วิธีจัดการอีเมล: เคล็ดลับ 10 ข้อจากเจ้าหน้าที่ TED

2024 ผู้เขียน: Malcolm Clapton | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 04:12

Michael McWaters พนักงาน TED แบ่งปันเคล็ดลับ 10 ข้อในบล็อกของเขาเพื่อให้กล่องจดหมายของเขาเป็นระเบียบ

ใครถ้าไม่ใช่บรรณาธิการและผู้จัดการของ TED คุณสามารถพูดคุยเกี่ยวกับวิธีจัดการกับจดหมายที่คับคั่งได้ ตามที่พวกเขากล่าว จดหมายหลายร้อยฉบับมาถึงบริษัททุกวัน และเคาน์เตอร์อีเมลขาเข้าสำหรับพนักงานบางคนก็เกินหนึ่งพันครั้งแล้ว

Michael McWaters สถาปนิก TED UX ขอเสนอวิธีแก้ปัญหานี้ 10 วิธี

คุณจะไม่มีเวลามากขึ้นในอนาคตมากกว่าที่คุณทำอยู่ในขณะนี้

ไมเคิลสังเกตว่าหลายคนเลื่อนการส่งจดหมายไปทีหลังเพราะพวกเขาเชื่อว่าในอนาคตข้างหน้าพวกเขาจะมีเวลาทำสิ่งนี้มากขึ้น จะไม่. ระดับการจ้างงานของคุณมีแนวโน้มที่จะยังคงอยู่ในสัปดาห์ เดือน และปีถัดไป คุณอาจจะมีความสุขกับมัน แต่จะมีระยะเวลาเท่ากันสำหรับจดหมาย ดังนั้นเริ่มทำงานกับเธอทันที

พยายามเริ่มต้นจากศูนย์

มีสองวิธีในการทำ:

1. ใช้เวลาสักครู่และไปทำความสะอาดอีเมลของคุณในหลายๆ ขั้นตอน ขึ้นอยู่กับจำนวนอีเมลที่คุณมี จะใช้เวลามากถึงสิบครั้งในการล้างอีเมล ถ้ามันยาก ให้แบ่งงานออกเป็นชิ้นๆ 15 นาทีหลายๆ ครั้ง
2. ไปสำหรับยากจน จัดสรรเวลาสามหรือสี่ชั่วโมงและทำให้กล่องขาเข้าของคุณเป็นอุดมคติของความสะอาดและความสงบเรียบร้อย

ใช้เวลาในแต่ละวัน

สำหรับไมเคิล นี่เป็นส่วนที่ยากที่สุดของแผน คุณจะต้องทำงานกับอีเมลของคุณหลาย ๆ ครั้งทุกวัน เขาแนะนำให้เผื่อเวลาไว้ 15 นาทีทุก ๆ สี่ชั่วโมงและเน้นที่กล่องจดหมายของคุณเท่านั้น

ถ้าจดหมายไม่สำคัญ - ลบ

มีความพยายามที่จะส่งจดหมายแต่ละฉบับที่มีความสำคัญไม่มากก็น้อยไปยังโฟลเดอร์อื่นเพื่อจัดการกับมันในภายหลัง แต่ถ้าตอนนี้จดหมายไม่สมควรได้รับความสนใจ ให้ลบออก

Unsubscribe from ทุกจดหมายที่ไม่จำเป็น

ฉันมักจะทำบาปเพียงแค่ลบอีเมลจากการส่งจดหมายที่ไม่สนใจฉัน ไมเคิลเป็นหมวดหมู่มากขึ้น:

หากจดหมายข่าวไม่น่าสนใจสำหรับคุณ ไม่เพียงแต่ลบจดหมาย แต่ยังยกเลิกการสมัครรับจดหมายข่าวด้วย

ที่ด้านล่างของแต่ละตัวอักษรจะมีปุ่ม "Unsubscribe" หรือ Unsubscribe ใช้ตามคำแนะนำ และยิ่งบ่อยยิ่งดี คุณยังสามารถใช้บริการ Unroll.me ซึ่งเราได้พูดถึงที่นี่ มันจะยกเลิกการสมัครรับจดหมายที่ไม่จำเป็นโดยอัตโนมัติ

หากข้อความยังอยู่ในกล่องจดหมายของคุณ โปรดอ่าน

หากจดหมายได้รับการยืนยันแล้ว และคุณไม่ได้ยกเลิกการสมัครและไม่ได้ลบออกทันที ให้อ่านจดหมายนั้น ถ้ามันสั้นก็อ่านทันที ถ้ามันยาว ให้ส่งอีเมลไปที่โฟลเดอร์ Read ที่สร้างไว้ก่อนหน้านี้ และกลับมาที่โฟลเดอร์นั้นเมื่อคุณมีเวลาว่างมากขึ้น ไมเคิลเชื่อว่าถ้าคุณซื่อสัตย์กับตัวเอง เปอร์เซ็นต์ขั้นต่ำของตัวอักษรทั้งหมดจะอยู่ในโฟลเดอร์นี้

ทางที่ดีควรตอบอีเมลสั้นๆ ทันที

หากอีเมลที่คุณส่งต้องการการตอบกลับอย่างรวดเร็ว โปรดตอบกลับ … ทันที อย่ารอ. หลังจากส่งคำตอบแล้ว ให้ลบอีเมล หากจดหมายมีสำเนาที่ส่งไปยังผู้รับรายอื่น และเขาไม่ต้องการทราบคำตอบของคุณ ให้ลบออกจากผู้รับ

ส่งต่ออีเมลไปยังเพื่อนร่วมงานหากพวกเขาสามารถตอบกลับได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

เปลี่ยนเส้นทางอีเมลพร้อมคำอธิบายเล็กน้อยและลบออกจากกล่องจดหมายของคุณ

ยุ่งกับการเรียงลำดับ

บริการอีเมลใด ๆ ให้ผู้ใช้สามารถสร้างโฟลเดอร์ได้ เป็นเครื่องมือที่ดีที่สุดสำหรับจัดการกับจดหมายที่คับคั่ง ฉันสร้างโฟลเดอร์สำหรับทำงาน ภาพถ่าย เรียน และเรื่องอื่นๆ Michael แนะนำให้สร้างโฟลเดอร์ "Projects", "Other", "Reply Later" สิ่งสำคัญคือคุณรู้สึกสบายใจ

เลือกแอปพลิเคชั่นที่ใช่

สำหรับฉัน Mailbox กลายเป็นแอปพลิเคชันดังกล่าว ไมเคิลก็เลือกเขาเช่นกัน แต่มีตัวเลือกมากมาย คุณสามารถป้อนคำว่า "เมล" และชื่อระบบปฏิบัติการที่คุณต้องการค้นหาลูกค้าในการค้นหา Lifehacker ฉันสัญญาว่าคุณจะพบสิ่งที่เหมาะสม

ผล

หากคุณไม่สามารถอ่านบทความได้ (บอกเราว่าทำไม) ต่อไปนี้คือรายการขั้นตอนทั้งหมดโดยย่อ:

1. แยกส่วนกล่องขาเข้าของคุณในไม่กี่รอบ
2. ตัดสินใจว่าจะทำอย่างไรกับจดหมายทันทีที่มาถึง
3. ทำความสะอาดจดหมายของคุณเป็นครั้งคราว
4. ยกเลิกการสมัครรับจดหมายที่ไม่จำเป็น