วิธีสร้างผังงานในโครงการใน Excel ใน 10 ขั้นตอน

2024 ผู้เขียน: Malcolm Clapton | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 04:12

ใช้เครื่องมือปกติของโปรแกรมแก้ไขสเปรดชีต MS Excel ที่ได้รับความนิยมมากที่สุด คุณสามารถสร้างไดอะแกรมของงานในโครงการต่างๆ ซึ่งจะช่วยให้คุณติดตามความคืบหน้าของงานแต่ละงานและจำนวนงานที่ต้องทำ

หากคุณกำลังจัดการโครงการ สิ่งสำคัญคือต้องรู้ว่าคุณมีงานกี่งานและต้องทำให้เสร็จเมื่อใด และถ้าคุณวาดแผนภาพด้วยภาพ จะเป็นการง่ายกว่าที่จะอธิบายประเด็นสำคัญในชีวิตของโครงการให้กับทีมที่เกี่ยวข้องในงาน รวมถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ

โปรแกรมพิเศษมักใช้เพื่อจัดการโครงการ แต่คุณยังสามารถสร้างกำหนดการที่ชัดเจนและสามารถเข้าถึงได้ใน MS Excel ที่คุ้นเคย

ไดอะแกรมงานโครงการแสดงให้เห็นว่าเหตุการณ์และงานสัมพันธ์กันอย่างไรในช่วงเวลาหนึ่ง ไดอะแกรมที่ออกแบบมาอย่างดีสะท้อนข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับการดำเนินงานเฉพาะและการพัฒนาโครงการโดยรวม ซึ่งช่วยให้มองเห็นภาพรวม

ในการสร้างแผนภูมิดังกล่าวใน MS Excel (เวอร์ชัน 2007 ขึ้นไป) คุณต้องดำเนินการเพียง 10 ขั้นตอนเท่านั้น

ในแผนภาพนี้คืออะไร? รายละเอียดสำคัญแสดงด้วยเส้นสีและแผ่นไม้:

• เส้นของวันปัจจุบัน - เส้นแนวตั้งสีแดงที่แสดงว่าคุณอยู่ที่ไหนในวันนี้
• กำหนดเวลาของงาน - แถบแนวนอนสีเทาที่แสดงว่าต้องใช้เวลานานแค่ไหนกว่าจะเสร็จสิ้นแต่ละงาน
• ความพร้อมของงาน - เส้นแนวนอนสีเขียวที่แสดงว่างานเสร็จสิ้นในขั้นตอนใดและเหลืออีกเท่าใด

ใน MS Excel เวอร์ชันต่างๆ การดำเนินการอาจแตกต่างกันเล็กน้อย แต่ไม่ทางใดก็ทางหนึ่งกระบวนการจะเป็นสากล และผู้ใช้ทุกคนสามารถรับมือกับการจัดกำหนดการได้

คุณสามารถดูวิดีโอคำแนะนำโดยละเอียด (เป็นภาษาอังกฤษ) โดยจะใช้เวลาครึ่งชั่วโมง

ขั้นตอนที่ 1. เริ่มต้น คิดเกี่ยวกับผลลัพธ์

เพื่อรับมือกับงานโดยไม่มีปัญหาใด ๆ ให้พิมพ์หรือวาดตารางเวลาบนกระดาษตามที่ควรจะเป็นในตอนท้าย ถือกระดาษไว้ข้างหน้าคุณเพื่อเปรียบเทียบแต่ละขั้นตอนกับลวดลาย ไม่จำเป็นต้องวาดไดอะแกรมอย่างระมัดระวัง เพียงแค่แก้ไขรูปร่างของไดอะแกรมและเก็บไว้ใกล้มือ มันจะเป็นเครื่องเตือนใจที่ดี

ขั้นตอนที่ 2 สร้างตารางด้วย data

ในการสร้างกราฟ ก่อนอื่นคุณต้องสร้างตาราง ในตัวอย่าง โครงการแบ่งออกเป็นสี่ขั้นตอน โดยแต่ละขั้นตอนมีงาน

สร้างตารางใต้กราฟ แถวที่ 30 มีส่วนหัวของคอลัมน์

มาดูกันว่าข้อมูลในตารางหมายถึงอะไร:

• เฟส: "เฟส 1", "เฟส 2", "เฟส 3", "เฟส 4" หรือ "วันนี้" แสดงขั้นตอนของโครงการที่เหตุการณ์สอดคล้องกับ
• ประเภทของ: "เฟส", "งาน", "วันนี้" แสดงประเภทของเหตุการณ์ การกำหนดขอบเขตงาน และระยะของการดำเนินโครงการ
• วันที่เริ่มต้น: วันที่เริ่มต้นของเหตุการณ์
• เหตุการณ์: แสดงชื่อเหตุการณ์ในแผนภาพ
• เวลา: แสดงจำนวนวันที่ใช้ในการทำงานให้เสร็จ
• เปอร์เซ็นต์ความพร้อม: แสดงระดับความสมบูรณ์ของแต่ละงานและเฟส 0% - งานยังไม่เริ่มต้น 100% - เสร็จสมบูรณ์ ตัวบ่งชี้สำหรับหมวดหมู่ "เฟส" นี้ไม่เกี่ยวข้องกับความสมบูรณ์ของงานและถูกตั้งค่าเป็นค่าประมาณ คุณต้องใช้กฎของคุณเองในการตัดสินว่าเฟสจะเสร็จสมบูรณ์กี่เปอร์เซ็นต์
• พร้อมในวัน: ช่วงเวลาที่ตัวบ่งชี้ความพร้อมของเหตุการณ์เป็นเปอร์เซ็นต์ สำหรับงานที่ใช้เวลา 10 วันและเสร็จสมบูรณ์ 50% ตัวเลขนี้จะใช้เวลาห้าวัน (10 วัน × 50%)
• ส่วนสูง: ค่าความสูงเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการตกแต่ง เนื่องจากเป็นตัวกำหนดว่าเหตุการณ์จะสูงหรือต่ำมากน้อยเพียงใดในแผนผังกำหนดการ คุณสามารถระบุค่าใดๆ ก็ได้ แต่จะดีกว่าถ้านำตัวเลขเล็กๆ เข้าใกล้ศูนย์ ตัวอย่างใช้ช่วงตั้งแต่ +25 ถึง -25หากความสูงเป็นค่าบวก เหตุการณ์จะสะท้อนให้เห็นบนแผนภูมิที่อยู่เหนือแกนนอน หากเป็นค่าลบ - ต่ำกว่าแกน

ขั้นตอนที่ 3 สร้างแผนภูมิด้วยแกน X และ Y เพิ่มข้อมูลแรกจากคอลัมน์ "ไทม์ไลน์" ลงไป

ถึงเวลาสร้างแผนภูมิเพื่อแสดงภาพข้อมูลเหตุการณ์จากตารางที่ทำในขั้นตอนก่อนหน้า ใช้พล็อตกระจายที่มีแกน X และ Y เพราะจะช่วยให้คุณกำหนดตำแหน่งพิกัดฐานได้อย่างอิสระบนทั้งสองแกน

ทำตามคำสั่ง:

• เลือกแท็บ "แทรก" ในเมนูหลัก
• จากนั้นเลือก "แผนภูมิ" → "กระจาย" → "กระจายด้วยเครื่องหมาย" แผนภูมิว่างจะปรากฏขึ้นต่อหน้าคุณ
• ขอขอบของแผนภูมิและปรับขนาดและปรับขนาดแผนภูมิเพื่อให้เขตข้อมูลแผนภูมิครอบคลุมช่วงจากเซลล์ B4 ถึงเซลล์ K26 (กดปุ่ม Alt ค้างไว้เพื่อจัดแนวพื้นที่แผนภูมิให้ตรงกับเส้นขอบของเซลล์)
• คลิกขวาที่ไดอะแกรมและเลือกรายการเมนู "เลือกข้อมูล"

เพิ่มชุดข้อมูลในช่วงโดยคลิกที่ปุ่ม "เพิ่ม" ในกล่องโต้ตอบที่เปิดขึ้น

1. หากต้องการเปลี่ยนชื่อ "ชื่อซีรี่ส์" ให้ใส่ค่าของเซลล์ E30 "วันที่" ในฟิลด์ที่เกี่ยวข้อง
2. สำหรับค่าแกน X ให้เลือกฟิลด์ที่เหมาะสมและเลือกเซลล์ C33: C46 วันที่เริ่มต้น
3. สำหรับค่าแกน Y ให้เลือกฟิลด์ที่เหมาะสมและเลือกเซลล์ H33: H46 ความสูง
4. คลิกตกลงเพื่อปิดหน้าต่างเพิ่มข้อมูล
5. คลิกตกลงเพื่อปิดหน้าต่างการเลือกข้อมูล

ขั้นตอนเหล่านี้จะทำให้เรามีแผนภูมิกระจายอย่างง่ายพร้อมการจัดรูปแบบอัตโนมัติ

มาทำให้ตัวทำเครื่องหมายเหตุการณ์เป็นสีเขียว:

• คลิกขวาที่ตัวทำเครื่องหมายข้อมูลที่เลือก เลือกเปลี่ยน "รูปแบบชุดข้อมูล"
• ในรายการที่เปิดทางด้านซ้าย ให้เลือกแท็บ "พารามิเตอร์ตัวทำเครื่องหมาย" จากนั้นเลือกประเภทเครื่องหมาย "คริสตัล" ในตัว เพิ่มขนาดเป็น 10 จุด
• บนแท็บ เติมตัวทำเครื่องหมาย ให้เลือกการเติมแบบทึบ เปลี่ยนสีเติมเป็นสีเขียว

ตอนนี้เรามีพล็อตกระจายที่แสดงไทม์ไลน์ จนถึงตอนนี้ เครื่องหมายสีเขียวแสดงเฉพาะการเริ่มต้นงาน

เปลี่ยนชื่อของแผนภูมิ: ดับเบิลคลิกที่ช่องข้อความที่มีชื่อและป้อนชื่อของคุณ

เราจะกลับไปที่ตัวเลือกการจับเวลาในขั้นตอนที่ 5 เพิ่มแถบแนวนอนตามแกน X แต่สำหรับตอนนี้ ให้จัดรูปแบบแผนภูมิต่อไป

ขั้นตอนที่ 4 จัดลำดับลักษณะของไดอะแกรมและเพิ่มชื่อของเหตุการณ์

เรากำจัดสิ่งที่เราไม่ต้องการในแผนภาพ

แกน Y … ซ่อนแกนตั้งเนื่องจากไม่มีข้อมูลโหลด เลือกไดอะแกรม ในเมนูหลักบนแท็บ "การทำงานกับไดอะแกรม" เลือก "เลย์เอาต์" จากนั้นเลือก แกน → แกนตั้งหลัก → ไม่แสดง

คู่มือแนวนอน … พวกเขายังไร้ประโยชน์ เลือกแผนภูมิ ในเมนูหลัก ไปที่แท็บ เค้าโครง จากนั้นเลือก ตาราง → เส้นตารางแนวนอนตามแกนหลัก → ไม่แสดง

แผนภูมิตำนาน … จากนั้นเราจะแทนที่ด้วยอันที่สวยงามกว่า แต่ตอนนี้ปิดการใช้งาน: "Layout" → "Legend" → "No"

สุดท้าย เราแสดงป้ายข้อมูลสำหรับเครื่องหมายแต่ละตัว ในเมนูหลักบนแท็บ "เค้าโครง" เลือก "ลายเซ็นข้อมูล" → "ซ้าย"

วิธีเปลี่ยนข้อมูลในลายเซ็นโทเค็น

การป้อนข้อมูลเกี่ยวกับแต่ละเหตุการณ์ในไดอะแกรมนั้นใช้เวลานานและยาก เนื่องจากคุณต้องเลือกเครื่องหมายแต่ละตัวแยกกันและเปลี่ยนชื่อ

แต่กระบวนการนี้สามารถเร่งได้สี่ครั้ง:

• คลิกที่คำอธิบายของเครื่องหมายแรก (มุมซ้ายบนของแผนภูมิ) เพื่อเลือกค่าทั้งหมดพร้อมกัน อย่าคลิกที่เครื่องหมายสีเขียว จะเป็นการเลือกวัตถุอื่น!
• คลิกอีกครั้งที่คำอธิบายเครื่องหมายเพื่อแก้ไขชื่อเดียว
• ในฟิลด์ป้อนสูตร ให้พิมพ์สัญลักษณ์ =
• คลิกที่เซลล์ D33 จะมีเหตุการณ์ "เฟส 1" กด Enter
• ทำซ้ำสี่ขั้นตอนแรกสำหรับป้ายกำกับที่เหลือสำหรับแต่ละเครื่องหมาย

วิธีปักหมุดพื้นที่

การปักหมุดขอบเขตในบรรทัดที่ 28 จะเป็นประโยชน์ เพื่อให้คุณดูไดอะแกรมได้ตลอดขณะทำงานบนเอกสาร27 บรรทัดแรกจะยังคงอยู่ต่อหน้าคุณ แม้ว่าคุณจะเลื่อนดูบรรทัดที่เหลือก็ตาม

ในการแช่แข็งพื้นที่:

• เลือกเซลล์ A28
• เลือกแท็บ "มุมมอง" จากเมนูหลัก
• เลือกหน้าต่าง → ตรึงพื้นที่
• เลือก "Freeze Areas" จากเมนูที่ขยายลงมา

เส้นแนวนอนสีดำจะปรากฏเหนือเส้นที่ 28 ตอนนี้ทุกอย่างข้างต้นถูกเทียบชิดขอบแล้ว และมีเพียงบรรทัดล่างสุดเท่านั้นที่จะย้ายเมื่อเลื่อน

ขั้นตอนที่ 5. เพิ่มแถบข้อผิดพลาดเพื่อแสดงไทม์ไลน์เพื่อเปลี่ยนแผนภูมิเป็นตารางเวลาที่มองเห็นได้

แถบข้อผิดพลาดแนวนอนบนไดอะแกรมจะแสดงระยะเวลาที่ใช้ในการทำงานแต่ละงานให้เสร็จ ให้ทำดังนี้

• เน้นกราฟ
• จากเมนูเครื่องมือแผนภูมิหลัก ให้เลือกแท็บเค้าโครง
• ในรายการดรอปดาวน์ที่มุมซ้ายบน (พื้นที่แปลง) ให้เลือกชุดข้อมูล "ไทม์ไลน์"
• บนแท็บเค้าโครง เลือกแถบข้อผิดพลาด → การตั้งค่าแถบข้อผิดพลาดขั้นสูง กล่องโต้ตอบจะเปิดขึ้น
• ในรายการดรอปดาวน์ที่มุมบนซ้าย ให้เลือกแถบข้อผิดพลาดของแกน X เพื่อจัดรูปแบบแผนภูมิ
• ในกล่องโต้ตอบเพื่อเปลี่ยนแถบแนวนอน ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายสำหรับพิน Plus สไตล์สิ้นสุด → ไม่มีจุด
• ในรายการ "ค่าผิดพลาด" เลือกรายการ "กำหนดเอง" และคลิกปุ่ม "ระบุค่า" ในหน้าต่างใหม่ "การกำหนดค่าแถบข้อผิดพลาด" ที่เปิดขึ้น ให้ระบุ "ค่าความผิดพลาดที่เป็นบวก" ในการดำเนินการนี้ ให้วางเคอร์เซอร์ในฟิลด์ที่เหมาะสมและเลือกช่วงของเซลล์ตั้งแต่ E33 ถึง E74 คลิกตกลง

ตอนนี้เส้นสีเทาขยายจากเครื่องหมายสีเขียวไปทางขวา ซึ่งแสดงว่าคุณต้องใช้เวลาเท่าไรกับงานนี้หรืองานนั้น ต้องจัดรูปแบบเพื่อความชัดเจน:

• ในหน้าต่าง Format Error Bars ให้ไปที่แท็บ Line Color เลือกเส้นทึบ ทำให้การเติมเป็นสีเทา
• บนแท็บ Linetype ให้เพิ่มความกว้างของบรรทัดเป็น 4 pt

เพื่อให้นำทางไดอะแกรมได้ดีขึ้น ให้ลากเส้นแนวตั้งบางๆ ลงมาจากเครื่องหมาย ในการดำเนินการนี้ ในรายการดรอปดาวน์ที่มุมซ้ายบน ให้เลือก "แถบข้อผิดพลาดตามแนวแกน Y" กล่องโต้ตอบจะแสดงแถบข้อผิดพลาดในแนวตั้ง เลือกทิศทางลบ รูปแบบสิ้นสุด → ไม่มีจุด จำนวนข้อผิดพลาด → ค่าสัมพัทธ์ ป้อน 100% ในฟิลด์นี้ เลือกสีและความหนาของเส้นได้เอง

ขั้นตอนที่ 6 เพิ่มค่าความพร้อมให้กับแผนภูมิ

ได้เวลาเพิ่มชุดข้อมูลลงในแผนภูมิที่แสดงเปอร์เซ็นต์ของงานที่เสร็จสมบูรณ์

หากงานใช้เวลา 10 วันและเสร็จสมบูรณ์ 50% แถบสำหรับทำให้เสร็จจะเต็มครึ่งหนึ่ง นี่เป็นการวัดผลสำหรับการติดตามงานและไม่รวมวันหยุดสุดสัปดาห์และวันหยุดนักขัตฤกษ์ หากต้องการเพิ่มข้อมูลใหม่ลงในแผนภูมิ ให้ทำตามคำแนะนำด้านล่าง

• คลิกขวาที่พื้นที่แผนภูมิ เลือก "เลือกข้อมูล" จากเมนูบริบท
• คลิกปุ่ม "เพิ่ม" ในหน้าต่างที่ปรากฏขึ้น ให้กำหนด "ชื่อแถว" โดยเลือกเซลล์ G30 ช่วงข้อมูลสำหรับแกน X และ Y จะเหมือนกับในขั้นตอน # 3
• เครื่องหมายสีแดงจะปรากฏบนไดอะแกรม ซึ่งจะซ่อนเครื่องหมายสีเขียว

ขั้นตอนที่ 7 การจัดรูปแบบเมตริกข้อมูลใหม่

เพื่อให้แผนภูมิแสดงในรูปแบบเดียวกัน และข้อมูลไม่ทับซ้อนกัน เราจัดรูปแบบตัวทำเครื่องหมาย:

• ในรายการดรอปดาวน์ที่มุมซ้ายบน ให้เลือก "แถวพร้อม" ด้านล่างรายการแบบเลื่อนลงจะมีปุ่ม "รูปแบบของส่วนที่เลือก" คลิกมัน กล่องโต้ตอบจะเปิดขึ้น
• เปลี่ยนพารามิเตอร์เครื่องหมาย เลือกประเภทรูปร่าง "คริสตัล" กำหนดขนาดเป็น 10 จุด และเลือกการเติมสีเขียวทึบสำหรับมาร์กเกอร์ ปิดกล่องโต้ตอบ
• โดยไม่ลบการเลือกเครื่องหมาย ในเมนูหลักบนแท็บ "เค้าโครง" ให้คลิกปุ่ม "ป้ายกำกับข้อมูล" เลือกรายการ "ไม่แสดง" ในเมนูที่ปรากฏขึ้น

ขั้นตอนที่ 8 เพิ่มแถบข้อผิดพลาดเพื่อติดตามเปอร์เซ็นต์ของงานที่เสร็จสมบูรณ์

ตอนนี้ คุณจำเป็นต้องเพิ่มแผ่นไม้ใหม่เพื่อให้คุณสามารถดูได้อย่างรวดเร็วว่างานอยู่ในขั้นตอนใด

• เลือก Row Ready อีกครั้งจากรายการดรอปดาวน์ทางด้านซ้าย กดปุ่ม "แถบข้อผิดพลาด" ในเมนูหลัก เลือก "ตัวเลือกขั้นสูง" จากเมนูแบบเลื่อนลง กล่องโต้ตอบจะเปิดขึ้น ตั้งค่าระแนงแนวตั้งเป็นค่าคงที่โดยป้อนศูนย์ในช่องที่เกี่ยวข้อง
• เปลี่ยนเป็นพารามิเตอร์ของแผ่นไม้ขนานกับแกน X กำหนดทิศทางเป็น "บวก" รูปแบบสิ้นสุด → ไม่มีจุด จำนวนข้อผิดพลาด → กำหนดเอง ในกล่องโต้ตอบค่าความผิดพลาดที่เป็นบวก ให้ระบุช่วงของเซลล์ G33-G47
• เปลี่ยนสีของเส้นเป็นสีเขียวโดยเลือกการเติมทึบ กำหนดความกว้างของเส้นเป็น 7 pt.

เส้นสีเขียวแนวนอนแสดงว่างานเสร็จสมบูรณ์บางส่วนหรือทั้งหมด

ขั้นตอนที่ 9 เพิ่มเส้นแนวตั้งแทนวันปัจจุบัน

เส้นสีแดงแสดงว่าวันนี้เป็นวันอะไร และทำให้ชัดเจนว่าโครงการโดยรวมสอดคล้องกับเส้นตายอย่างไร

• เรียกเมนูบริบทสำหรับไดอะแกรมด้วยปุ่มขวา เลือก "เลือกข้อมูล"
• คลิกปุ่ม "เพิ่ม" ป้อนคำว่า "วันนี้" ในช่อง "ชื่อซีรี่ส์" ป้อนช่วงของเซลล์ C31-C32 สำหรับค่าแกน X และ H31-H32 สำหรับค่าแกน Y

เครื่องหมายใหม่สองตัวได้ปรากฏบนแผนภูมิ ติดป้ายกำกับ: เลือกป้ายกำกับข้อมูลและเขียนคำว่า "วันนี้" ในแถบสูตร คลิกขวาที่ลายเซ็นและเลือกรายการ "รูปแบบข้อมูล" ในเมนูบริบท ใส่ตำแหน่งของคำบรรยายใต้ภาพ "ด้านบน"

• ไปที่เมนูหลักบนแท็บ "เค้าโครง"
• เลือก "แถววันนี้" ในรายการดรอปดาวน์ที่มุมซ้ายบน
• เพิ่มแถบข้อผิดพลาดพร้อมพารามิเตอร์เพิ่มเติมตามคำแนะนำในขั้นตอนที่ห้า คุณจะต้องใช้แผ่นกระดานตามแนวแกนตั้ง โดยมีทิศทาง ลบ ซึ่งเป็นรูปแบบสุดท้ายของ ไม่มีจุด โดยมีค่าสัมพัทธ์เท่ากับ 100%

ตอนนี้คุณมีเส้นแนวตั้งที่แสดงถึงวันปัจจุบัน เปลี่ยนสีเส้นเป็นสีแดง เพิ่มขนาดเป็น 3 จุด

ในตัวอย่าง วันที่ปัจจุบันได้รับการแก้ไข ดังนั้นจะไม่เปลี่ยนแปลง แต่สำหรับโครงการที่มีการพัฒนาอย่างแข็งขัน ขอแนะนำให้ใช้วิธีบันทึกข้อมูลที่แตกต่างออกไป เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้ใส่วันที่ในเซลล์ B2 โดยป้อนสูตร = TODAY () และระบุในกล่องโต้ตอบการเลือกข้อมูลสำหรับค่าของเซลล์แกน X B2 แทนช่วงที่คุณระบุไว้ก่อนหน้านี้

ขั้นตอนที่ 10. เพิ่มบล็อคข้อความ

ตอนนี้ไดอะแกรมขาดเพียงตำนานสำหรับตำนานเพื่อให้ทั้งทีมสามารถเข้าใจได้

• เลือกไดอะแกรมไปที่เมนูหลักบนแท็บ "แทรก" เลือก "ตัวอักษร"
• วางตำแหน่งพื้นที่ป้ายกำกับที่มุมบนขวาของแผนภูมิ เลือกเส้นขอบของกล่องข้อความด้วยปุ่มเมาส์ขวา เลือกรายการ "จัดรูปแบบรูปร่าง" ในเมนูบริบท ในหน้าต่างที่เปิดขึ้น ให้เลือกประเภทการเติม "ทึบ" สีจะเป็นสีเทา จัดรูปแบบฉลาก คุณสามารถแทรกบล็อกจำนวนเท่าใดก็ได้

ตอนนี้คุณสามารถสร้างไดอะแกรมใน 20-30 นาทีโดยใช้โปรแกรมแก้ไข MS Excel ที่คุณชื่นชอบเท่านั้น