สารบัญ:
- กำหนดเวลาตรวจสอบอีเมล
- ทุกตัวอักษรหมายถึงการกระทำ
- ตัวกรองและทางลัด
- ใช้การค้นหา
- ใช้เครื่องหมาย
- ใช้แป้นพิมพ์ลัด
2024 ผู้เขียน: Malcolm Clapton | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 04:12
อีเมลเป็นหนึ่งในเครื่องมือสื่อสารที่ดีที่สุดและอาจเป็นเครื่องมือเดียวที่ผู้ใช้ทุกคนใช้โดยไม่มีข้อยกเว้น คุณอาจหรือไม่ชอบโปรแกรมส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที ใช้ Skype หรือแชทบน Facebook แต่คุณอาจมีที่อยู่อีเมล
ทุกวันที่เราได้รับในกล่องจดหมายของเรา ไม่เพียงแต่ข้อความจากเพื่อนและเพื่อนร่วมงาน แต่ยังรวมถึงจดหมายโฆษณา การแจ้งเตือน สแปมเท่านั้น เพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้ข้อความขาเข้าจมน้ำตาย การพัฒนาและใช้ทักษะอีเมลที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญมาก
ลิขสิทธิ์
กำหนดเวลาตรวจสอบอีเมล
หากคุณรู้สึกว่าคุณใช้เวลามากเกินไปในการประมวลผลจดหมาย และจำนวนจดหมายในกล่องจดหมายของคุณยังคงไม่ลดลง ให้พยายามวางแผนเวลาในการตรวจสอบกล่องจดหมายของคุณให้เข้มงวดยิ่งขึ้น โดยปกติเราจะเริ่มตรวจสอบอีเมล ค้นหาลิงก์ที่น่าสนใจในจดหมาย ไปที่ไซต์ จากที่นั่นไปยังอีกที่หนึ่ง … และหลังจากครึ่งชั่วโมง เราก็จำและกลับไปแยกวิเคราะห์จดหมาย ส่งผลให้เวลาผ่านไปแต่เรื่องไม่ขยับเขยื้อน
ดังนั้น พยายามจัดสรรเวลาที่จำกัดสำหรับตัวคุณเองในการทำงานกับจดหมาย ทุกคนสามารถกำหนดความถี่และระยะเวลาของช่วงเวลาเหล่านี้ได้อย่างอิสระ ขึ้นอยู่กับปริมาณของการติดต่อ บางทีมันอาจจะเป็นเวลาหนึ่งชั่วโมงในตอนเช้าและหนึ่งชั่วโมงในตอนท้ายของวันทำงาน หรืออาจจะสะดวกกว่าสำหรับคุณที่จะลงชื่อเข้าใช้บัญชีอีเมลของคุณทุก ๆ ชั่วโมงเป็นเวลาห้านาที ที่สำคัญที่สุด พยายามทำตามตารางเวลาที่กำหนดไว้สำหรับตัวคุณเองอย่างเคร่งครัดและอย่าไปยุ่งกับสิ่งภายนอก มีสติสัมปชัญญะว่า เวลาของคุณมีจำกัด จะนำไปสู่การเพิ่มประสิทธิภาพในการประมวลผลใบเสร็จทางไปรษณีย์อย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้
ทุกตัวอักษรหมายถึงการกระทำ
กฎหลักที่คุณควรนำไปใช้เมื่อแยกวิเคราะห์เมลคือ จดหมายเปิดผนึกทุกฉบับต้องการให้คุณทำบางอย่าง หากคุณได้เปิดจดหมายแล้ว ไม่ควรทิ้งมันไว้ในกล่องจดหมายอีกครั้ง คุณต้องตอบกลับจดหมายทันที หรือส่งต่อให้คนที่จัดการกับปัญหานี้ได้ดีกว่า หรือกำหนดเวลางานสำหรับตัวคุณเองใน Google Task หรือปฏิทิน ไม่ว่าในกรณีใด จดหมายควรเป็นผลจากการกระทำของคุณ ถูกลบหรือย้ายไปเก็บถาวร นั่นคือ ออกจากอินบ็อกซ์ … หากคุณทำตามกฎง่ายๆ นี้ กล่องจดหมายของคุณจะถูกล้างไม่ช้าก็เร็ว
ลิขสิทธิ์
ตัวกรองและทางลัด
หากคุณได้รับอีเมลจำนวนมากทุกวัน การแยกวิเคราะห์จะใช้เวลาและความพยายามอย่างมากในส่วนของคุณ ทำไมคุณไม่ใช้ทรัพยากรของบริการไปรษณีย์สำหรับสิ่งนี้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากบริการส่วนใหญ่มีคุณสมบัตินี้และใช้งานได้อย่างสมบูรณ์
มันเกี่ยวกับการตั้งค่าตัวกรองสำหรับการประมวลผลจดหมายอัตโนมัติ แทนที่จะคลิกแต่ละโพสต์ด้วยตนเอง และการคลิกแต่ละครั้งของคุณก็เป็นเวลาและความพยายามเท่ากัน คุณเพียงแค่ตั้งค่าตัวกรองที่คุณต้องการเพียงครั้งเดียว ตัวอย่างเช่น ข้อความทั้งหมดจากที่อยู่ของญาติของคุณจะไปที่โฟลเดอร์ Family โดยอัตโนมัติและทำเครื่องหมายด้วยเครื่องหมายว่าสำคัญ ข่าวประชาสัมพันธ์ทั้งหมดไปที่โฟลเดอร์แยกต่างหากโดยข้ามโฟลเดอร์ Inbox และการแจ้งเตือนจากโซเชียลเน็ตเวิร์กจะถูกส่งไปยังถังขยะทันที
ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถจัดหมวดหมู่ข้อความตามหัวข้อหลักและเตรียมตามนั้นสำหรับการประมวลผล คุณจะไม่มีสถานการณ์ที่สมองของคุณเมื่อแยกวิเคราะห์จดหมาย เปลี่ยนจากงานบ้านไปเป็นปัญหาทางธุรกิจ แล้วจากนั้นก็ส่งไปรษณีย์เพื่อความบันเทิงทันที แล้วจึงกลับมา
มีตัวเลือกมากมายสำหรับการสร้างตัวกรองต่างๆ และฉันแน่ใจว่าเมื่อคุณสร้างระบบการกรองอัตโนมัติ คุณจะประหยัดเวลาได้หลายวันและหลายเดือน นอกจากนี้ ด้วยการใช้ป้ายกำกับที่กำหนดหรือการแจกจ่ายตามโฟลเดอร์ คุณสามารถค้นหาตัวอักษรที่คุณต้องการในไฟล์เก็บถาวรได้อย่างง่ายดาย (คุณจำได้ไหมว่าโฟลเดอร์ Inbox ของเราว่างเปล่าทั้งหมด)
ใช้การค้นหา
ผู้ใช้จำนวนมาก โดยเฉพาะผู้เริ่มต้น เก็บอีเมลทั้งหมดไว้ในกล่องจดหมาย เนื่องจากรู้สึกว่าจะไม่พบอีเมลนั้นอีกเมื่อทำการเก็บถาวร หากคุณตั้งค่าระบบตัวกรองและทางลัดตามที่อธิบายไว้ในย่อหน้าก่อนหน้า ไฟล์เก็บถาวรของคุณจะถูกจัดระเบียบแล้วและไปยังส่วนต่างๆ ได้ง่ายกว่ามาก แต่อย่าลืมแถบค้นหาด้วย ตัวอย่างเช่น ใน Gmail ระบบค้นหาตัวอักษรนั้นสมบูรณ์แบบมาก (ใครอาจสงสัย!) ที่จะหาจดหมายได้ไม่ยาก
ใช้เครื่องหมาย
บริการอีเมลจำนวนมากมีคุณสมบัติในการทำเครื่องหมายข้อความด้วยเครื่องหมายพิเศษ (ใน Gmail สิ่งเหล่านี้คือรูปดาว) ด้วยความช่วยเหลือของพวกเขา เป็นการง่ายที่จะเน้นข้อความที่จำเป็นที่คุณต้องให้ความสนใจและวางไว้ในโฟลเดอร์ที่แยกจากกัน ใน Gmail คุณสามารถเลือกชุดแฟล็กของคุณเองและใช้งานได้อย่างยืดหยุ่น ดังนั้น การดูเนื้อหาในกล่องจดหมายของคุณเพียงครั้งเดียวก็เพียงพอที่จะแยกแยะอีเมลตามความสำคัญได้
ใช้แป้นพิมพ์ลัด
การใช้ปุ่มลัดสามารถเพิ่มความเร็วในการประมวลผลจดหมายโต้ตอบได้มากจนควรค่าแก่การใช้เวลาศึกษาสองสามชั่วโมง แต่ก่อนหน้านั้น ให้ดูที่การตั้งค่า (ใน Gmail มันคือการตั้งค่า - ทั่วไป - ทางลัด) และตรวจดูให้แน่ใจว่าได้เปิดใช้งานแล้ว หลังจากนั้น เพียงกดเครื่องหมายคำถามบนแป้นพิมพ์ แล้วคุณจะเห็นข้อความแจ้งพร้อมปุ่มลัดของ Gmail ทั้งหมด
อีเมลเป็นเครื่องมือสื่อสารที่ยอดเยี่ยม แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าคุณต้องอุทิศชีวิตครึ่งหนึ่งให้กับกระบวนการนี้ การทำงานอัตโนมัติสูงสุดของกระบวนการทั้งหมด การตอบกลับอย่างรวดเร็วหรือการส่งต่อข้อความ การวางแผนเวลาของคุณ พร้อมด้วยเคล็ดลับอื่นๆ จากบทความนี้ จะช่วยให้คุณจัดการกับตัวอักษรจำนวนเท่าใดก็ได้อย่างรวดเร็วและประหยัดเวลามากขึ้นสำหรับกิจกรรมที่สนุกสนานยิ่งขึ้น