วิธีที่ไม่ชัดเจนแต่ได้ผลเพื่อลดเวลาในการส่งจดหมายของคุณ

2024 ผู้เขียน: Malcolm Clapton | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 04:12

ในการเพิ่มประสิทธิภาพเวลาที่คุณใช้กับอีเมลของคุณ อย่าพยายามจัดอีเมลของคุณให้เป็นระเบียบ ทุกอย่างง่ายขึ้นมาก พนักงาน MailChimp กล่าว ขั้นตอนง่ายๆ สองสามขั้นตอน - และคุณต้องการเวลาเพียงครึ่งชั่วโมงต่อวันในการจัดการกับจดหมายทั้งหมด

Jon Smith จากทีมสนับสนุนของ MailChimp ได้ค้นพบสูตรอีเมลที่สมบูรณ์แบบด้วยการลองผิดลองถูก อย่างแรก เขาสร้างโฟลเดอร์จำนวนมาก จากนั้นจึงลบทุกโฟลเดอร์ แต่วิธีการเหล่านี้ไม่ได้ผล แล้วเขาก็มาสู่ระบบที่ต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิง

แม้ว่าการตอบกลับจดหมายจะเกือบเป็นหัวใจสำคัญในการทำงานของเขา แต่เขาสามารถลดเวลาที่ใช้ในการดำเนินการต่างๆ ด้วยอีเมลเหลือเพียงหนึ่งชั่วโมงครึ่งต่อวัน เขาพบว่าแม้ในกล่องจดหมายจะเต็มไปด้วยจดหมาย แต่การกระทำง่ายๆ สองสามอย่างก็สามารถเปลี่ยนสิ่งต่างๆ ได้

สิ่งที่คุณไม่ควรเสียเวลากับ

อย่างที่จอห์นกล่าว ตอนแรกเขาพยายามจัดประเภทจดหมายและสร้างโฟลเดอร์ทุกประเภท: สำหรับข้อความจากหัวหน้า สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับโครงการต่างๆ ข้อความที่จำเป็นต้องดำเนินการใดๆ เป็นต้น เขาเชื่อว่าสิ่งนี้จะช่วยให้เขาประหยัดเวลาได้ แต่ในความเป็นจริง เขาเริ่มใช้เวลามากขึ้นในการพยายามจดจำระบบการจัดหมวดหมู่ของเขา และใช้เวลากับงานน้อยลง

ตัวอย่างเช่น ฉันได้รับข้อความจากเจ้านายเกี่ยวกับโครงการที่ฉันกำลังทำ และข้อความนี้กำหนดให้ฉันต้องดำเนินการบางอย่างด้วย ควรวางไว้ในโฟลเดอร์ใด และโอกาสที่ฉันจำได้ว่าจะหาจดหมายนี้ได้ที่ไหนในภายหลัง

จอห์นสมิ ธ

ดังนั้น จอห์นจึงตัดสินใจกำจัดโฟลเดอร์ทั้งหมด และความโกลาหลก็บังเกิดในจดหมายของเขา การขาดระบบไม่ได้ดีไปกว่าระบบที่ซับซ้อนมากเกินไป จากนั้นจอห์นจึงตัดสินใจทบทวนแนวทางการทำงานกับจดหมายอีกครั้ง เขาตัดสินใจที่จะจัดเรียงจดหมายไม่ใช่ตามหัวเรื่อง แต่ตามประเภทของการกระทำที่พวกเขาต้องทำ นี่คือวิธีการทำ

อย่าซับซ้อนเกินไป

เพียงทิ้งไว้ในกล่องจดหมายของคุณเฉพาะข้อความที่คุณต้องการตอบกลับ สิ่งที่สำคัญที่สุด หากคุณคิดไม่ออกในทันที ให้ทำเครื่องหมายว่ายังไม่ได้อ่าน

บางทีนี่อาจดูไร้เหตุผลสำหรับคุณเพราะสิ่งที่ไหม้เกรียมที่สุดควรทำโดยเร็วที่สุด เป็นและบางครั้งก็จำเป็นต้องตอบกลับข้อความดังกล่าวทันที แต่การทำเครื่องหมายข้อความสำคัญที่ยังไม่ได้อ่าน คุณจะไม่สูญหายไปในข้อความทั่วไปอย่างแน่นอน นอกจากนี้ ด้วยวิธีนี้ คุณจะไม่ต้องย้ายอีเมลเหล่านี้ เนื่องจากอีเมลเหล่านั้นจะอยู่ในกล่องจดหมายของคุณและได้รับความสนใจอย่างต่อเนื่องจนกว่าคุณจะส่งถึง

ฉันพยายามตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีข้อความมากกว่า 60–70 ข้อความสะสมในกล่องจดหมายของฉันในแต่ละครั้ง นี่คือจำนวนตัวอักษรที่ฉันสามารถจัดการได้อย่างง่ายดายในคราวเดียว

จอห์นสมิ ธ

สร้างตารางการส่งจดหมายปกติสำหรับตัวคุณเอง

จอห์นจัดสรรเวลาหนึ่งชั่วโมงทุกเช้าเพื่อทำความสะอาดกล่องจดหมาย ดังที่ได้กล่าวไปแล้ว เขามักจะทิ้งข้อความเร่งด่วนว่า "ยังไม่ได้อ่าน" จอห์นอ่านอย่างรวดเร็วผ่านจดหมายข่าวและการสื่อสารภายในบริษัท และตอบกลับข้อความที่ไม่เร่งด่วนให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ภายในชั่วโมงนั้น

เมื่อหมดเวลาส่งไปรษณีย์ John Smith จะไม่ปิดกล่องจดหมาย แต่ให้ความสนใจน้อยกว่ามาก เมื่อมีข้อความใหม่เข้ามา เขาจะสแกนเนื้อหาและชื่อผู้ส่งอย่างรวดเร็วเพื่อจัดลำดับความสำคัญ ถ้าตอบข้อความได้โดยไม่รบกวนกิจกรรมอื่นเป็นเวลานาน จอห์นก็ตอบไปแต่เขาไม่เริ่มส่งจดหมายอีก

ในช่วงท้ายของวันทำการ จอห์นใช้เวลาอีก 30 นาทีเพื่ออุทิศการทำงานให้กับจดหมายโดยเฉพาะ ในเวลานี้ เขามีจดหมายที่กำหนดให้เขาต้องดำเนินการใดๆ เช่น ให้ความเห็นชอบ เขียนคำตอบโดยละเอียด หรือตัดสินใจใดๆ จากนั้นเขาก็ให้ความสนใจกับข้อความที่เขาทำเครื่องหมายว่ายังไม่ได้อ่าน

ฉันสามารถใช้เวลามากขึ้นในการทำงานกับจดหมาย แต่ข้อจำกัดด้านเวลาดังกล่าวช่วยให้ฉันมีสมาธิดีขึ้นและมีประสิทธิผลมากขึ้น

จอห์นสมิ ธ

จำแนกอีเมลตามประเภทของการตอบกลับ

สำหรับบางข้อความ John ยังคงสร้างโฟลเดอร์แยกต่างหาก จดหมายบางฉบับที่เขาไม่ได้ทำเครื่องหมายว่ายังไม่ได้อ่านเขาแจกจ่ายในสองทิศทางเท่านั้น ข้อความที่ต้องมีการดำเนินการหรือตอบกลับจากเพื่อนร่วมงาน (ไม่จำเป็นต้องเร่งด่วน) John จะใส่ไว้ในโฟลเดอร์ "To Do" เป็นอีเมลที่สามารถจัดการได้ในวันถัดไปหรือในสัปดาห์ถัดไป

แม้แต่จดหมายที่เร่งด่วนน้อยกว่า John ก็ย้ายไปที่โฟลเดอร์ "Read" นอกจากนี้ยังใช้ตัวกรองพิเศษที่จะวางจดหมายข่าวในโฟลเดอร์นี้โดยอัตโนมัติ ใช้เวลาเพียงไม่กี่นาทีในการติดตั้งตัวกรอง แต่ขั้นตอนง่ายๆ นี้จะช่วยคุณประหยัดเวลาและความพยายามในภายหลัง

หากคุณใช้วิธีนี้ คุณจะได้รับโฟลเดอร์ที่ใช้งานอยู่สามโฟลเดอร์ ซึ่งแตกต่างกันในเรื่องความเร่งด่วนในการตอบกลับข้อความ: กล่องขาเข้าที่มีข้อความที่ยังไม่ได้อ่าน สิ่งที่ต้องทำ และอ่าน

เก็บข้อความ

สำหรับอย่างอื่น John Smith ใช้คุณลักษณะการเก็บข้อความ ซึ่งช่วยให้เขาล้างกล่องจดหมายและหัวหน้างานที่ไม่จำเป็น

ทันทีที่ฉันอ่านข้อความและดำเนินการที่จำเป็น ไม่ว่าจะเป็นข่าวของบริษัทหรือจดหมายข่าวที่ฉันสมัครรับข้อมูล ฉันจะเก็บถาวรข้อความนั้น

จอห์นสมิ ธ

หากข้อความมีข้อมูลสำคัญที่ John ต้องการเก็บไว้เพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต เขาทำเครื่องหมายข้อความที่เก็บถาวรด้วยเครื่องหมายดอกจันเพื่อให้สามารถค้นหาได้เร็วขึ้น

โปรดใช้ความระมัดระวังเป็นพิเศษเมื่อตัดสินใจลบโพสต์

จอห์นไม่ค่อยใช้คุณลักษณะลบข้อความ นี่เป็นบทเรียนที่เขาได้เรียนรู้จากการฝึกฝนจริง อยู่มาวันหนึ่ง จอห์นลบข้อความจากเพื่อนร่วมงานที่มีข้อมูลซึ่งเขาไม่คิดว่าสำคัญในขณะนั้น หลังจากที่พนักงานคนนี้ออกจากบริษัทแล้ว จอห์นต้องการข้อมูลจากจดหมายฉบับนั้น แล้วเขาก็รู้ว่าเขากำลังมีปัญหา

หลังจากนั้นฉันก็เริ่มลบเฉพาะจดหมายที่ไม่มีประโยชน์กับฉันในอนาคตอย่างแน่นอน อย่าโกรธเคืองเพื่อนร่วมงานที่รักที่ส่ง-g.webp

จอห์นสมิ ธ

เพื่อมาถึงระบบนี้ จอห์น สมิธได้ลองใช้วิธีการต่างๆ มากมายซึ่งไม่ได้ผลเพียงพอสำหรับเขา เขาทดสอบวิธีการที่คนอื่นใช้ แต่ไม่นานเขาก็รู้ว่าเขาต้องลองสิ่งที่แตกต่างออกไป จอห์นได้ข้อสรุปว่าระบบใดๆ จะทำงานก็ต่อเมื่อเข้ากับเงื่อนไขงานของคุณโดยเฉพาะเท่านั้น

ลองใช้วิธีนี้หรือค้นหาสิ่งของคุณเอง คุณอาจสามารถหาวิธีที่จะใช้เวลากับจดหมายน้อยลง