OmniFocus 2: สัมผัสพลังของ GTD บน OS X

2024 ผู้เขียน: Malcolm Clapton | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 04:12

สำหรับการจัดระเบียบตนเองเป็นเวลานานของฉัน GTD กลายเป็นระบบที่ดีที่สุดแม้ว่าจะไม่ใช่ระบบในอุดมคติก็ตาม และ OmniFocus 2 เป็นผู้จัดระเบียบที่ดีที่สุดสำหรับ GTD สำหรับ Mac นั่นคือสิ่งที่เราจะพูดถึง

พลังของ GTD อยู่ในระบบการรวบรวม การจัดเรียง การดู การควบคุม และการตัดสินใจ แอปพลิเคชัน GTD อย่างน้อยควรสนับสนุนกระบวนการเหล่านี้ทั้งหมด ตามหลักการแล้ว กระบวนการทั้งหมดนี้ควรต้องขอบคุณแอปพลิเคชันที่ง่ายและรวดเร็ว มาดูความถูกต้องของการอ้างสิทธิ์ของ OmniFocus 2 ว่าเป็นแอป GTD ที่ดีที่สุด

คอลเลกชัน ("กล่องจดหมาย")

OmniFocus 2 มีทุกสิ่งที่คุณต้องการเพื่อเพิ่มงานไปยังกล่องจดหมายเข้าของคุณอย่างรวดเร็ว คุณสามารถแสดงหน้าต่างสำหรับสร้างงานโดยใช้ปุ่มลัดที่กำหนดเอง:

ดังที่คุณเห็น ในหน้าต่าง คุณสามารถป้อนข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับงาน (บันทึกย่อ โครงการ บริบท เวลาเริ่มต้น และวันที่ครบกำหนด) หรือคุณสามารถพิมพ์ชื่ออย่างรวดเร็วและส่งงานไปที่ถังขยะ

คุณสามารถสร้างงานในโฟลเดอร์กล่องขาเข้าได้โดยการส่งอีเมลไปยังที่อยู่อีเมลพิเศษ หัวเรื่องจะกลายเป็นชื่อของงาน และเนื้อหาจะอยู่ในบันทึกย่อ บนอุปกรณ์ iOS ของฉัน ฉันพิมพ์อีเมล OmniFocus ลงในแอพและสร้างงานด้วยการแตะสองครั้งด้วยวิธีนี้

และอีกวิธีหนึ่ง - ผ่านเมนูบริบท "บริการ":

และเพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องเปิดเมนูบริบททุกครั้งที่เลือกข้อความ ไปที่รายการ "บริการ" และค้นหาตัวเลือกเพื่อส่งการเลือกไปยัง OmniFocus ที่นั่น ตั้งค่าแป้นพิมพ์ลัด ทำได้บนแท็บ "แป้นพิมพ์ลัด" ของการตั้งค่าแป้นพิมพ์:

ด้วยการตั้งค่านี้ การใช้ทางลัดจะส่งข้อความที่เลือกแต่ละข้อความไปยังกล่องขาเข้า OmniFocus 2

การเรียงลำดับ ("โครงการ")

เพื่อความเป็นไปได้และความสะดวกในการจัดเรียง คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์และโครงการสามประเภท: ด้วยกรณีแบบต่อเนื่อง แบบคู่ขนาน และแบบแยกจากกัน ในกรณีของงานตามลำดับ จะมีเพียงหนึ่งงานเท่านั้นที่จะทำงานในโปรเจ็กต์ หลังจากนั้นงานต่อไปจะเปิดใช้งาน ดังนั้น หากคุณเลือกตัวกรอง พร้อมใช้งาน ระบบจะแสดงเฉพาะงานแรกจากโครงการตามลำดับ

ฉันคิดว่าเหตุใดจึงจำเป็นต้องมีโครงการ ไม่จำเป็นต้องอธิบาย และโฟลเดอร์สามารถปรับให้เข้ากับพื้นที่ความรับผิดชอบได้ เช่น กิจกรรมทางวิชาชีพ สุขภาพ ความสัมพันธ์ การพัฒนา จิตวิญญาณ การเงิน และอื่นๆ

ดู ("ตรวจสอบ")

การตรวจทานคือการทบทวนโครงการและงานเป็นระยะๆ เพื่อให้คุณไม่พลาดทุกความเคลื่อนไหว เรากำหนดความถี่ในการดูสำหรับแต่ละโครงการ และด้วยความถี่นี้ ความถี่ดังกล่าวจึงปรากฏบนแท็บการชำระเงิน

ดูเหมือนว่านี้: เราเปิดแท็บ "ตรวจสอบ" และดูงานของโครงการ NNN งานหนึ่งถูกทำเครื่องหมายด้วยธง อีกงานหนึ่งกำหนดเส้นตาย และงานที่สามถูกเลื่อนออกไป หลังจากการปรับเปลี่ยนที่จำเป็นทั้งหมดแล้ว เราทำเครื่องหมายโปรเจ็กต์ว่าตรวจสอบแล้วและลืมมันไปจนกว่าจะถึงแท็บ "ตรวจสอบ" ครั้งถัดไป

ซึ่งช่วยให้ไม่พลาดเรื่องสำคัญและช่วยให้เราไม่ต้องทบทวนโครงการในแต่ละวัน ซึ่งเพียงพอสำหรับการตรวจสอบสัปดาห์ละครั้งหรือเดือนละครั้ง

การควบคุม ("พยากรณ์")

แท็บ "พยากรณ์" มีงานที่คล้ายกัน แต่มีการดำเนินการและการนัดหมายที่กำหนดไว้สำหรับทั้งวันหรือในช่วงเวลาเฉพาะของวัน จะซิงค์กับปฏิทินของคุณและรวบรวมกำหนดเวลาใน OmniFocus และกำหนดเวลาไว้ในปฏิทินของคุณในที่เดียว

แท็บนี้ช่วยให้เราไม่พลาดการนัดหมายและกิจกรรมหรือกำหนดเวลาที่กำหนดให้กับงาน

การตัดสินใจ ("บริบท" และ "มุมมอง")

ชาวกรีกมีคำสองคำสำหรับเวลา: โครโนสและไคโร Chronos เป็นแนวคิดของเวลาที่บอกวันที่หรือระยะเวลาที่เหลืออยู่ก่อนเหตุการณ์หรือเวลาที่ผ่านไป Kairos เป็นเวลาที่เหมาะสม (Kairos เป็นเทพเจ้ากรีกโบราณแห่งช่วงเวลาที่มีความสุข)

พวกเขาบอกว่าพุชกินรวบรวมชื่อนักวิจารณ์ที่จู้จี้จุกจิกเกี่ยวกับผลงานของเขาในแจกันพิเศษและเมื่อไคโรแห่งอารมณ์กัดกร่อนยืนยันเขาก็หยิบออกมาแบบสุ่มและเขียนบทประพันธ์ที่เป็นพิษสำหรับนักวิจารณ์ที่เคราะห์ร้าย

ในระบบ GTD แนวคิดของ kairos ถ่ายทอดโดยคำว่า "บริบท":

บริบทสามารถกำหนดได้ตามสภาพจิตใจและร่างกาย (แข็งแรง, ปวดหัว, หมดแรง …) ตามสถานที่พำนัก (สำนักงาน, ไฮเปอร์มาร์เก็ต, บ้าน …) ตามความจำเป็น หารือเกี่ยวกับประเด็นต่างๆ (สภาองค์กร Ivan Ivanovich …) ตามเครื่องมือที่มีอยู่ ฯลฯ

กฎ GTD อนุญาตให้กำหนดบริบทให้กับงานเดียวเท่านั้น และ OmniFocus 2 ปฏิบัติตามกฎนี้อย่างเคร่งครัด แต่สิ่งนี้ไม่สมเหตุสมผลเสมอไป และเราต้องสร้างบริบทเช่น "อินเทอร์เน็ต + Mac" แต่แอปพลิเคชันนี้อนุญาตให้คุณตั้งค่าพิกัดทางภูมิศาสตร์สำหรับบริบทต่างๆ เพื่อให้ระบบเตือนทำงานเมื่อคุณเข้าใกล้สถานที่ที่กำหนด

และเพื่อการตัดสินใจที่รวดเร็วยิ่งขึ้น ยังมีโอกาสสร้างมุมมอง:

ดังที่คุณเห็นจากภาพหน้าจอ นี่เป็นการกรองงานอย่างง่ายตามโครงการ (โฟลเดอร์) สถานะ (ทำเครื่องหมาย ในอนาคตอันใกล้ ตามวันที่ครบกำหนด …) ความพร้อมใช้งาน (พร้อมใช้งานครั้งแรก ซ้าย ทุกอย่าง เสร็จสมบูรณ์) ระยะเวลา บริบท หรือเนื้อหาของส่วนข้อความในชื่อหรือบันทึกงาน

สำหรับการเข้าถึงมุมมองอย่างรวดเร็ว คุณสามารถตั้งค่าให้เป็นแป้นพิมพ์ลัดหรือเพิ่มไปยังรายการโปรด ซึ่งจะวางไว้ในแถบด้านข้างทางซ้าย สี่แท็บบนในภาพหน้าจอคือมุมมองที่ฉันสร้างขึ้น

Outlook จะซิงค์กับเวอร์ชัน iOS ในทั้งสองทิศทาง ทำให้ง่ายต่อการตัดสินใจเกี่ยวกับงานถัดไป

ข้อเสียของ OmniFocus 2

ไม่ว่านักพัฒนาจะพยายามมากแค่ไหน เป็นไปไม่ได้เลยที่คนที่ไม่สมบูรณ์ในโลกที่ไม่สมบูรณ์จะสร้างแอปพลิเคชันในอุดมคติโดยไม่มีข้อบกพร่องและข้อบกพร่อง OmniFocus 2 ก็ไม่มีข้อยกเว้น

ข้อเสียเปรียบแรก (ญาติ) คือราคา: เวอร์ชันพื้นฐานสำหรับ OS X และ iOS จะมีราคา 40 เหรียญ อัปเกรดเป็น Pro - $ 40 สำหรับ OS X และ $ 20 สำหรับ iOS (หากคุณซื้อ OmniFocus เวอร์ชันก่อนหน้า อัปเกรดเป็น Pro ได้ฟรี)

ข้อเสียเปรียบที่สองคือการซิงโครไนซ์ มันช้าและทำให้เกิดข้อผิดพลาดหากคุณได้สร้างหรือเปลี่ยนงานออฟไลน์โดยไม่ได้ซิงโครไนซ์อุปกรณ์กับข้อมูลจริงบนเซิร์ฟเวอร์ก่อนหน้านี้

และข้อเสียเปรียบประการที่สามนั้นยากสำหรับฉันที่จะอธิบายเป็นคำพูด ในสามปีของ "ความสัมพันธ์" กับ OmniFocus 1 และ 2 เราไม่สามารถเป็นเพื่อนที่ดีกับเขาได้และทำไมไม่ชัดเจน ดูเหมือนว่ามีทุกอย่างที่จำเป็นสำหรับแอปพลิเคชัน GTD ที่ยอดเยี่ยม (ฉันทนกับการที่ไม่มีการซิงโครไนซ์) แต่ฉันประสบปัญหาอย่างต่อเนื่องในการตัดสินใจและมองเห็นภาพรวมของโครงการและงานต่างๆ

บางทีปัญหาก็คือฉันเคยใช้ MLO มาห้าปีแล้ว และไม่เคยสามารถปรับ OmniFocus ใหม่ได้เลย ดังนั้นฉันจึงเพิ่งติดตั้ง CrossOver และเปลี่ยนกลับไปเป็น MyLifeOrganized แต่นั่นเป็นอีกเรื่องหนึ่ง…

ดังนั้น. หากคุณพิจารณาผู้จัดงานสำหรับ OS X และวางแผนที่จะใช้พลังเต็มที่ของระบบ GTD คุณจะไม่พบ OmniFocus 2 ที่ดีกว่าในวันนี้