กฎง่ายๆ ในการแยกวิเคราะห์เมลจะช่วยให้คุณประหยัดเวลาและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

2024 ผู้เขียน: Malcolm Clapton | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 04:12

ผู้เขียนระบบ Getting Things Done (GTD) แบ่งปันเคล็ดลับชีวิตที่ช่วยให้เขาจัดการกับงานเล็กๆ ได้อย่างรวดเร็ว

ข้อความที่ยังไม่ได้อ่านจะสะสมในอีเมลทันที นี่เป็นสิ่งที่ทำให้ไขว้เขวอย่างต่อเนื่องและทำให้การจัดการเวลาของคุณอย่างมีประสิทธิภาพเป็นเรื่องยาก

ปรมาจารย์ด้านประสิทธิภาพ David Allen ใช้สิ่งที่เรียกว่ากฎสองนาทีเพื่อช่วยคุณจัดการกับกล่องจดหมายที่แออัด ทันทีที่จดหมายฉบับใหม่มาถึง อัลเลนก็ตัดสินใจ หากตอบได้ภายในสองนาทีหรือน้อยกว่านั้น ก็จะตอบกลับทันที หากจำเป็นต้องพิจารณาคำตอบอย่างจริงจัง เขาจะข้ามจดหมายไป

อย่ารอช้าสิ่งที่คุณสามารถทำได้ในสองนาที

จดหมายที่ต้องพิจารณาเขาเลื่อนไปอีก “การตัดสินใจทำให้เราเหนื่อย” อัลเลนอธิบาย “การเลือกรองเท้าที่จะใส่ในตอนเช้าทำให้เสียพลังงานทางจิต เช่นเดียวกับการตัดสินใจว่าจะจ้างใคร”

แม้แต่การตัดสินใจเล็กๆ น้อยๆ ก็ทำให้เกิดความเหนื่อยล้า ดังนั้น Allen จะกลับไปหาจดหมายทีละฉบับเมื่อเขามีเวลาและพลังงานสำหรับจดหมายเหล่านั้น บ่อยครั้งที่เขาจัดการกับพวกเขาในตอนเช้า

พยายามปฏิบัติต่อจดหมายในลักษณะเดียวกัน หากคุณไม่ต้องการถูกรบกวนโดยจดหมายใหม่ทุกฉบับ ให้จัดเรียงกล่องจดหมายของคุณเมื่อคุณมีเวลาว่างหรือเมื่อคุณไม่มีแรงพอที่จะทำงานใหญ่

กฎสองนาทีจะช่วยล้างกล่องจดหมายและหัวของคุณ อย่านำไปใช้กับงานทั้งหมด: คุณไม่สามารถทำงานสองนาทีได้ทั้งวัน

กฎนี้เหมาะสมเมื่อคุณต้องการกำจัดกรณีเล็ก ๆ และทำงานอย่างมีประสิทธิผลในโครงการขนาดใหญ่