วิธีการใช้ระบบ GTD อย่างมีประสิทธิภาพในชีวิต

2024 ผู้เขียน: Malcolm Clapton | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 04:12

แผนทีละขั้นตอน ซึ่งคุณสามารถนำเทคนิคการผลิตนี้ไปใช้ในชีวิตของคุณ กำหนดลำดับความสำคัญ และสามารถหาเวลาสำหรับสิ่งที่สำคัญได้เสมอ

เนื้อหานี้เป็นความต่อเนื่องของบทความ "" อันดับแรก ควรทำความคุ้นเคยกับมัน เนื่องจากมีคำอธิบายแนวคิดที่ใช้มากมายอย่างละเอียด

บทความนี้เป็นคำแนะนำทีละขั้นตอนเกี่ยวกับวิธีการใช้ GTD ในชีวิตจริง เมื่อเขียน ฉันยึดหลักการดังต่อไปนี้:

• ความเก่งกาจ แนวคิดที่อธิบายไว้ในที่นี้เป็นแนวคิดสากล และด้วยความช่วยเหลือของพวกเขา ทุกคนจะสร้างระบบ GTD สำหรับตนเอง ซึ่งจะทำงานร่วมกับบริการที่พวกเขาคุ้นเคย
• ความเรียบง่าย ระบบควรใช้งานง่ายอย่างสังหรณ์ใจ ควรใช้เวลาและพลังงานขั้นต่ำในการป้อนและประมวลผลข้อมูล รวมทั้งในการวางแผนขั้นตอนต่อไป จากนั้นระบบจะทำงานในระยะยาวและแม้กระทั่งหลังจากหยุดยาว: ตัวอย่างเช่น หากคุณไปพักร้อนเป็นเวลาหนึ่งเดือน จากนั้นเมื่อคุณกลับมา คุณจะสามารถคืนค่าแนวทางการจัดการธุรกิจของคุณได้
• ความน่าเชื่อถือ สิ่งสำคัญที่สุดคือต้องมั่นใจในระบบของคุณ กล่าวคือ คุณจะไม่ลืมสิ่งที่วางแผนไว้ เพราะคุณจะเห็นการเตือนในเวลาที่เหมาะสม
• จดจ่ออยู่กับสิ่งที่สำคัญ ระบบควรช่วยให้คุณจดจ่อกับสิ่งที่คุณกำลังทำอยู่ในขณะนี้และสิ่งที่สำคัญในระยะยาว
• ความสุข. ระบบการจัดการกรณีและงานจะทำให้คุณพึงพอใจ ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณนอนบนโซฟาหลังจากทำงานหนักมาทั้งวันโดยถือโทรศัพท์ไว้ในมือ คุณจะข้ามงานที่เสร็จแล้วจากรายการและเพลิดเพลินไปกับมันอย่างแท้จริง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อยังคงมองเห็นได้จากการเติบโตของกราฟผลิตภาพของคุณ

5 ขั้นตอนหลักของระบบ GTD

ระยะที่ 1 การรวบรวมข้อมูล

จำเป็นต้องรวบรวมทุกกรณีแม้กระทั่งกรณีที่เล็กที่สุดจากนั้นจิตสำนึกของเราจะบริสุทธิ์และเราจะทำหน้าที่อย่างมีประสิทธิผลที่สุด

นั่นคือเหตุผลที่รายการสิ่งที่ต้องทำมาตรฐานไม่ทำงาน เพราะคนส่วนใหญ่มักจะบันทึกเฉพาะสิ่งที่สำคัญที่สุด และงานหลายร้อยงานที่ไม่สำคัญจะไม่ถูกนำมาพิจารณาเลย แต่มันเป็นงานเล็ก ๆ ที่แม่นยำซึ่งเตือนตัวเองอย่างสม่ำเสมอซึ่งใช้ทรัพยากรที่สำคัญของสมองและสร้างประสบการณ์เพิ่มเติมที่นำไปสู่ความเหนื่อยล้าและความเครียด

หลักการสำคัญประการหนึ่งของระบบ GTD คือการยกเลิกการโหลดงานทั้งหมดออกจากหัวของคุณและใส่ไว้ในระบบที่เชื่อถือได้ซึ่งจะช่วยให้คุณจดจำสิ่งสำคัญในเวลาที่เหมาะสม

คุณต้องคำนึงด้วยว่าควรจะมีจำนวนตะกร้าขั้นต่ำสำหรับการรวบรวมข้อมูลที่เข้ามา เป็นการดีอย่างหนึ่ง แล้วจะจัดการได้ง่ายที่สุด

ระยะที่ 2 การประมวลผลข้อมูล

ในขั้นตอนนี้ เราประมวลผลข้อมูลที่อยู่ในกล่องจดหมายของเรา

มีสามตัวเลือกสำหรับวิธีที่เราสามารถดำเนินการในขั้นตอนนี้:

• ทำเครื่องหมายงานเป็น "การดำเนินการ" ซึ่งระบุขั้นตอนถัดไปสำหรับการเสร็จสิ้นและกำหนดเส้นตาย คุณสามารถข้ามการระบุกำหนดเวลาได้ หากคุณยังไม่มีความเข้าใจที่ชัดเจนว่าคุณต้องทำงานให้เสร็จเมื่อใด
• ย้ายข้อมูลไปที่ "ไดเร็กทอรี" หากคุณไม่ต้องการทำอะไรกับมัน แต่อาจมีประโยชน์ในอนาคต
• ลบข้อมูลโดยพิจารณาว่าเป็น "ถังขยะ" นั่นคือคุณไม่จำเป็นต้องทำอะไรกับมันและจะไม่เป็นประโยชน์ในอนาคต

ระยะที่ 3 การจัดกิจกรรม

การดำเนินการทั้งหมดจะผ่านช่องทางถัดไป

ตัวกรอง 1 - "การตัด"

ถามคำถามกับตัวเอง: ฉันควรทำสิ่งนี้จริงหรือ หากมีข้อสงสัยให้ลบออก

ตัวกรอง 2 - "การมอบหมาย"

ถามตัวเองด้วยคำถาม: ถ้าจำเป็นต้องทำ ฉันจำเป็นต้องทำเป็นการส่วนตัวจริงหรือ? ถ้าไม่เช่นนั้น เราจะมอบหมายและระบุผู้รับผิดชอบ ผลลัพธ์สุดท้าย ระยะกลางของการควบคุม (จุดสำคัญ) และกำหนดเวลา

หากคุณต้องดำเนินการ ให้ไปที่ตัวกรองถัดไป

ตัวกรอง 3 - "การกระทำ"

ถามคำถามกับตัวเอง: การดำเนินการนี้จะใช้เวลามากกว่า 2-5 นาทีหรือไม่ ถ้าไม่ทำตอนนี้และปล่อยหัวของคุณ ถ้าใช่ กรุณาลงทะเบียน

การดำเนินการในระบบสามารถเป็นประเภทต่อไปนี้

"การดำเนินการต่อไปนี้" - งานง่าย ๆ ที่ประกอบด้วยการดำเนินการเดียว (โทร เขียน ไป และอื่น ๆ) ตัวอย่างเช่น การดำเนินการ "เปลี่ยนยางสำหรับฤดูหนาวบนล้อ" จะประกอบด้วยการดำเนินการง่ายๆ ดังต่อไปนี้: โทรและสมัครใช้บริการรถ กำหนดเวลาในปฏิทิน และขับรถไปที่บริการรถในเวลาที่เหมาะสม

สะดวกในการรวบรวมการดำเนินการดังกล่าวลงในรายการตามสถานที่และสถานการณ์ (รายการตามบริบท) อาจเป็นรายการ In Store ที่คุณแสดงรายการทุกอย่างที่คุณจำเป็นต้องซื้อเมื่อคุณอยู่ในร้าน หรือรายการ In the Chair ที่คุณเพิ่มสิ่งต่างๆ และงานที่คุณสามารถทำได้ในตอนเย็นหลังเลิกงานในเก้าอี้ตัวโปรดของคุณ. หรือรายการ "คำถามสำหรับเจ้านาย" ที่คุณจดคำถามทั้งหมดที่คุณมีสำหรับเจ้านายของคุณ เพื่อให้คุณสามารถแก้ไขได้ในคราวเดียว

ฉันมักจะบันทึกการกระทำดังกล่าวทั้งหมดใน "Google ปฏิทิน" (การนัดหมายและกิจกรรม) หรือใน Todoist ซึ่งเป็นบริการคลาวด์ที่สะดวกต่อการจัดระเบียบงาน

"โครงการ" - งานที่ต้องใช้มากกว่าหนึ่งขั้นตอนจึงจะเสร็จสมบูรณ์ ในการทำให้โครงการเริ่มต้นขึ้น คุณต้องอธิบายขั้นตอนแรกสำหรับการนำไปใช้งานและทิ้งการแจ้งเตือนไว้ในระบบที่เชื่อถือได้ เป็นผลให้โครงการกลายเป็นห่วงโซ่ของการกระทำที่เรียบง่ายซึ่งแต่ละอย่างสามารถทำได้ในห้านาทีถัดไปและได้ผลลัพธ์

ฉันโพสต์โปรเจ็กต์บนการ์ด Trello การ์ดนี้เป็นภาชนะที่เหมาะสำหรับโครงการที่คุณสามารถวาง:

• คำอธิบายและวัตถุประสงค์ของโครงการ
• ลิงก์ไปยังเอกสารอื่นๆ เกี่ยวกับโครงการ
• ชื่อผู้รับผิดชอบ
• เส้นตาย;
• รายการตรวจสอบที่มีขั้นตอนดังต่อไปนี้
• ความคิดเห็นเกี่ยวกับโครงการ
• ไฟล์ที่จำเป็นและอื่นๆ

การดำเนินการล่าช้า … หากเราไม่สามารถวางแผนการดำเนินการครั้งต่อไปโดยไม่มีเหตุการณ์หรือข้อมูลเพิ่มเติม (เช่น เรากำลังรอให้เพื่อนส่งหมายเลขโทรศัพท์ของบริการรถซึ่งเป็นไปได้ที่จะเปลี่ยนยางอย่างมีกำไร) เราจะดำเนินการดังกล่าวใน "เลื่อนออกไป " รายการ. หรือคุณสามารถตั้งค่าการเตือนให้ตรวจสอบบางอย่างได้

รายการสิ่งที่ต้องทำดังกล่าวยังสามารถจัดโครงสร้างเป็นรายการตามบริบทได้อีกด้วย ตัวอย่างเช่น สร้างรายการงานที่คุณมอบหมายให้ผู้ช่วยของคุณ

รายการ "สักวันหนึ่ง" มีงานที่ไม่ต้องการการดำเนินการในขณะนี้ แต่เราต้องการทำให้สำเร็จในอนาคต

สามารถ:

• หนังสือ วิดีโอการฝึกอบรม และหลักสูตรที่คุณต้องการซื้อ
• ทักษะที่มีประโยชน์ที่คุณต้องการเชี่ยวชาญ
• สถานที่ที่คุณต้องการเยี่ยมชม
• สิ่งที่คุณต้องการซื้อ

คุณต้องดูรายการนี้เป็นระยะ จดบันทึก และเปลี่ยนให้เป็นเป้าหมายที่คุณจะดำเนินการต่อไป

ขั้นตอนที่ 4 ทบทวนเป็นประจำ

เพื่อให้ระบบทำงานได้ จำเป็นต้องตรวจสอบงานหลักและโครงการอย่างสม่ำเสมอ เพื่อลบงานที่ไม่เกี่ยวข้องอีกต่อไป และจัดเรียงงานใหม่ตามลำดับความสำคัญและส่งงาน

เพื่อให้การตรวจสอบนี้เป็นประจำ ให้ปฏิบัติตามคำแนะนำเหล่านี้:

• ทิ้งกำหนดการไว้ 30-60 นาทีสำหรับการตรวจทาน (เริ่มแรกสัปดาห์ละครั้งก็เพียงพอแล้ว)
• ทำรายการตรวจสอบหรือวางแผนสำหรับการตรวจสอบดังกล่าว โดยที่ลำดับถูกสะกดว่าอะไรจะเกิดขึ้นหลังจากอะไร แผนนี้ไม่ควรซับซ้อนเกินไป และการตรวจสอบไม่ควรใช้เวลานานเกินไป มิฉะนั้นคุณจะไม่ทำเป็นประจำ

ด้านล่างนี้คือตัวอย่างรายการตรวจสอบภาพรวมรายสัปดาห์ของฉัน ฉันสร้างมันขึ้นมาในรูปแบบของแผ่นโกงที่มีลำดับของการกระทำซึ่งแสดงถึงบริการ / เอกสารที่ฉันตรวจสอบ คุณสามารถจัดเรียงเป็นรายการปกติหรือวาดไดอะแกรมด้วยมือเปล่าที่สะดวกสำหรับคุณ

พิมพ์รายการตรวจสอบเหล่านี้สี่รายการต่อเดือน ระหว่างการตรวจสอบรายสัปดาห์ ให้หยิบหนึ่งในนั้นมาและข้ามรายการที่เสร็จแล้วออกจากรายการ แบบฝึกหัดง่ายๆ นี้จะกระตุ้นให้คุณทำรีวิวเหล่านี้ต่อไป

ด่าน 5. การกระทำ

เมื่อแผนสำหรับสัปดาห์ถูกร่างขึ้น มันก็ยังคงต้องดำเนินการ หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดของผู้เริ่มต้นใช้งาน GTD ที่ใหญ่ที่สุดเมื่อคุณใช้เวลาในการจัดระเบียบงานมากเกินไป แทนที่จะทำงานให้เสร็จจริง

นี่คือเคล็ดลับบางประการในการทำให้การกระทำของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น

1. จัดทำแผนสำหรับวันตามแผนสำหรับสัปดาห์ แบ่งวันของคุณออกเป็นช่วงๆ ทำ 2-3 ช่วงตึกสำหรับงานสำคัญ และ 2-3 ช่วงตึกสำหรับงานอื่นๆ ระยะเวลาของบล็อกคือ 60–120 นาทีโดยเฉลี่ย แทรกเวลาว่างระหว่างช่วงตึกสำหรับงานที่ไม่คาดฝัน
2. ทำงานบนระบบ Pomodoro เพื่อสิ่งนี้ คุณสามารถตั้งเวลาบนโทรศัพท์ของคุณได้ สาระสำคัญของมันคือความเรียบง่าย: ทุก ๆ 25-30 นาทีของการทำงาน พักเป็นเวลาห้านาที และหลังจากช่วงที่สาม - พักนานกว่า (15-30 นาที) รวมเป็นสามช่วงตึก 30 นาที โดยแบ่งเป็นห้านาที ตามด้วยช่วงพักยาว 15-30 นาที คุณสามารถทำ 2-4 รอบต่อวัน ขึ้นอยู่กับว่าคุณฟุ้งซ่านบ่อยแค่ไหน
3. ระหว่างช่วงที่มีสิ่งสำคัญ อย่าพยายามฟุ้งซ่านจากคนอื่นและเสียงที่ไม่เกี่ยวข้อง (สำหรับสิ่งนี้ คุณสามารถเปิดเพลงพิเศษเพื่อสมาธิในหูฟังได้)
4. กำหนดว่าเมื่อใดที่ระดับพลังงานของคุณสูงที่สุด (เช่น ตั้งแต่ 7 ถึง 9 โมงเช้า) และในช่วงเวลานี้ ให้ทำสิ่งที่สำคัญที่สุดที่ทำให้คุณเข้าใกล้เป้าหมายส่วนตัวมากขึ้น
5. อย่าวางแผนเรื่องสำคัญมากเกินไปสำหรับวันนี้ 1-3 ก็เพียงพอแล้ว เป็นสิ่งสำคัญที่ในตอนท้ายของวัน หลังจากดูงานที่ขีดฆ่าในแผนของคุณแล้ว คุณพอใจและวางแผนที่เหมือนจริงสำหรับวันพรุ่งนี้