ทำไมไม่มีเวลาและพลังงานเพียงพอสำหรับสิ่งที่สำคัญที่สุดและจะทำอย่างไรกับมัน

2024 ผู้เขียน: Malcolm Clapton | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 04:12

กับดักเร่งด่วนคือการตำหนิ เราหาวิธีการทำงานและวิธีที่จะไม่เข้าไปยุ่งเกี่ยวกับมัน

กี่ครั้งแล้วที่สิ้นสุดวันที่วุ่นวายและวุ่นวาย คุณรู้ตัวว่าดูเหมือนตัวคุณจะหมุนวนเหมือนกระรอกในวงล้อเป็นเวลาหลายชั่วโมงและแก้ปัญหาได้มากมาย แต่ไม่ได้อุทิศเวลาให้กับโครงการที่สำคัญจริงๆ กี่ครั้งแล้วที่คุณสัญญากับตัวเองว่าจะทำเรื่องส่วนตัวที่มีความหมายกับคุณ: กีฬา ความคิดสร้างสรรค์ การเรียน แต่ไม่สามารถเริ่มต้นได้เป็นเดือนๆ หากสิ่งนี้เกิดขึ้นกับคุณ เช่นเดียวกับคนส่วนใหญ่ คุณตกหลุมพรางของความเร่งด่วน

กับดักเร่งด่วนคืออะไร

การวิจัยจากคณะวิชาธุรกิจของมหาวิทยาลัยจอห์น ฮอปกินส์ แสดงให้เห็นว่าบ่อยครั้งที่เราละทิ้งงานที่น่าสนใจและสำคัญเพื่อสนับสนุนงานเร่งด่วน และเรามักจะชอบที่จะเลื่อนโครงการสำคัญๆ ออกไปก่อน อย่างแรกเลยคือทำโครงการที่จำเป็นต้องทำให้เสร็จในตอนนี้ ซึ่งดูเหมือนว่าสำหรับเรา

นี้เรียกว่ากับดักเร่งด่วน มันนำเราไปสู่ความเครียด ความอ่อนล้าทางอารมณ์ และการสูญเสียเงินอย่างผิดปกติ นักวิจัยพบว่าเรามักจะทำงานที่ดูเหมือนเร่งด่วนกว่า แม้ว่าเราจะจ่ายน้อยกว่าสำหรับงานที่มีกำหนดส่งที่นุ่มนวลกว่าก็ตาม สิ่งนี้เกิดขึ้นได้จากหลายสาเหตุ

ทำไมเราถึงตกหลุมพรางเร่งด่วน

1. เราทุกข์ถ้าเราไม่สามารถทำภารกิจให้สำเร็จได้

สิ่งนี้ถูกค้นพบในปี 1927 และได้รับการยืนยันมากกว่าหนึ่งครั้ง: ผู้คนรู้สึกไม่สบายใจหากมีธุรกิจที่ยังไม่เสร็จแขวนอยู่เหนือพวกเขา คุณลักษณะของการคิดนี้เรียกว่าเอฟเฟกต์ Zeigarnik และเนื่องจากงานด่วนตามกฎมีขนาดเล็กพอและใช้เวลาไม่นาน เราจึงไม่สามารถเลื่อนออกไปได้เพราะจากนั้นรายการถัดไปในรายการสิ่งที่ต้องทำจะไม่ถูกขีดฆ่า และเราคว้างานเล็กๆ เหล่านี้ แก้ปัญหาทีละอย่างและหยุดไม่ได้ เช่นเดียวกับห่อชิป: จนกว่าคุณจะกินทุกอย่างคุณจะไม่สงบลง

2. เราติดอยู่ในอุโมงค์และไม่เห็นอะไรรอบตัว

นั่นคือเราพบว่าตัวเองจมอยู่กับเรื่องระยะสั้นที่เราไม่สามารถหายใจออกได้อย่างแท้จริงดูตารางเวลาของเราจากภายนอกและประเมินว่าอะไรสำคัญจริงๆและอะไรไม่สำคัญ สถานการณ์นี้สามารถเปรียบเทียบได้กับการมองเห็นในอุโมงค์: เราไม่เห็นภาพรวมทั้งหมด แต่มีเพียงเศษเสี้ยวที่อยู่ตรงกลางความสนใจของเราในขณะนี้

3.เราไม่สามารถจัดวันทำงานได้อย่างถูกต้อง

หากกระบวนการไม่ถูกดีบั๊กจากความผิดพลาดของคุณหรือจากความผิดพลาดของการจัดการ งานประจำจะเริ่มใช้เวลาและความพยายามอย่างแท้จริง สมมติว่าคุณขี้เกียจเกินไปที่จะสร้างเทมเพลตสำหรับเอกสารและจดหมาย และทุกครั้งที่คุณใช้เวลาอันมีค่าไปกับเอกสารหรืออีเมลขาเข้าแต่ละครั้ง หรือผู้จัดการโครงการของคุณไม่ได้ตกลงกับลูกค้าให้ทำการแก้ไขทั้งหมดในคราวเดียว และคุณต้องเสียสมาธิไปกับความคิดเห็นใหม่ๆ นับครั้งไม่ถ้วน

4. ดูเหมือนว่าถ้าเราละเลยงานเร่งด่วน ภัยพิบัติจะเกิดขึ้น

ผู้นำหรือลูกค้าที่ชั่วร้ายจะมาและเขาจะสาบานอย่างมาก คุณจะขาดเงิน ท้องฟ้าจะตกลงสู่พื้น เราทุกคนจะตาย

การแจ้งเตือนข้อความใหม่ การโทร การแก้ไข คำสั่งซื้อขนาดเล็กเพิ่มเติมทั้งหมดเหล่านี้สร้างภาพลวงตาว่าไม่สามารถเลื่อนออกไปได้ แม้ว่าอันที่จริงแล้วมีงานเขียนไม่มากนัก

ทำอย่างไรไม่ให้ติดกับดักเร่งด่วน

1. เริ่มต้นวันใหม่ด้วยงานที่สำคัญและไม่เร่งด่วน

หนังสือการบริหารเวลาแบบคลาสสิกกล่าวว่าสิ่งแรกที่ต้องทำคือ "กินกบ" นั่นก็คือการละทิ้งงานเล็กๆ น้อยๆ ที่ไม่น่าพอใจ มีเหตุผลในแนวทางนี้: หลังจากโทรออกยากหรือตอบจดหมายที่น่าเบื่อ เรารู้สึกเหมือนเป็นผู้ชนะ และเมื่อเราเติบโตขึ้น เราก็รับเรื่องอื่นๆ

แต่มีความเสี่ยงที่ "กบ" ตัวแรกจะตามมาด้วยตัวที่สอง จากนั้นตัวที่สาม ตัวที่สี่ … และตอนนี้เป็นเวลาเย็นที่ "กบ" ถูกกินไปอย่างนับไม่ถ้วน แต่มือยังไม่ถึงสิ่งสำคัญจริงๆ งาน ดังนั้น คุณสามารถลองสิ่งที่ตรงกันข้าม: เริ่มต้นวันใหม่ด้วยสิ่งที่สำคัญกว่า แต่ไม่เร่งด่วน จากนั้นไปยังงานเล็กๆ จำนวนมากนี้

2. เรียนรู้ที่จะหยุดพัก

อย่ารีบเร่งที่จะตอบกลับข้อความใหม่ทันทีและดำเนินการมอบหมายและคำขอเล็กๆ น้อยๆ หายใจเข้าและออกและซาบซึ้งว่าสิ่งนี้เร่งด่วนจริงๆ หากงานประสบปัญหา ให้เลื่อนออกไปโดยจัดลำดับความสำคัญของโครงการที่ใหญ่กว่าและมีค่ามากกว่า

3. พยายามทำงานเป็นบล็อค

สมมติว่า 40 นาทีสำหรับงานสำคัญและ 15 นาทีสำหรับงานด่วน ตั้งเวลาเพื่อไม่ให้กิจวัตรเล็กๆ น้อยๆ ดูดกลืนคุณมากเกินไป และทันทีที่ส่งเสียงบี๊บ ให้กลับไปที่เรื่องใหญ่ เป็นไปได้มากว่าการโทรหรือจดหมายสามารถรอได้ในอีก 40 นาทีข้างหน้า

4. รวมสิ่งของต่างๆ

สิ่งเล็กๆ น้อยๆ มากมายที่สามารถทำได้ในขณะที่คุณกำลังนั่งรถไฟใต้ดิน ยืนต่อแถวที่ที่ทำการไปรษณีย์ รอเด็กจากบทเรียนการวาดภาพ ไม่น่าเป็นไปได้ที่จะทำวิทยานิพนธ์ หนังสือ รายงานหรือแผนในช่วงเวลาดังกล่าว แต่ค่อนข้างเป็นไปได้ที่จะตอบกลับข้อความอย่างรวดเร็ว กรอกแบบฟอร์มบางรูปแบบ แก้ไขเล็กน้อย

5. จำไว้ว่างานด่วนจะไม่มีวันสิ้นสุด

เป็นความผิดพลาดครั้งใหญ่ที่จะคิดว่าตอนนี้คุณจะทำความสะอาดกิจวัตรทั้งหมดนี้ได้อย่างรวดเร็ว: นัดพบแพทย์ ตอบจดหมาย สั่งรองเท้าให้ลูกใหม่ กรอกบัตรรายงาน - จากนั้นด้วยหัวใจที่สดใส จะรับงานสำคัญและโครงการส่วนตัว: อัพเดทผลงานและประวัติย่อ อ่านหนังสือภาษาต่างประเทศ หาข้อมูลเพื่อการวิจัย อนิจจานี้จะไม่เป็นเช่นนั้น สิ่งเล็กๆ น้อยๆ จะตกอยู่กับคุณต่อไปจนกว่าคุณจะควบคุมมันได้