรือไม่? จำจุดประสงค์ของหัวเรื่องของจดหมายธุรกิจ: ไม่ใช่เพื่อขาย แต่เพื่อให้ระบุตัวตนและค้นหา
| ไม่ถูก | ถูกต้อง |
| รีบซื้อขวานในราคาที่เหมาะสม! | ข้อเสนอทางการค้าสำหรับการจัดหาแกน |
| ต้องรีบเช็คเปอร์เซ็น! Rodion กำลังมา! | สำหรับการอนุมัติการกระทบยอดดอกเบี้ยกับ Alena Ivanovna |
| ความสนใจ! Porfiry Petrovich ไขความลับของ Raskolnikov และจะแก้ปัญหาของเรา | ข้อเสนอจากที่ปรึกษา: การหักทางจิตวิทยา |
»
ข้อความของจดหมาย
มีคู่มือการเขียนมากมายสำหรับโอกาสต่างๆ ตัวอย่างเช่น ของที่มีประโยชน์มากมายจากและผู้เชี่ยวชาญของคำอื่นๆ ฉันแนะนำให้คุณอ่านบทความของพวกเขาอย่างน้อยก็เพื่อปรับปรุงการรู้หนังสือทั่วไปและปรับปรุงรูปแบบการเขียนทั่วไป
ในกระบวนการเขียนจดหมาย เราต้องตัดสินใจหลายครั้งอย่างสม่ำเสมอ
ถามเรื่องมารยาท … ในตอนต้นของจดหมายคุณสามารถเบลอในความสุภาพหรือแม้กระทั่งความอ่อนโยนในจิตวิญญาณของ ที่รักของฉัน Rodya เป็นเวลากว่าสองเดือนแล้วที่ฉันไม่ได้คุยกับคุณเป็นลายลักษณ์อักษรซึ่งตัวฉันเองต้องทนทุกข์ทรมานและไม่ได้ นอนคิดอีกคืน” มีความสุภาพและมีค่าใช้จ่ายสูง ทั้งในแง่ของเวลาในการเขียนบทนำและสำหรับเวลาที่คู่สนทนาจะอ่าน นี่คือการติดต่อทางธุรกิจ จำได้ไหม? ไม่ใช่เรียงความประเภท epistolary สำหรับการแข่งขันและไม่ใช่จดหมายถึงแม่ของ Raskolnikov แต่เป็นการติดต่อทางธุรกิจ
เราเคารพเวลาและผู้รับของเรา!
เป็นการเหมาะสมที่จะแนะนำตัวเองและเตือนสถานการณ์ของคนรู้จักเฉพาะในจดหมายฉบับแรกที่ส่งหลังจากการประชุมที่หายวับไปในนิทรรศการ หากนี่คือความต่อเนื่องของความร่วมมือหรือการติดต่อสื่อสารในปัจจุบัน ในจดหมายฉบับแรกของวัน เราเขียนว่า: "สวัสดี อีวาน" ในจดหมายฉบับที่สองและฉบับต่อมา: "อีวาน …"
อุทธรณ์ … ฉันกังวลเสมอว่าจะติดต่อใครในจดหมายหากมีผู้รับหลายคน ฉันเพิ่งเขียนจดหมายถึงสามสาวชื่อแอนนา ฉันเขียนว่า "สวัสดี แอนนา" โดยไม่ลังเลใดๆ และไม่ได้อาบน้ำ แต่นี่ไม่ใช่กรณีเสมอไป
จะเกิดอะไรขึ้นถ้ามีผู้รับสามคนหรือเจ็ดคนแต่พวกเขาไม่ได้ใช้ชื่อเดียวกัน คุณสามารถระบุชื่อได้: "สวัสดีตอนบ่าย Rodion, Pulcheria, Avdotya และ Pyotr Petrovich" แต่มันยาวนานและต้องใช้เวลา คุณสามารถเขียนว่า: "สวัสดีเพื่อนร่วมงาน!"
สำหรับตัวฉันเอง ฉันใช้กฎเพื่ออ้างถึงชื่อผู้ที่อยู่ในช่อง "ถึง" และสำหรับผู้ที่อยู่ในสำเนาอย่าสมัครเลย กฎนี้ในเวลาเดียวกันช่วยให้คุณกำหนด (หนึ่ง!) ผู้รับจดหมายและวัตถุประสงค์ของจดหมายนี้ได้อย่างแม่นยำยิ่งขึ้น
การอ้างอิง … บ่อยครั้ง การติดต่อโต้ตอบกันเป็นห่วงโซ่ของจดหมายที่มีคำถามและคำตอบ - ในคำพูดคือบทสนทนา ถือว่าเป็นรูปแบบที่ดีที่จะไม่ลบประวัติของจดหมายโต้ตอบและเขียนคำตอบของคุณที่ด้านบนของข้อความที่ยกมา เพื่อที่จะกลับมาที่จดหมายโต้ตอบนี้ในสัปดาห์ต่อมา คุณสามารถอ่านบทสนทนาจากบนลงล่างได้อย่างง่ายดายในวันที่จากมากไปน้อย
ด้วยเหตุผลบางประการ การตั้งค่าเริ่มต้นใน Mozilla คือ "วางเคอร์เซอร์หลังข้อความที่ยกมา" ฉันแนะนำให้เปลี่ยนในเมนู "เครื่องมือ" → "การตั้งค่าบัญชี" → "การเขียนและการกำหนดที่อยู่" มันควรจะเป็นแบบนี้
วัตถุประสงค์ของจดหมาย … จดหมายธุรกิจมีสองประเภท:
- เมื่อเราเพิ่งแจ้งคู่สนทนา (เช่น รายงานงานที่ทำในหนึ่งเดือน)
- และเมื่อเราต้องการบางสิ่งจากคู่สนทนา ตัวอย่างเช่นเพื่อให้เขาอนุมัติใบแจ้งหนี้ที่แนบมาสำหรับการชำระเงิน
ตามกฎแล้ว มีจดหมายให้กำลังใจมากมายกว่าจดหมายที่รายงาน หากเราต้องการบรรลุผลบางอย่างจากคู่สนทนา เป็นสิ่งสำคัญมากที่จะพูดเกี่ยวกับสิ่งนั้นด้วยตัวอักษรเป็นข้อความธรรมดา คำกระตุ้นการตัดสินใจควรมาพร้อมกับคำกระตุ้นการตัดสินใจตามชื่อและตามด้วยประโยคสุดท้ายในจดหมาย
ไม่ถูก: "Porfiry Petrovich ฉันรู้ว่าใครฆ่าหญิงชรา"
ถูกต้อง: "Porfiry Petrovich ฉันแฮ็คหญิงชราจนตาย ได้โปรดใช้มาตรการในการจับกุมของฉัน ฉันเหนื่อยกับความทุกข์แล้ว!"
ทำไมนักข่าวควรคิดว่าคุณจะทำอย่างไรกับจดหมายฉบับนี้? ท้ายที่สุดเขาสามารถตัดสินใจผิดได้
ลายเซ็นในข้อความ … เธอจะต้องเป็น นอกจากนี้ โปรแกรมรับส่งเมลทั้งหมดยังให้คุณกำหนดค่าการแทนที่อัตโนมัติของลายเซ็นได้ ตัวอย่างเช่น คลาสสิก "ขอแสดงความนับถือ … " ใน Mozilla ทำได้ภายใต้เครื่องมือ → ตัวเลือกบัญชี
การเขียนหรือไม่เขียนรายชื่อในลายเซ็นถือเป็นเรื่องส่วนตัวของทุกคน แต่ถ้าคุณเกี่ยวข้องกับการขายในทางใดทางหนึ่ง - อย่าลืมเขียน แม้ว่าการทำธุรกรรมจะไม่เกิดขึ้นจากผลลัพธ์ของการสื่อสาร แต่ในอนาคตคุณจะพบผู้ติดต่อจากลายเซ็นได้ง่าย
สุดท้าย อีกหนึ่งคุณลักษณะของเนื้อความของจดหมายสำหรับคู่สนทนาที่ไม่ชอบ (ไม่สามารถ ไม่ต้องการ ไม่มีเวลา) เพื่อตอบจดหมายของคุณ ระบุค่าเริ่มต้นในข้อความของจดหมาย ตัวอย่างเช่น "Porfiry Petrovich หากคุณไม่มาจับฉันก่อนเวลา 12.00 น. ในวันศุกร์ ฉันจะถือว่าตัวเองได้รับการนิรโทษกรรม" แน่นอน กำหนดเวลาต้องเป็นจริง (คุณไม่ควรส่งข้อความจากตัวอย่างในวันศุกร์ เวลา 11:50 น.) ผู้รับจะต้องสามารถอ่านและตัดสินใจเกี่ยวกับจดหมายของคุณได้ "ความเงียบ" นี้ช่วยลดความรับผิดชอบของคุณสำหรับการไม่โต้ตอบของคู่สนทนา และเช่นเคย ต้องใช้คุณลักษณะนี้อย่างชาญฉลาด หากมีคนตอบจดหมายของคุณตรงเวลาและสม่ำเสมอ คำขาดดังกล่าวสามารถหากไม่ทำให้เขาขุ่นเคืองก็ให้เครียดเขาเล็กน้อยหรือนำไปสู่การตัดสินใจที่จะไม่ตอบจดหมายตอนนี้ แต่ทำให้คุณรอในวันศุกร์
เอกสารแนบ
จดหมายมักจะมาพร้อมกับไฟล์แนบ: ประวัติย่อ ข้อเสนอเชิงพาณิชย์ การประเมิน ตารางเวลา การสแกนเอกสาร - เครื่องมือที่สะดวกมากและในขณะเดียวกันก็เป็นแหล่งที่มาของข้อผิดพลาดยอดนิยม
ข้อผิดพลาด: ขนาดไฟล์แนบขนาดใหญ่ มักจะได้รับอีเมลพร้อมไฟล์แนบขนาดไม่เกิน 20 MB ตามกฎแล้ว นี่คือการสแกนเอกสารบางฉบับในรูปแบบ TIFF ด้วยความละเอียด 600dpi โปรแกรมอีเมลของผู้ติดต่อเกือบจะหยุดทำงานเป็นเวลาสองสามนาทีโดยเปล่าประโยชน์เพื่อดาวน์โหลดตัวอย่างไฟล์แนบนี้ และพระเจ้าห้ามไม่ให้ผู้รับพยายามอ่านจดหมายนี้บนสมาร์ทโฟน …
โดยส่วนตัวแล้วฉันจะลบจดหมายดังกล่าวทันที ไม่ต้องการให้จดหมายของคุณจบลงในถังขยะก่อนที่จะถูกอ่าน? ตรวจสอบขนาดของไฟล์แนบ ขอแนะนำว่าไม่เกิน 3 MB
เกิดอะไรขึ้นถ้ามันเกิน?
- ลองกำหนดค่าเครื่องสแกนใหม่เป็นรูปแบบและความละเอียดอื่น ตัวอย่างเช่น ใน PDF และ 300dpi จะได้รับการสแกนที่ค่อนข้างอ่านง่าย
- ลองนึกถึงโปรแกรมอย่าง WinRar หรือ 7zip ไฟล์บางไฟล์ถูกบีบอัดอย่างสมบูรณ์
- เกิดอะไรขึ้นถ้าไฟล์แนบมีขนาดใหญ่และคุณไม่สามารถบีบอัดได้ ตัวอย่างเช่น ฐานข้อมูลการบัญชีที่เกือบจะว่างเปล่ามีน้ำหนัก 900 MB การจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์จะช่วยได้: Dropbox, Google Drive และอื่นๆ บริการบางอย่าง เช่น Mail.ru จะแปลงไฟล์แนบขนาดใหญ่เป็นลิงก์ไปยังที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์โดยอัตโนมัติ แต่ฉันชอบที่จะจัดการข้อมูลที่จัดเก็บไว้ในคลาวด์ด้วยตัวเอง ดังนั้นฉันจึงไม่ต้อนรับการทำงานอัตโนมัติจาก Mail.ru
และอีกหนึ่งคำแนะนำที่ไม่ค่อยชัดเจนเกี่ยวกับการลงทุน - พวกเขา ชื่อ … จะต้องเป็นที่เข้าใจและเป็นที่ยอมรับของผู้รับ เมื่อพวกเราในบริษัทกำลังเตรียมข้อเสนอเชิงพาณิชย์ที่ส่งถึง … ปล่อยให้มันเป็น Fyodor Mikhailovich Dostoevsky ฉันได้รับจดหมายจากผู้จัดการพร้อมข้อเสนอโครงการเพื่อขออนุมัติ และไฟล์แนบมีไฟล์ชื่อ "DlyaFedi.docx" ด้วย กับผู้จัดการที่ส่งสิ่งนี้มาให้ฉัน บทสนทนาเกิดขึ้นดังนี้:
- ผู้จัดการที่รัก คุณพร้อมที่จะเข้าหาบุคคลที่น่าเคารพนับถือและตั้งชื่อเขาต่อหน้า Fedya หรือไม่?
- ยังไงก็ตาม สุภาพบุรุษที่เคารพ ทุกคนเรียกเขาด้วยชื่อจริงและนามสกุลของเขา
- ทำไมคุณถึงเรียกการลงทุนว่า "Dlya Fedy"? ถ้าฉันส่งเขาไปตอนนี้ คุณคิดว่าเขาจะซื้อขวานจากเราสำหรับ CP นี้หรือไม่?
- ฉันจะเปลี่ยนชื่อในภายหลัง …
เหตุใดจึงต้องเตรียมระเบิดเวลา - การปฏิเสธของผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า - หรือทำงานพิเศษในการเปลี่ยนชื่อไฟล์ด้วยตัวเอง? ทำไมไม่ตั้งชื่อไฟล์แนบให้ถูกต้องในทันที: "สำหรับ Fedor Mikhailovich.docx" หรือดีกว่านั้น - "KP_Nebo_Topory.docx"
ดังนั้นเราจึงแยกแยะอีเมลเป็น "ใบหน้า" ได้ไม่มากก็น้อย มาดูที่อีเมลเป็นเครื่องมือในการทำงานที่มีประสิทธิภาพและพูดคุยเกี่ยวกับสิ่งที่ทำให้ไขว้เขว
การทำงานกับตัวอักษร
อีเมลเป็นสิ่งรบกวนสมาธิที่ทรงพลัง เช่นเดียวกับสิ่งที่ทำให้ไขว้เขว อีเมลจะต้องได้รับการจัดการโดยการกระชับกฎและแนะนำตารางการทำงาน
อย่างน้อยที่สุด คุณต้องปิดการแจ้งเตือนทั้งหมดเกี่ยวกับการมาถึงของจดหมาย หากไคลเอนต์อีเมลได้รับการกำหนดค่าตามค่าเริ่มต้น คุณจะได้รับการแจ้งเตือนด้วยสัญญาณเสียง และไอคอนถัดจากนาฬิกาจะกะพริบ และจะแสดงตัวอย่างจดหมายพูดง่ายๆ ก็คือ พวกเขาจะทำทุกอย่างเพื่อดึงคุณออกจากงานอันอุตสาหะ และจากนั้นก็พาคุณดิ่งลงสู่ก้นบึ้งของจดหมายที่ยังไม่ได้อ่านและจดหมายที่มองไม่เห็น - ลบหนึ่งหรือสองชั่วโมงจากชีวิต
จิตตานุภาพอันทรงพลังของใครบางคนทำให้พวกเขาไม่ถูกรบกวนจากการแจ้งเตือน และสำหรับคนทั่วไป จะเป็นการดีกว่าที่จะไม่ลองเสี่ยงโชคและปิดมัน ใน Mozillla Thunderbird ทำได้ผ่านเมนู "เครื่องมือ" → "ตัวเลือก" → "ทั่วไป" → "เมื่อมีข้อความใหม่ปรากฏขึ้น"
หากไม่มีการแจ้งเตือนจะเข้าใจได้อย่างไรว่าจดหมายมาถึงแล้ว?
ง่ายมาก. ตัวคุณเองโดยมีสติ จัดสรรเวลาสำหรับการแยกวิเคราะห์เมล เปิดโปรแกรมรับส่งเมล และดูข้อความที่ยังไม่ได้อ่านทั้งหมด สามารถทำได้วันละ 2 ครั้ง เช่น ช่วงกลางวันและเย็น หรือช่วงที่ต้องหยุดทำงาน เช่น ในสภาพการจราจรคับคั่ง
มักถูกถามเกี่ยวกับเวลาตอบสนองและอีเมลด่วนอย่างไร คำตอบคือ: คุณไม่มีจดหมายด่วนทางไปรษณีย์ เว้นแต่คุณจะทำงานในแผนกสนับสนุนลูกค้า (แผนกดังกล่าวมีกฎเกณฑ์ในการทำงานกับอีเมล)
หากมีจดหมายด่วน ผู้ส่งจะแจ้งให้คุณทราบผ่านช่องทางอื่น - โทรศัพท์, SMS, Skype จากนั้นคุณจะจงใจไปที่โปรแกรมรับส่งเมลและดำเนินการกับจดหมายด่วน ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการเวลาทั้งหมด (เช่น Gleb Arkhangelsky ที่มี "Time Drive") ประกาศมาตรฐานสำหรับการตอบกลับอีเมลสูงสุด 24 ชั่วโมง นี่เป็นกฎเกณฑ์ปกติของรูปแบบที่ดี - อย่าคาดหวังการตอบกลับทันทีจากคู่สนทนาทางอีเมล หากมีจดหมายด่วนแจ้งผ่านช่องทางการสื่อสารที่เร็วกว่า
ดังนั้นเราจึงปิดการแจ้งเตือน และตอนนี้เราเปิดโปรแกรมรับส่งเมลตามกำหนดการของเรา
เราควรทำอย่างไรเมื่อเราเข้าไปที่เมลและเริ่มทำกิจกรรมที่เรียกว่า "parse email"? จุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของงานนี้อยู่ที่ไหน
ฉันได้ยินมามากเกี่ยวกับระบบศูนย์กล่องจดหมายเข้า แต่น่าเสียดายที่ฉันยังไม่พบผู้ใช้เลยแม้แต่คนเดียว ฉันต้องคิดค้นล้อของฉันใหม่ มีบทความในหัวข้อนี้ใน Lifehacker ตัวอย่างเช่น, "". ด้านล่างฉันจะพูดถึงระบบศูนย์กล่องจดหมายในการตีความของฉัน ฉันจะขอบคุณถ้าผู้เชี่ยวชาญด้าน GTD จะตรวจสอบความคิดเห็น เพิ่มหรือปรับปรุงระบบที่อธิบายไว้
สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจและยอมรับว่าอีเมลไม่ใช่ตัวกำหนดเวลางานหรือที่เก็บถาวรสำหรับกิจกรรมของคุณ ดังนั้น โฟลเดอร์ "กล่องจดหมาย" ควรว่างเปล่าเสมอ เมื่อคุณเริ่มแยกวิเคราะห์กล่องจดหมายของคุณแล้ว อย่าหยุดหรือฟุ้งซ่านกับสิ่งใดๆ จนกว่าคุณจะล้างโฟลเดอร์นี้ให้ว่างเปล่า
จะทำอย่างไรกับอีเมลในกล่องจดหมายของคุณ? คุณต้องอ่านแต่ละตัวอักษรตามลำดับและลบออก ใช่ เพียงแค่เลือกและกด Delete บนแป้นพิมพ์ของคุณ ถ้าคุณไม่สามารถพาตัวเองไปลบจดหมายได้ คุณจะต้องตัดสินใจว่าจะทำอย่างไรกับจดหมายนั้น
- คุณสามารถตอบได้ภายในสามนาที? ฉันจำเป็นต้องตอบหรือไม่ ใช่ มันจำเป็น และคำตอบจะใช้เวลาไม่เกินสามนาที แล้วตอบทันที
- คุณต้องตอบ แต่การเตรียมคำตอบจะใช้เวลามากกว่าสามนาที หากคุณใช้เครื่องมือวางแผนงานที่ช่วยให้คุณสามารถแปลงอีเมลเป็นงานได้ ให้เปลี่ยนอีเมลของคุณให้เป็นงานและลืมมันไปชั่วขณะหนึ่ง ตัวอย่างเช่น ฉันใช้บริการ Doit.im ที่ยอดเยี่ยมมาก ช่วยให้คุณสร้างที่อยู่อีเมลส่วนตัว: คุณส่งต่อจดหมายไปยังอีเมลนั้น และจดหมายนั้นจะกลายเป็นงาน แต่ถ้าคุณไม่มีตัวกำหนดเวลางาน ให้ย้ายจดหมายไปที่โฟลเดอร์ย่อย "0_Run"
- หลังจากตอบกลับจดหมายอย่างรวดเร็ว เปลี่ยนเป็นงานหรือทำความคุ้นเคยง่ายๆ แล้ว คุณต้องตัดสินใจว่าจะทำอย่างไรกับข้อความนี้ต่อไป: ลบทิ้งหรือส่งไปยังโฟลเดอร์ใดโฟลเดอร์หนึ่งเพื่อการจัดเก็บระยะยาว
นี่คือโฟลเดอร์จัดเก็บข้อมูลระยะยาวของฉัน
- 0_วิ่ง. ฉันไม่มีโฟลเดอร์ดังกล่าว แต่ถ้าคุณไม่มีนักวางแผน ย้ำ คุณสามารถใส่จดหมายที่ต้องการการศึกษาอย่างละเอียดได้ที่นี่ โฟลเดอร์นี้ยังต้องได้รับการทำความสะอาดเป็นประจำ แต่ด้วยวิธีการที่รอบคอบในเวลาที่กำหนดเป็นพิเศษ
- 1_อ้างอิง นี่คือที่ที่ฉันใส่จดหมายที่มีข้อมูลเบื้องหลัง: จดหมายต้อนรับที่มีการเข้าสู่ระบบจากบริการต่างๆ บนเว็บ ตั๋วสำหรับเที่ยวบินที่จะมาถึง และอื่นๆ
- 2_โครงการ. ที่เก็บถาวรของการติดต่อกับคู่ค้าและโครงการที่มีความสัมพันธ์ในปัจจุบันถูกเก็บไว้ที่นี่ โดยปกติจะมีการสร้างโฟลเดอร์แยกต่างหากสำหรับแต่ละโครงการหรือพันธมิตรในโฟลเดอร์ของหุ้นส่วน ฉันไม่เพียงแต่ใส่จดหมายจากพนักงานของเขาเท่านั้น แต่ยังรวมถึงจดหมายจากพนักงานของ "สวรรค์" ที่เกี่ยวข้องกับหุ้นส่วนนี้ด้วย สะดวกมาก: หากจำเป็น การติดต่อทั้งหมดในโครงการก็อยู่ใกล้แค่เอื้อมเพียงไม่กี่คลิก
- 3_พิพิธภัณฑ์. ฉันกำลังโยนจดหมายที่น่าเสียดายที่จะลบและประโยชน์ของจดหมายเหล่านี้ไม่ชัดเจน นอกจากนี้ โฟลเดอร์ที่มีโปรเจ็กต์ปิดจาก "2_Projects" จะย้ายข้อมูลที่นี่ กล่าวคือ ผู้สมัครคนแรกสำหรับการลบจะถูกเก็บไว้ใน "พิพิธภัณฑ์"
- 4_เอกสาร. ต่อไปนี้เป็นจดหมายพร้อมตัวอย่างเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่อาจเป็นประโยชน์ต่อการบัญชีในอนาคต เช่น ใบแจ้งยอดจากลูกค้า ตั๋วสำหรับการเดินทาง โฟลเดอร์นี้มีความเหมือนกันมากกับโฟลเดอร์ "2_Projects" และ "1_Sprav" โดยจะจัดเก็บข้อมูลทางบัญชีเท่านั้น และข้อมูลการจัดการจะถูกเก็บไว้ในโฟลเดอร์ "2_Projects" ใน "4_Documents" - ข้อมูลที่ตายแล้ว และใน "2_Projects" - ยังมีชีวิตอยู่
- 5_ความรู้ นี่คือที่ที่ฉันเพิ่มเฉพาะจดหมายที่มีประโยชน์จริงๆ ที่ฉันอยากกลับมาอีกหลังจากผ่านไปสักพักเพื่อหาแรงบันดาลใจหรือหาทางแก้ไข
มีการตั้งค่าอื่นๆ ของเมลไคลเอ็นต์ที่สำคัญสำหรับการทำงานของระบบนี้ อันดับแรก ตามค่าเริ่มต้น Thunderbird ได้เลือกช่องทำเครื่องหมายทำเครื่องหมายข้อความว่าอ่านแล้ว ฉันชอบที่จะทำโดยเจตนาเพื่อให้ช่องทำเครื่องหมายหายไป! ในการดำเนินการนี้ ไปที่เมนู "เครื่องมือ" → "ตัวเลือก" → "ขั้นสูง" → "อ่านและแสดง"
ประการที่สอง เราใช้ ตัวกรอง … ก่อนหน้านี้ ฉันใช้ตัวกรองที่ส่งต่อจดหมายไปยังโฟลเดอร์ที่เหมาะสมโดยอัตโนมัติตามที่อยู่ของผู้ส่ง ตัวอย่างเช่น จดหมายจากทนายความถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ "ทนายความ" ฉันปฏิเสธแนวทางนี้ด้วยเหตุผลหลายประการ ประการแรก: จดหมายจากทนายความใน 99% ของคดีอ้างถึงโครงการหรือหุ้นส่วน ซึ่งหมายความว่าต้องย้ายไปยังโฟลเดอร์ของพันธมิตรหรือโครงการนี้ ประการที่สอง ฉันตัดสินใจเพิ่มการรับรู้ คุณเองต้องตัดสินใจว่าควรเก็บจดหมายฉบับใดไว้ และสะดวกกว่าที่จะค้นหาข้อความที่ยังไม่ได้ดำเนินการในที่เดียว - ในกล่องจดหมาย ตอนนี้ฉันใช้ตัวกรองเพื่อจัดหมวดหมู่ตัวอักษรธรรมดาอัตโนมัติจากระบบต่างๆ ลงในโฟลเดอร์เท่านั้น นั่นคือจดหมายที่ไม่ต้องการให้ฉันตัดสินใจ ตัวกรองใน Mozilla Thunderbird ได้รับการกำหนดค่าในเมนูเครื่องมือ → ตัวกรองข้อความ
ดังนั้น ด้วยวิธีการที่ถูกต้อง อีเมลควรใช้เวลา 10 ถึง 60 นาทีต่อวัน ขึ้นอยู่กับปริมาณการติดต่อ
ใช่และอีกสิ่งหนึ่ง คุณได้ปิดการแจ้งเตือนเกี่ยวกับการมาถึงของจดหมายใหม่แล้วใช่ไหม;)