Leo Babauta: 10 นิสัยการใช้อีเมลของฉัน

2024 ผู้เขียน: Malcolm Clapton | [email protected]. แก้ไขล่าสุด: 2023-12-17 04:12

© ภาพถ่าย

อีเมลสามารถเป็นเครื่องมือในการทำงานที่ยอดเยี่ยม หรืออาจกลายเป็นแหล่งการผัดวันประกันพรุ่งที่น่ารำคาญ และนี่เป็นเพียงวิธีที่คุณใช้อีเมลด้วยตนเอง มีอยู่ช่วงหนึ่งที่ฉันยื่นฟ้องล้มละลายโดยสมบูรณ์ของอีเมลของฉัน และตอนนี้ฉันตรวจสอบวันละ 2-3 ครั้งทุกวัน แต่มันดำเนินไปอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

ฉันได้พัฒนานิสัยหลายอย่างที่ช่วยให้ฉันทำงานอย่างมีประสิทธิภาพกับอีเมลของฉัน และมุ่งความสนใจไปที่งานสำคัญอื่นๆ ได้ดีขึ้น และด้วยความสัตย์จริง ในที่สุดกล่องจดหมายของฉันก็ว่างเปล่าและรู้สึกดีมาก ฉันจะให้ 10 นิสัยของฉันในบทความนี้ ไม่ได้หมายความว่าคุณจะต้องเดินตามพวกเขาอย่างสุ่มสี่สุ่มห้า ฉันแค่ต้องการแสดงเส้นทางของฉัน และบนพื้นฐานนี้ คุณจะปูทางของคุณเองได้ นี่คือนิสัยที่เหมาะกับฉัน:

ดูในจดหมายน้อยลง

ฉันไม่เปิดกล่องจดหมายทั้งวัน และฉันมองเข้าไปไม่บ่อยนัก ฉันได้ข้อสรุปว่าหากจดหมาย 20-30 ฉบับสะสมในกล่องจดหมายของฉัน โลกก็จะไม่ล่มสลาย ในขณะเดียวกันก็จะเป็นเรื่องง่ายสำหรับฉันที่จะประมวลผลจำนวนนี้ได้อย่างรวดเร็ว ความสนใจ! ผมว่ากระบวนการไม่อ่าน ฉันเปิดกล่องขาเข้าเพื่อกระจายข้อความในโฟลเดอร์อื่น ไม่ใช่เพื่ออ่านและทิ้งไว้ที่นั่น

กระจายเป็นโฟลเดอร์

ฉันเปิดอีเมลและเริ่มตัดสินใจอย่างรวดเร็ว: ลบหรือเก็บถาวร อ่านและตอบกลับทันที (หากใช้เวลาน้อยกว่า 2 นาที) หรือเก็บถาวร ส่งการตอบกลับอย่างรวดเร็วแล้วเก็บถาวร เพิ่มในรายการสิ่งที่ต้องทำของฉันเพื่อทำสิ่งนี้ในภายหลัง (ทำเครื่องหมายด้วยเครื่องหมายดอกจันแล้วเก็บถาวร) ไม่ว่าในกรณีใด ไม่ควรทิ้งอะไรไว้ในกล่องจดหมาย

เพิ่มทุกอย่างลงในปฏิทินทันที

ถ้าจดหมายมาถึงฉันด้วยวันที่ฉันต้องจำ ฉันจะใส่มันลงในปฏิทินทันที การประชุมแบบเห็นหน้าหรือสนทนาผ่าน Skype การออกกำลังกายหรือบางสิ่งที่ต้องจำหลังจากผ่านไปหนึ่งสัปดาห์เท่านั้น ทุกอย่างจะถูกส่งไปยังปฏิทินทันที นี่คือนิสัยที่ดีที่สุดของฉัน มันถูกนำไปใช้กับระบบอัตโนมัติ และด้วยเหตุนี้ ฉันจึงไม่ค่อยลืมบางสิ่งบางอย่าง

ใช้ "ปุ่มลัด"

ฉันใช้ Gmail ซึ่งมีแป้นพิมพ์ลัดที่หลากหลายสำหรับอีเมลของฉัน อันที่จริง ฉันใช้เวลาเพียงไม่กี่นาทีในการเรียนรู้ จากนั้นหน่วยความจำของกล้ามเนื้อจะจำกุญแจเหล่านั้น

นี่คือทางลัดที่ฉันใช้:

"Gi" - กลับไปที่กล่องจดหมาย;

"E" - เก็บถาวร;

"#" - ลบ;

"C" - สร้างข้อความใหม่

"R" - คำตอบ;

"F" - ไปข้างหน้า;

"A" - ตอบทุกคน;

"Gs" - ไปที่ทำเครื่องหมาย;

"Tab + Return" - เมื่อฉันสร้างข้อความ จากนั้นส่งและเก็บถาวรทันที

ฉันยังใช้การตั้งค่านี้เมื่อหลังจากลบหรือเก็บข้อความแล้ว ฉันไปที่ข้อความถัดไปโดยอัตโนมัติโดยไม่ต้องกลับไปที่กล่องจดหมาย ซึ่งจะทำให้คุณสามารถเลื่อนดูข้อความได้อย่างรวดเร็ว

เขียนอักษรย่อ

การตอบกลับจดหมายของฉันมักจะเป็น 1-3 ประโยค ไม่ค่อยได้เขียนจดหมายเกิน 5 ประโยค และต้องมีเหตุผลที่ดี ถ้าฉันต้องเขียนเยอะจริงๆ ฉันอยากจะเขียนใน Google Docs และแบ่งปันกับคนที่เหมาะสม จดหมายสั้นๆ หมายถึงการตอบสนองอย่างรวดเร็วจากผู้รับ เนื่องจากบุคคลไม่ต้องลุยป่าของคารมคมคายของคุณเพื่อจับและดูดซึมข้อมูลสำคัญ

เพิ่มงานไปยังรายการสิ่งที่ต้องทำอย่างรวดเร็ว

บางคนใช้กล่องจดหมายเป็นรายการสิ่งที่ต้องทำ แต่ไม่เหมาะสำหรับสิ่งนี้ และนี่คือสาเหตุ:

1. งานที่ต้องทำนั้นปะปนกับตัวอักษรอื่น ๆ และจากนั้นก็ยากที่จะไล่ออกจากฝูงชน

2. เรื่องราวในจดหมายไม่ได้มีแนวทางปฏิบัติที่เจาะจงเสมอไป แต่คุณสามารถตั้งค่างานให้ตัวเองได้ตามตัวอักษรเมื่อคุณกำลังจะเสร็จสิ้น คุณจะต้องอ่านจดหมายอีกครั้งเพื่อจดจำงานเฉพาะที่คุณตั้งไว้หลังจากอ่านแล้ว

3. ทุกครั้งที่คุณดูอีเมลเพื่อหางานอื่น คุณจะเจอข้อความใหม่ๆ ที่ดึงความสนใจและหันเหความสนใจจากงานหลัก ทำให้จังหวะการทำงานของคุณหยุดชะงัก

รายการสิ่งที่ต้องทำที่ง่ายและสะดวกคือเอกสารข้อความทั่วไปที่คุณสามารถเพิ่มงานจากอีเมลได้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง และระหว่างทำงาน แผ่นงานดังกล่าวจะเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น เพราะคุณไม่จำเป็นต้องดูกล่องจดหมายตลอดเวลา

เก็บเฉพาะข้อความที่ยังไม่ได้อ่านในกล่องจดหมาย

นี่เป็นเคล็ดลับสำหรับผู้ใช้ขั้นสูง ฉันแฮ็คกล่องจดหมาย Gmail ของฉันในลักษณะที่ไม่สามารถเก็บข้อความที่อ่านแล้วได้อีกต่อไป ซึ่งหมายความว่าหากฉันเปิดจดหมายและไม่วางไว้ในโฟลเดอร์อื่น จดหมายนั้นจะหายไป สิ่งนี้กระตุ้นให้ฉันตัดสินใจว่าจะทำอย่างไรกับจดหมายฉบับนี้ทันที มิฉะนั้นฉันจะทำหาย ด้วยการตั้งค่าเฉพาะนี้ ข้อความที่เปิดอยู่จะไม่สะสมในกล่องจดหมายของฉัน ซึ่งจะค่อยๆ กลายเป็นขยะ

เอาไว้อ่านเล่นๆ

บ่อยครั้งที่พวกเขาส่งลิงค์ไปยังบทความ ฉันส่งพวกเขาไปที่ Instapaper เพื่ออ่านในภายหลังทันที นี่คือเหตุผลที่ฉันพยายามใช้เวลากับจดหมายน้อยลง เพราะฉันมีสิ่งที่น่าสนใจมากมายให้อ่านนอกจากนั้น

กรองอย่างไร้ความปราณี

เมื่อมีจดหมายปรากฏในกล่องจดหมายของฉันซึ่งฉันไม่ต้องการเห็น ฉันจะจัดการกับมันทันที ฉันไม่ขี้เกียจที่จะยกเลิกการสมัครรับจดหมายข่าวหรือติดตั้งตัวกรองในผู้ส่งรายนี้ และสิ่งนี้จะช่วยลดการไหลของอีเมลขาเข้าได้อย่างมาก ฉันไร้ความปรานีเกี่ยวกับจดหมายที่อุดตันกล่องจดหมายของฉัน และกฎนี้มีผลแม้กระทั่งกับผู้ที่รบกวนฉันมากเกินไป

ปิดจดหมายเมื่อสิ้นสุดการประมวลผลจดหมาย

ข้อความที่แยกส่วน - ปิดเมลและอย่าเปิดเป็นเวลาหลายชั่วโมงจนกว่าจะมีจำนวนตัวอักษรเพียงพออีกครั้ง

การสร้างนิสัยการใช้อีเมลที่ดีเป็นสิ่งที่ดี คุณจะสังเกตได้ทันทีว่าคุณใจเย็นขึ้นมากแค่ไหนในการทำงานที่สำคัญมากขึ้น กำจัดการตรวจสอบอีเมลที่รบกวนทุก ๆ 10 นาที สมองของคุณจะปลอดโปร่งสำหรับความคิดใหม่ๆ ทันทีที่กล่องจดหมายของคุณไม่มีอีเมลที่ไม่จำเป็น ขอให้โชคดี!