วิธีส่งพนักงานเดินทางไปทำธุรกิจโดยไม่มีเอกสาร: ประสบการณ์ส่วนตัว

2024 ผู้เขียน: Malcolm Clapton | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 04:12

เราบอกคุณเกี่ยวกับปัญหาหลักเกี่ยวกับการเดินทางเพื่อธุรกิจและอธิบายวิธีแก้ไข

ปัญหา # 1 ระบบอนุมัติช้า

การเดินทางแต่ละครั้งเป็นการติดต่อที่ฉันทำหน้าที่เป็นคนกลาง การส่งข้อความใช้เวลานานมาก นอกจากจะมีโอกาสสับสนและทำผิดพลาดได้ โดยเฉพาะเมื่อมีหลายคนกำลังบิน

เมื่อฉันเข้าใจผิดพนักงานและตกลงตั๋วสำหรับเที่ยวบินที่ไม่ถูกต้อง ไม่สามารถขอคืนเงินได้ บริษัทจึงต้องใช้จ่ายเงินในตั๋วใบที่สอง โดยมีวันที่ถูกต้อง และเสียไปประมาณ 10,000 รูเบิล

วิธีแก้ปัญหา

สั้น: ทำให้กระบวนการเป็นไปโดยอัตโนมัติ

บริการจองทริปออนไลน์รับมือกับงานนี้ - ฉันทดสอบแล้ว ใช้สำหรับวางแผนการเดินทางเพื่อธุรกิจ ซื้อตั๋วเครื่องบินและรถไฟ และจองโรงแรม คุณไม่จำเป็นต้องจ่ายค่าเชื่อมต่อและใช้บริการ

บริการนี้ไม่เพียงแต่ใช้ได้กับหัวหน้าและผู้จัดการสำนักงานเท่านั้น แต่ยังใช้ได้กับพนักงานทุกคนในบริษัทด้วย ไม่มีการจำกัดจำนวนผู้ใช้ ดังนั้นฉันจึงอัปโหลดข้อมูลของผู้ชายทุกคนที่เดินทางไปทำธุรกิจไปยังโปรไฟล์ของ Lifehacker บน OneTwoTrip for Business ทันที คุณสามารถเพิ่มได้ด้วยตนเองหรือจากไฟล์ XLS และ CSV ในการดำเนินการนี้ ในส่วน "พนักงาน" จะมีปุ่ม "นำเข้า"

เมื่อเพิ่มผู้ใช้คุณสามารถป้อนข้อมูลหนังสือเดินทางรัสเซียและต่างประเทศได้ทันทีเพื่อไม่ให้กรอกข้อมูลซ้ำทุกครั้ง

สำหรับพนักงานแต่ละคน คุณสามารถกำหนดขีดจำกัดการเดินทางและจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงได้ ตัวอย่างเช่น กำหนดขีดจำกัดสำหรับหนึ่งคำสั่งซื้อและเลือกโรงแรมสูงสุดสามดาว เมื่อพนักงานลาออก โปรไฟล์ของพวกเขาจะถูกบล็อก เขาจะไม่สามารถเข้าสู่บัญชีส่วนตัวของเขาได้ แต่ประวัติทั้งหมดและการรายงานเกี่ยวกับตัวเขาจะยังคงอยู่

สิ่งนี้ทำให้งานของฉันง่ายขึ้นมาก: พนักงานสามารถเข้าสู่บัญชีส่วนตัวของเขาด้วยรหัสผ่าน เลือกเที่ยวบินและโรงแรมที่ต้องการ และจองโดยไม่ต้องจ่ายเงิน ในการยอมรับตั๋ว คุณไม่จำเป็นต้องส่งภาพหน้าจอไปที่ Telegram: ในฐานะผู้ดูแลระบบ ผู้อำนวยการจะเห็นการจองและคำสั่งของพนักงานทุกคนในส่วน "คำสั่งซื้อ"

ปัญหา # 2 ค่าใช้จ่ายสูง

เราพยายามวางแผนการเดินทางล่วงหน้าเพื่อซื้อตั๋วราคาถูกลง จริงนี่ไม่ได้ผลเสมอไป

วิธีแก้ปัญหา

สั้น: ประหยัดค่าตั๋วและโรงแรมโดยการซื้อผ่านบริการท่องเที่ยวออนไลน์

OneTwoTrip for Business รับประกันว่าตั๋วเครื่องบินมีราคาเท่ากันหรือถูกกว่าสำหรับบุคคลทั่วไป

ประหยัดได้จากการหมุนเวียนที่สูงและการทำสัญญาโดยตรงกับสายการบินและโรงแรม

ไซต์นี้มีตัวเลือกที่พักประมาณ 2 ล้านตัวเลือกสำหรับงบประมาณที่แตกต่างกัน: โรงแรม อพาร์ตเมนต์ โฮสเทล คนที่ได้รับความนิยมมากที่สุดมากกว่า 1,000 คนมีความสัมพันธ์เป็นของตัวเองกับ OneTwoTrip for Business หากวัตถุที่ลูกค้าต้องการไม่อยู่ในระบบ บริการสามารถทำสัญญากับวัตถุได้เมื่อมีการร้องขอ

หากแผนได้รับการยืนยันและการเดินทางได้รับการอนุมัติ ตั๋วสามารถซื้อได้ในสองคลิก ถ้าไม่เช่นนั้น ให้ยกเลิกการจองของคุณ บัตรสะสมคะแนนของสายการบินทั้งหมดนั้นใช้ได้ คุณจึงสามารถสะสมไมล์ต่อไปได้ บริการจัดโปรโมชั่นกับธนาคาร: ตัวอย่างเช่นสามารถคืนเงินด้วยโบนัสสำหรับการซื้อด้วยบัตรองค์กร

ปัญหา # 3 การออกตั๋วยาวและการเรียกเก็บเงิน

เมื่อตั๋วและโรงแรมได้รับการตกลงกับผู้จัดการแล้ว ฉันจะติดต่อสายการบินและโรงแรมเพื่อรับใบแจ้งหนี้สำหรับการชำระเงิน แต่ละองค์กรมีกฎการชำระเงินสำหรับนิติบุคคล: บางแห่งที่คุณต้องเขียนถึงอีเมล บางแห่งที่คุณต้องกรอกไฟล์ Excel พร้อมรายละเอียดบริษัท บางแห่ง - แบบฟอร์มบนเว็บไซต์ เหตุเกิดต้องโทรไปรับเอกสารซ้ำแล้วซ้ำเล่า ใช้เวลานาน และบางครั้งการออกตั๋วอาจใช้เวลาหลายวัน บางบริษัทไม่ออกใบแจ้งหนี้ให้กับนิติบุคคลเลยในกรณีเช่นนี้ คุณต้องยกเลิกการซื้อและมองหาเที่ยวบินหรือโรงแรมอื่น

วิธีแก้ปัญหา

สั้น: ชำระค่าตั๋วและโรงแรมด้วยใบแจ้งหนี้เดียวบนเว็บไซต์ของบริการเพื่อจัดทริปธุรกิจ

ใน OneTwoTrip for Business ฉันและพนักงานคนอื่นๆ ที่มีสิทธิ์เข้าถึงสามารถจองและชำระค่าตั๋วและโรงแรมได้อย่างง่ายดายในฐานะบุคคล กระบวนการทั้งหมดใช้เวลา 2-3 นาที: คุณเข้าสู่บัญชีส่วนตัวของคุณ กรอกวันที่และปลายทาง และเลือกเที่ยวบินที่ต้องการ คุณไม่จำเป็นต้องป้อนข้อมูลหนังสือเดินทางและหมายเลขบัตรโบนัส จะถูกโหลดโดยอัตโนมัติเมื่อคุณเลือกพนักงานจากรายการ

นอกจากนี้ คุณสามารถสร้างแผนการเดินทางที่ซับซ้อนหรือจัดระเบียบการเดินทางของคุณได้อย่างยืดหยุ่นมากขึ้น ตัวอย่างเช่น บินในวันหนึ่งกับสายการบินต่างๆ: ในตอนเช้าจาก Ulyanovsk ไปมอสโกกับ Aeroflot และในตอนเย็นกลับ Pobeda สิ่งนี้ได้รับอนุญาตเนื่องจากบริการออนไลน์สามารถ "ติด" ตั๋วจากสายการบินต่างๆ ในลำดับเดียวกันได้ หากคุณจัดทริปด้วยตัวเอง ในกรณีนี้ อาจต้องใช้เวลามากขึ้น: การโต้ตอบกับสองสายการบิน ใบแจ้งหนี้สองใบสำหรับการชำระเงิน เอกสารการปิดเป็นสองเท่า

คุณสามารถชำระค่าตั๋วและโรงแรมได้สองวิธี: ด้วยการฝากเงินและการใช้บัตรธนาคารขององค์กร ฉันใช้เงินฝาก คุณต้องเติมเงินล่วงหน้าสำหรับจำนวนเท่าใดก็ได้โดยการออกใบแจ้งหนี้จากส่วน "บัญชี" การซื้อจะเกิดขึ้นทันที และไม่ใช่เฉพาะในช่วงเวลาทำการของธนาคารเท่านั้น

สำหรับปัญหาใด ๆ คุณสามารถติดต่อทีมสนับสนุนการบริการ เธอทำงานตลอดเวลาและจะให้ความช่วยเหลือ แม้ว่าเหตุสุดวิสัยจะเกิดขึ้นในตอนเย็นหรือวันหยุดสุดสัปดาห์

ปัญหาที่ 4 การปิดเอกสาร

การเดินทางเพื่อธุรกิจไม่ได้จบลงด้วยการซื้อตั๋วและการจองโรงแรม ต้องใช้ความพยายามมากขึ้นในการเตรียมเอกสารการปิด ต้องขอแยกต่างหากจากสายการบินและโรงแรม ซึ่งส่งให้ในรูปแบบกระดาษเท่านั้น บ่อยครั้ง การจัดส่งไม่มาถึงทางไปรษณีย์และสูญหาย สิ่งนี้ถูกเปิดเผยในระหว่างรอบระยะเวลาการรายงาน ดังนั้นคุณต้องค้นหาผู้ติดต่อของบุคคลที่สามารถทำสำเนาเอกสารการปิดอย่างเร่งด่วน

วิธีแก้ปัญหา

สั้น: มอบหมายให้จัดทำเอกสารการปิดบัญชี OneTwoTrip for Business

ใน OneTwoTrip for Business พร้อมใบแจ้งหนี้และรายงาน ทุกอย่างง่ายกว่ามาก ทุกเดือน เราได้รับพระราชบัญญัติสำหรับบริการทั้งหมดและใบแจ้งหนี้สำหรับโรงแรมที่มีภาษีมูลค่าเพิ่ม ทุกไตรมาส - การกระทบยอด ใบแจ้งหนี้และรายงานทั้งหมดจะถูกเก็บไว้ในส่วน "เอกสาร" คุณสามารถกำหนดค่าว่าพนักงานคนใดมีสิทธิ์เข้าถึง - เลขานุการ นักบัญชี ผู้จัดการ เอกสารไม่มีข้อจำกัดเกี่ยวกับระยะเวลาการจัดเก็บในบัญชีส่วนตัวของคุณและสามารถใช้ได้ทุกเมื่อ

บรรทัดล่างคืออะไร

การจัดทริปธุรกิจผ่านประหยัดเงินและเวลา บริการนี้ช่วยให้คุณ:

• ปฏิเสธการติดต่อกับสายการบินและโรงแรมเป็นเวลานาน
• ประสานงานการเดินทางโดยตรงกับหัวหน้า
• จองเที่ยวบินและที่พักที่ทำกำไรได้มากที่สุด
• ออกตั๋วและโรงแรมใน 2-3 นาทีในที่เดียว
• ชำระค่าตั๋วโดยไม่ต้องรอใบแจ้งหนี้
• ทำให้การเตรียมและการจัดเก็บเอกสารการปิดง่ายขึ้น