2024 ผู้เขียน: Malcolm Clapton | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 04:12
นี่เป็นข้อความที่ตัดตอนมาจากหนังสือของฟิล ไซมอน นักข่าวและนักพูดชาวอเมริกัน มันเกี่ยวกับวิธีที่ผู้คนบุกรุกชีวิตของกันและกันผ่านอีเมลและวิธีตอบโต้
หากเมื่อทำงานกับอีเมล ดูเหมือนว่าคุณกำลังเล่นเกมที่คุณต้อง "ตามให้ทัน" ด้วยค้อน ไฝที่คลานออกมาในโพรงใดโพรงหนึ่งโดยฉับพลัน แสดงว่าคุณไม่ได้อยู่คนเดียว โดยค่าเริ่มต้น อีเมลเป็นช่องทางหลักสำหรับการสื่อสารทางธุรกิจ ตามรายงานของ Radicati Group พนักงานสำนักงานโดยเฉลี่ยได้รับอีเมลประมาณ 100 ฉบับต่อวัน จำนวนนี้เพิ่มขึ้นทุกปีโดย 15% ในเดือนกรกฎาคม 2555 สถาบันที่ปรึกษา McKinsey Global Institute ได้ตีพิมพ์รายงานเรื่อง The Social Economy: Unlocking Value and Productivity through Social Technologies พนักงานส่วนหน้าใช้เวลา 28% ในการจัดการอีเมล
คิดเกี่ยวกับมัน หากคุณมีชั่วโมงทำงาน 50 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ จะใช้เวลา 14 ชั่วโมงในสัปดาห์นั้นในการอ่านและเขียนอีเมล คุณแทบจะไม่ได้ใช้เวลากับ Word, Excel หรือโปรแกรมงานอื่นๆ มากนัก
ตัวเลขเหล่านี้อาจไม่ใช่ปัญหาหากอีเมลเป็นช่องทางการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพอย่างแท้จริง ค่อนข้างเป็นเช่นนั้นสำหรับบางบริษัท แต่ในกรณีส่วนใหญ่ จะไม่เป็นเช่นนั้น แน่นอน อีเมลมีสิทธิ์ที่จะมีอยู่ แต่อย่าหลงทาง การวิจัยพบว่าการตรวจสอบกล่องจดหมายของคุณอย่างต่อเนื่องทำให้ระดับไอคิวของคุณลดลง
ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา อีเมลได้กลายเป็นหายนะของการสื่อสารทางธุรกิจอย่างแท้จริง อย่างไรก็ตาม คุณไม่ควรตำหนิเธอสำหรับปัญหาทั้งหมด เทคโนโลยีการกล่าวโทษนั้นสะดวก: เป็นข้อแก้ตัวที่ดีที่จะไม่ส่องกระจก ท้ายที่สุดถ้าเรามองเข้าไปข้างในเราจะเข้าใจว่าปัญหาไม่ได้อยู่ที่อีเมลแบบนั้น แต่อยู่ที่วิธีที่เราใช้
ประเด็นคือไม่ต้องเลือกไม่รับอีเมล (แม้ว่าบางคนจะทำ) ประเด็นคือใช้มันอย่างมีเหตุผล
จะเริ่มต้นที่ไหน?
ทำความเข้าใจอีเมล ≠ การสนทนา
คุณไม่สามารถดำเนินการสนทนาผ่านอีเมลในลักษณะเดียวกับในชีวิตจริง มีช่องว่างเวลาระหว่างตัวอักษรอยู่เสมอ และข้อความไม่ได้หมายความถึงการแสดงออกถึงความเป็นมิตรอย่างใกล้ชิดต่อคู่สนทนา Justin Kruger จาก New York University และ Nicholas Epley จาก University of Chicago ที่ขาดคำพูดที่ไม่ใช้คำพูดทำให้ผู้คนตีความอีเมลผิด
นักจิตวิทยาพบว่ามีความเป็นไปได้ที่จะตีความอารมณ์ในข้อความได้อย่างถูกต้องเท่านั้นในครึ่งกรณี อนิจจารอยยิ้มจะไม่ช่วยแยกแยะอารมณ์ขันจากการเสียดสี มักนำไปสู่ความเข้าใจผิด คุณพร้อมที่จะพลิกเหรียญทุกครั้งที่พยายามเดาว่าคู่สนทนาของคุณเข้าใจข้อความของคุณหรือไม่?
ทำตามกฎสามตัวอักษร
เมื่อคุณยอมรับความจริงที่ว่าอีเมลไม่ใช่ที่ที่ดีที่สุดสำหรับการสนทนาแบบจริงใจ ให้ดำเนินการต่อไป
ใช้กฎสามตัวอักษร: หากปัญหาไม่ได้รับการแก้ไขในอีเมลสามฉบับ จำเป็นต้องมีการประชุมส่วนตัว
ใช้ได้กับทั้งงานธุรการ (เช่น การจัดตารางการประชุม) และงานส่วนตัว จะช่วยประหยัดเวลาและความยุ่งยากได้มาก อย่างไรก็ตามไม่ใช่ทุกคนที่ชอบเตรียมตัวให้พร้อมสำหรับความไม่พอใจของสหายบางคน ด้วยข้อสันนิษฐานที่สมเหตุสมผล แต่ถึงเวลาที่จะกำจัดทัศนคติ "อีเมลสำหรับคำถามทั้งหมด"
อย่าแก้เรื่องเร่งด่วนทางอีเมล
หากปัญหามีความสำคัญจริงๆ และจำเป็นต้องดำเนินการในทันที อย่าระบุในอีเมล มีโทรศัพท์สำหรับสิ่งนี้ ทำให้สิ่งนี้เป็นกฎในบริษัทของคุณ
อย่าใช้อีเมลในการจัดการงาน
อีเมลไม่ใช่ตัวจัดการงาน แต่หลายคนใช้อีเมลเช่นนี้ ไม่น่าแปลกใจที่พวกเขาฟุ้งซ่านอยู่ตลอดเวลา ฉันเปิดกล่องขาเข้าเพื่อตรวจสอบงาน และกระแสงานและข้อความส่วนตัวก็ตกอยู่กับคุณ สลับไปใช้ได้ง่าย โดยลืมไปว่าเหตุใดคุณจึงเปิดโปรแกรมรับส่งเมล
มีแอปพลิเคชันแบบสแตนด์อโลนสำหรับการจัดการงาน: DropTask และอื่นๆ สิ่งเหล่านี้ไม่ใช่สิ่งทดแทนอีเมล แต่มุ่งสู่เป้าหมายที่คุณพยายามทำให้สำเร็จ
การจัดการโครงการก็เหมือนกัน หรือ Basecamp - เครื่องมือที่สะดวกและราคาไม่แพงที่จะช่วยคุณจากกลุ่มข้อความหลายกิโลเมตร
อย่าปฏิบัติต่อการสื่อสารเหมือนการขุดถ่านหินในเหมือง
มีไม่กี่คนที่เป็นอิสระในความสัมพันธ์ในการทำงาน หลายคนรวมถึงเพราะพวกเขาไม่สามารถเลือกเพื่อนร่วมงาน ลูกค้า และหุ้นส่วนได้ บางคนก็ "ยุ่ง" เกินกว่าจะคุยโทรศัพท์ พวกเขาต้องการเขียนข้อความเป็นโหลแทนที่จะพูดคุยกันทุกเรื่องด้วยวาจาภายในสองนาที
ในกรณีนี้ คุณต้องใส่ใจกับวิธีการสื่อสารของพวกเขา (คำ วลี และอื่นๆ) ถามตัวเองว่าคุณต้องการโต้ตอบกับคนที่ไม่คุยโทรศัพท์และพูดจริงๆ หรือไม่ ตรวจสอบผู้หางานในตำแหน่งที่ว่างในบริษัทของคุณ ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า หรือซัพพลายเออร์ในอนาคตอย่างละเอียด หากพวกเขาสื่อสารกันในขั้นต้นราวกับว่าพวกเขากำลังขุดแร่ในเหมือง โอกาสที่พวกเขาจะเปลี่ยนไปคืออะไร?
จดจำชีวิตนอกอีเมล
เธอคือ! อย่ากลัวที่จะปิดกล่องจดหมายของคุณ โลกจะไม่ล่มสลาย สิ่งนี้ชัดเจน แต่สำหรับหลาย ๆ คน อาจเป็นการเปิดเผย ตัวอย่างเช่น ที่ Klick Health พนักงานใช้อีเมล ตามที่ CEO กล่าว อีเมลเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้ผู้อื่นควบคุมตัวเองได้
คุณคิดอย่างไร: อีเมลปกครองคนจริงหรือ โดยการจัดเก็บงานและลำดับของการดำเนินการกับพวกเขา?