วิธีที่จะไม่เป็นทาสอีเมล: 7 เคล็ดลับจากหัวหน้า LinkedIn

2024 ผู้เขียน: Malcolm Clapton | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 04:12

ผู้คนจำนวนมากประสบปัญหาเดียวกันทุกวัน: อีเมลที่ออกแบบมาเพื่อปรับปรุงและจัดระเบียบกระบวนการทำงานและการสื่อสาร มักจะกลายเป็นผู้ดูแลที่เลวทราม บังคับให้คุณจับตาดูผู้คนที่เข้ามาราวกับว่าคุณกำลังทำงานบนสายพานลำเลียง. ทันทีที่คุณฟุ้งซ่าน ข้อมูลที่สะสมอยู่เรื่อย ๆ จะเปลี่ยนกล่องจดหมายที่เรียบร้อยและสะอาดให้กลายเป็นกองขยะ ซึ่งจะทำให้ทำความสะอาดได้ยากขึ้น ยิ่งคุณไม่ต้องกลับมาที่อีเมลอีกนานเท่าไร

วันนี้เราขอนำเสนอเคล็ดลับง่ายๆ ในการจัดการการโต้ตอบทางอีเมลจาก Jeff Weiner ซีอีโอของ LinkedIn ชายผู้ปฏิบัติหน้าที่นี้ถูกบังคับให้ติดต่อกับผู้คนหลายร้อยคนทุกวัน และเขามีกลอุบายหลายอย่างที่ทำให้เขาไม่ต้องจมอยู่กับข้อมูลถล่มทลายนี้

โดยพื้นฐานแล้วกล่องจดหมายของฉันได้กลายเป็นศูนย์กลางของเวิร์กโฟลว์ของฉัน - ฉันสื่อสารกับพนักงานมากกว่า 4,300 คนใน 26 เมืองทั่วโลกผ่านอีเมลเป็นประจำ นี่ไม่ได้หมายความว่าฉันเป็นแฟนตัวยงของอีเมลมาตลอด หรือว่าฉันไม่เคยมีสถานการณ์ที่งานอีเมลของฉันจะคล้ายกับงานของ Sisyphean

อย่างไรก็ตาม ตลอดหลายปีที่ผ่านมา ฉันได้พัฒนาแนวทางปฏิบัติหลายประการที่อนุญาตให้ฉันเปลี่ยนจากแนวคิดของ "การควบคุมอีเมล" ไปสู่แนวคิดของ "ฉันควบคุมอีเมล"

1. ต้องการรับจดหมายน้อย - ส่งจดหมายน้อยลง

คำแนะนำนี้ดูเหมือนง่ายอย่างน่าขัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งในบริบทของปัญหาทั่วไป แต่สำหรับตัวฉันเอง ฉันคิดว่ามันเป็นกฎทองสำหรับการจัดการอีเมลที่ประสบความสำเร็จ

ข้อสรุปนี้มาถึงฉันระหว่างที่ฉันทำงานที่บริษัทเดิม โดยที่คนสองคนที่เกี่ยวข้องกับฉันอย่างใกล้ชิดที่สุดออกจากบริษัทไป พวกเขาสื่อสารกับผู้คนได้อย่างมีประสิทธิภาพมาก ทำงานหนักและปรากฏว่าส่งจดหมายเป็นจำนวนมาก ขณะที่พวกเขาทำงานให้กับบริษัท ปริมาณการติดต่อทางอีเมล์ก็ดูเป็นเรื่องปกติ อย่างไรก็ตาม หลังจากที่พวกเขาจากไป ฉันพบว่าการรับส่งข้อมูลในจดหมายของฉันลดลงประมาณ 20-30%

กิจกรรมทั้งหมดนี้ทางไปรษณีย์ไม่เพียง แต่เป็นจดหมายของพวกเขาเท่านั้น แต่มีคำตอบของฉันสำหรับพวกเขา แต่ยังมีจดหมายและคำตอบจากผู้รับทั้งหมดที่แนบมากับจดหมายโต้ตอบ บ่อยครั้งข้อความเหล่านี้ไม่ได้กำหนดให้ฉันต้องมีส่วนร่วมในการอภิปราย

นับจากนั้นเป็นต้นมา ฉันตั้งเงื่อนไขที่ชัดเจน - จะไม่เขียนโดยไม่จำเป็น ผลลัพธ์: จดหมายน้อยลงและการสั่งซื้อกล่องจดหมายมากขึ้นโดยไม่กระทบต่อกิจกรรมการทำงาน ตั้งแต่นั้นมา ฉันก็พยายามที่จะไม่เบี่ยงเบนไปจากกฎนี้

2. ทำเครื่องหมายอีเมลที่รอดำเนินการว่ายังไม่ได้อ่าน

การทำเครื่องหมายอีเมลว่ายังไม่ได้อ่านได้เปลี่ยนวิธีการทำงานกับเมลโดยพื้นฐานแล้ว เพียงพอสำหรับฉันที่จะอ่านจดหมายที่เข้ามาอย่างรวดเร็วตอบข้อความเร่งด่วนที่สุดทันทีและลบจดหมายที่ไม่จำเป็น จดหมายฉบับเดียวกันกับที่ฉันต้องกลับไปทีหลัง ถ้ามีเวลา ฉันทำเครื่องหมายว่ายังไม่ได้อ่าน วิธีนี้ช่วยขจัดความกลัวว่าจดหมายสำคัญที่อ่านแล้วทิ้งไว้โดยไม่ได้รับคำตอบ จะถูกลืมและฝังอยู่ในกล่องจดหมาย แนวทางเดียวกันนี้ทำให้เราสามารถปรับใช้รายการสิ่งที่ต้องทำ ซึ่งฉันจะต้องกลับไปดูในภายหลัง

ฉันพยายามทำให้ทุกวันทำงานเสร็จสิ้นด้วยจดหมายที่รอดำเนินการอย่างน้อยที่สุด และไม่ควรเป็นเช่นนั้นเลย หากวันนี้ฉันไม่มีเวลากลับไปหาพวกเขา ฉันจะเริ่มงานกับพวกเขาในเช้าวันรุ่งขึ้น

3. กำหนดตารางการส่งไปรษณีย์ที่ชัดเจน

ในช่วงสองสามปีที่ผ่านมา ชีวิตของฉันในวันทำงานเป็นไปตามกำหนดการที่ชัดเจนพอสมควร ตื่นนอนตี 5: 00-5: 30 น. หนึ่งชั่วโมงไปไปรษณีย์ อ่านข่าว อาหารเช้า เล่นกับลูก ฝึกอบรม ที่ทำงาน กลับบ้าน พาลูกเข้านอน ทานอาหารเย็นกับภรรยา ส่วนที่เหลือ (โดยปกตินี่คือการดูทีวีพร้อมกับการทำความสะอาดโฟลเดอร์กล่องจดหมายระหว่างโฆษณาและช่วงเวลาที่น่าเบื่อ)

ปรากฎว่าการปฏิบัติตามกำหนดการดังกล่าว ฉันสามารถจัดการอีเมลได้อย่างง่ายดาย อย่างไรก็ตาม ทันทีที่กำหนดการเปลี่ยนไปเล็กน้อย ความวุ่นวายก็เริ่มขึ้นในกล่องจดหมาย

ในกรณีนี้ คุณจะไม่รู้สึกกดดันที่เพิ่มขึ้นจากการตระหนักว่ากล่องของคุณจะถูกปล่อยทิ้งไว้โดยไม่มีใครดูแล การรักษาตารางเวลาจะช่วยให้ควบคุมสิ่งต่างๆ ได้ มันช่วยเบนจามิน แฟรงคลิน มันช่วยคุณด้วย

4. แสดงออกอย่างชัดเจนมากขึ้น

จำเกมโทรศัพท์เสีย? ตอนนั้นค่อนข้างตลก แต่ตอนนี้ทุกอย่างถูกพิจารณาในแนวคิดของการทำงานและธุรกิจ และไม่มีเวลาสำหรับเกม

คำพูดมีความสำคัญมากและต้องเลือกอย่างระมัดระวังเพื่อหลีกเลี่ยงความกำกวมและความเข้าใจผิด ยิ่งเข้าใจข้อความของคุณชัดเจนและชัดเจนมากเท่าใด โอกาสที่คุณจะได้รับจดหมายฉบับที่สองที่ขอให้ชี้แจงครั้งแรกก็จะน้อยลงเท่านั้น

5. คิดถึงผู้รับ

บ่อยครั้งที่ดูเหมือนว่าฟิลด์ To และ Cc จะถูกมองว่าเหมือนกัน อันที่จริง ด้วยความช่วยเหลือของพวกเขา คุณสามารถทำให้ชัดเจนว่าผู้รับคนไหนที่คุณคาดหวังการตอบกลับ และสำเนาจดหมายที่ถูกส่งถึงใครเพื่อให้เขาทราบ

อันที่จริง การไม่เน้นผู้รับที่ต้องการคำตอบเป็นวิธีที่เร็วที่สุดในการสร้างความตื่นตระหนกและความสับสนในจดหมายโต้ตอบ ผู้รับ 6 คนแทนที่จะเป็นผู้รับ 1 คนและสำเนา 5 ฉบับเป็นคำตอบที่เป็นไปได้ 5 แบบ ซึ่งแต่ละอันสามารถขยายเป็นสายอักขระที่แยกจากกันทั้งหมดได้

6. ยืนยันการรับ

หากคุณถูกระบุว่าเป็นผู้รับและจดหมายนั้นส่งถึงคุณจริงๆ อย่าขี้เกียจที่จะแจ้งให้ผู้ส่งทราบว่าคุณได้รับจดหมายแล้ว คุณไม่จำเป็นต้องมีคำพูดมากมาย แค่ "ได้รับ" หรือ "ได้รับ" ง่ายๆ ก็เพียงพอแล้ว นี่จะกลายเป็นสัญญาณว่าคุณได้รับข้อมูลครบถ้วนและครบกำหนดแล้ว และผู้ส่งไม่จำเป็นต้องส่งข้อมูลอย่างอื่นในหัวข้อเดียวกันอีกต่อไป

หากคุณไม่ได้ยืนยันการรับ ผู้ส่งจะยังคงไม่ทราบจดหมายฉบับนั้นโดยสมบูรณ์ บางทีมันอาจจะหายไปในส่วนลึกของกล่องของคุณ? หากข้อมูลนี้เป็นข้อมูลสำคัญ ความสงสัยและความวิตกกังวลจะบังคับให้ผู้ส่งเขียนจดหมายอีกฉบับเพื่อขอให้ยืนยันการรับจดหมายฉบับแรก หรือถามผู้อื่นเกี่ยวกับสถานะของคุณในที่ทำงาน มีคนพิเศษเข้ามาเกี่ยวข้อง มีการส่งและรับจดหมายเพิ่มเติม

7. เก็บอารมณ์ออกจากจดหมาย

อีเมลสามารถเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์ได้หากใช้อย่างถูกต้อง นอกจากนี้ยังสามารถกลายเป็นพลังทำลายล้างได้หากใช้อย่างไม่ถูกต้อง ตัวอย่างที่พบบ่อยที่สุดคือการใช้อีเมลเพื่อหารือเกี่ยวกับประเด็นที่ขัดแย้ง ขัดแย้ง และละเอียดอ่อน

ไม่เคยหยุดทำให้ฉันประหลาดใจที่ผู้คนใช้คำและสำนวนในการติดต่อสื่อสารที่พวกเขาไม่เคยพูดต่อหน้าผู้ชมกลุ่มเดียวกัน

หากจู่ๆ คุณพบว่าตัวเองอยู่ในการติดต่อโต้ตอบเช่นนั้น ให้ทำสิ่งง่ายๆ อย่างหนึ่ง - หยุด คุณสามารถแก้ไขข้อพิพาทหรือข้อขัดแย้งได้โดยยกหูโทรศัพท์และโทรหาผู้รับ หรือพบปะกับเขาเป็นการส่วนตัว ไม่ควรจัดการกับสิ่งที่ละเอียดอ่อนเช่นนี้ในจดหมายโต้ตอบ ข้อความไม่ได้สื่อถึงองค์ประกอบทางอารมณ์ น้ำเสียง และสิ่งที่สำคัญอื่นๆ ที่สามารถเป็นตัวชี้ขาดในการแก้ปัญหาอย่างสร้างสรรค์

(ผ่าน เจฟฟ์ ไวน์เนอร์)